Geriausia skaitmeninė patikrų programa: 9 dalykai, kuriuos verta patikrinti prieš renkantis

Daug metų rinkomės tik iš dviejų: popieriaus arba Word šablono. Dabar yra ir trečias variantas — programėlė, kuri visą patikrą užfiksuoja vietoje — ir dešimtys ją siūlančių tiekėjų. Vienos sukurtos žmogui, kuris pats vaikšto po objektą; daugelis — ne. Štai devyni dalykai, kuriuos verta patikrinti prieš apsisprendžiant, išmokti sunkiu būdu.

1. Ar ji veikia objekte, be interneto?

Pusė mano apžiūrų vyksta rūsyje, katilinėje ar plieninio karkaso sandėlyje — vietose, kur telefonai numiršta. Jei programa veikia tik esant ryšiui, ji nuvilia būtent ten, kur atliekate daugiausia darbo. Ieškokite tokios, kuri įrašo be interneto ir susinchronizuoja, kai tik grįžta signalas. Prieš pasikliaudami ja, išbandykite ją įjungę telefone skrydžio režimą.

2. Ar nuotrauka pati prisikabina prie trūkumo?

Lėčiausia seno popierinio metodo dalis — ne pati apžiūra, o nuotraukų suderinimas su užrašais po jos. Trisdešimt–penkiasdešimt nuotraukų vienoje ataskaitoje, ranka surūšiuotų ir aprašytų, lengvai suėda 80–160 vakaro minučių. Gera programa pririša kiekvieną nuotrauką prie tinkamo trūkumo tą pačią akimirką, kai ją padarote. Ši viena smulkmena pašalina blogiausią darbo valandą.

3. Ar yra rizikos vertinimas — ir ar galite jį pervadinti?

Nuosekli skalė daro ataskaitą aiškią ir palyginamą. Bet jūsų sritis nėra tokia pati kaip kito: tai, ką priešgaisrinės saugos inspektorius vadina „rizika“, auditorius vadina „neatitiktimi“, maisto saugos specialistas — „atitiktimi“, o žalų vertintojas — „žalos kategorija“. TUZKEMPRO naudoja penkis lygius (Nėra / Žema / Vidutinė / Aukšta / Kritinė), ir tiek patį žodį „rizika“, tiek visus penkis pavadinimus galima pervadinti — o pakeitimas persikelia į PDF ir Word failą, o ne lieka tik ekrane.

4. Ar ji padeda su nuoroda į teisės aktą — neapsimesdama ekspertu?

Tinkamos nuostatos paieška, trūkumas po trūkumo, tyliai suryja visą vakarą. Padeda, jei programa gali pasiūlyti taikytiną teisės aktą — TUZKEMPRO integruotas AI pasiūlo nuorodas pagal trūkumo aprašymą, kurias tada peržiūrite ir patvirtinate. Traktuokite tai kaip užuominą, o ne kaip orakulą: profesinis sprendimas lieka jūsų. (Prieinama nuo Solo plano ir aukščiau, visur, kur yra į ką nurodyti.)

5. Ar galima pasirašyti vietoje?

Ataskaita, pasirašyta objekte — jūsų ir visų dalyvavusiųjų: objekto atstovo, gamyklos vadovo — yra baigta ir vėliau ją sunku užginčyti. Ieškokite parašo pirštu ekrane galimybės, iš daugiau nei vieno dalyvio, kad kitą savaitę nereikėtų nieko vaikytis dėl parašo.

6. Ar PDF paruoštas jums išeinant, o ne kitą vakarą?

Dokumentas turėtų būti baigtas jums išeinant, o ne devintą tos pačios dienos vakaro. Baigtos ataskaitos perdavimas prie vartų atrodo profesionaliai. Papildomas privalumas — gauti ir PDF, ir redaguojamą Word failą — ne visi gavėjai dirba vienodai.

7. Ar viskas vienoje vietoje ir bet kada atsisiunčiama?

Gera sistema laiko visas ataskaitas vienoje vietoje, surūšiuotas pagal klientą ir objektą — o ne išbarstytas po aplankus ir išsiųstus laiškus. Bet kuri sena ataskaita turėtų būti vos vienos paieškos atstumu ir atsisiunčiama PDF ar Word formatu, kai tik jos prireikia. Kai paklausia auditorius arba po trejų metų iškyla pretenzija, tas archyvas vertas labai daug.

8. Ar ji kalba jūsų kalba — ir tvarko vietines atsiskaitymo bei duomenų taisykles?

Įrankis, kurį naudojate kasdien, turėtų būti jūsų kalba, išrašyti sąskaitas taip, kaip tikimasi jūsų šalyje, ir tvarkyti asmens duomenis pagal jūsų vietinį standartą — ES tai reiškia GDPR. Bendrinė pasaulinė platforma dažnai teisingai pataiko kalbą, bet ne dokumentus, arba atvirkščiai. TUZKEMPRO veikia 38 kalbomis ir sukurta taip, kad šią dalį atliktų teisingai, kad ir kur dirbtumėte.

9. Ar ji tikrai atsiperka?

Suskaičiuokite su savo skaičiais. Jei po vienos ataskaitos parengimo darbo prireikia keturių–šešių valandų, o jūsų valanda verta €30–60, tai €120–360 įsprausti į vieną dokumentą. Palyginti su tuo, TUZKEMPRO kainuoja nuo €39/mėn. (Basic), Solo — €79, Team — €149, o Pro — €289. Daugumai žmonių skaičiai suveda jau po pirmos ar antros ataskaitos — likusi mėnesio dalis yra laikas, kurį susigrąžinate.

Devyni punktai, viena programa

TUZKEMPRO sukurta būtent šiam darbo procesui ir nėra susiaurinta iki vienos srities. Ji fiksuoja be interneto, pririša nuotrauką prie trūkumo, leidžia pervadinti rizikos skalę, pasiūlo teisės akto nuorodą jums patikrinti, priima parašus vietoje, iškart parengia PDF ir Word ir laiko visas ataskaitas viename pagal paiešką randamame archyve, kurį galite atsisiųsti bet kada. Priešgaisrinė, darbo ir aplinkos sauga, HACCP, ISO auditai, elektros bandymai, statyba, būklės apžiūros, žalų vertinimas — viena programa, visa tai.