最適なデジタル点検ソフトの選び方：契約前に確認したい9つのポイント

長いあいだ、選択肢は紙かWordのテンプレートかの二つだけでした。今では第三の選択肢があります。点検の一部始終を現場で記録できるアプリです。そして、それを売る業者は何十社もあります。なかには現場を歩く人のために作られたものもありますが、多くはそうではありません。契約を決める前に確認しておきたい9つのポイントを、遠回りして学んだ経験からお伝えします。

1. 現場で、オフラインでも動くか？

私の巡回の半分は、地下室、機械室、あるいは鉄骨造の倉庫で行われます。どれも携帯電話が息絶える場所です。ライブ接続がないと動かないソフトは、いちばん仕事をする場所で、まさにそこであなたを見放します。オフラインで記録し、電波が戻ったら同期するものを選びましょう。頼りにする前に、機内モードにした携帯で試してみてください。

2. 写真がその指摘に自動で紐づくか？

従来の紙のやり方でいちばん時間を食うのは、歩くことではありません。あとで写真とメモを突き合わせる作業です。1件のレポートにつき30～50枚の画像を、手作業で仕分けしてキャプションを付けると、夕方の80～160分が簡単に消えます。よいソフトは、撮ったその瞬間に、各写真を正しい指摘へ紐づけます。このひとつの工夫が、仕事のいちばん辛い一時間を取り除いてくれます。

3. リスク評価はあるか。そして、その名称を変えられるか？

一貫した段階があると、レポートは読みやすく、比較しやすくなります。しかし、あなたの分野は隣の人の分野とは違います。消防点検者が「リスク」と呼ぶものを、監査人は「逸脱」と呼び、食品安全担当者は「適合性」と呼び、損害査定人は「損害区分」と呼びます。TUZKEMPROは5段階（なし／低／中／高／重大）を使いますが、「リスク」という言葉そのものも、5つのラベルもすべて名称変更できます。しかも、その変更は画面だけでなく、PDFやWordファイルにもそのまま反映されます。

4. 根拠づけを助けてくれるか。専門家のふりをせずに？

該当する条項を指摘ごとに調べていくと、静かに夕方が一つ潰れます。適用される規定をソフトが提案してくれると助かります。TUZKEMPROでは、内蔵のAIが指摘の文面から根拠を提案し、あなたがそれを確認して承認します。神託ではなく、あくまで下書きとして扱ってください。専門的な判断はあなたのものです。（Soloプラン以上でご利用いただけます。参照すべき規定がある分野であればどこでも。）

5. その場で署名できるか？

現場で署名されたレポート、つまりあなた自身と、その場にいた人、現場担当者や工場長が署名したものは、そこで完結し、あとから覆すのが難しくなります。複数の参加者が、指で画面に署名できるものを選びましょう。そうすれば、翌週に署名をもらうために誰かを追いかけずに済みます。

6. 帰るときにPDFができているか。翌日の夜ではなく？

書類は、現場を出る時点で完成しているべきです。その夜9時ではありません。門を出るところで完成したレポートを手渡せば、それは実力の証しとして受け取られます。おまけとして、PDFと編集可能なWordファイルの両方が手に入れば、なおよいでしょう。受け取る側の全員が同じやり方で仕事をするわけではありません。

7. すべてが一か所にまとまり、いつでもダウンロードできるか？

よいシステムは、すべてのレポートを顧客と現場ごとに整理し、一元管理します。フォルダや送信済みメールに散らばったりしません。過去のレポートはどれも、検索ひとつでたどり着け、必要なときにいつでもPDFかWordでダウンロードできるべきです。監査人が尋ねてきたとき、あるいは3年後にクレームが浮上したとき、そのアーカイブは大きな価値を持ちます。

8. あなたの言語に対応し、地域の請求や データ規則にも対応しているか？

毎日使う道具は、あなたの言語で表示され、あなたの国のやり方で請求書を発行し、地域の基準に沿って個人データを扱うべきです。EUなら、それはGDPRを意味します。汎用のグローバルなプラットフォームは、言語は合っていても書類が合っていなかったり、その逆だったりすることがよくあります。TUZKEMPROは38言語で動作し、どこで働いていても、この部分をきちんと押さえるよう作られています。

9. 本当に元が取れるか？

自分の数字で計算してみてください。1件のレポートの後処理に4～6時間かかり、あなたの時間の価値が1時間あたり€30～60だとすると、1つの書類に€120～360が縛られている計算です。それに対して、TUZKEMPROは€39/月（Basic）から始まり、Soloが€79、Teamが€149、Proが€289です。たいていの人にとっては、最初の1～2件で計算が合います。その月の残りは、取り戻した時間です。

9つの条件、ひとつのアプリ

TUZKEMPROはまさにこのワークフローのために作られており、しかも特定の職種に絞られていません。オフラインで記録し、写真を指摘に紐づけ、リスク段階の名称を変えられ、あなたが確認するための法的根拠を提案し、現場で署名を取り、PDFとWordをその場で作成し、すべてのレポートを検索できる一つのアーカイブに保管して、いつでもダウンロードできます。消防、労働、環境の安全、HACCP、ISO監査、電気試験、建築、現況調査、損害査定まで。ひとつのアプリで、そのすべてをこなします。