Mobili apžiūrų programėlė ar Word šablonas — kuris iš tikrųjų greitesnis?

Apžiūra užtrunka 1–2 valandas. Ataskaita — 4–6. Ar liksite prie Word šablono, ar pereisite prie mobilios programėlės, priklauso nuo vienos labai konkrečios sumos. Su realiais laikais parodau, kiek greitesnis tampa procesas — ir kada pereiti neapsimoka.

Klasikinis Word procesas žingsnis po žingsnio

Pati apžiūra objekte trunka 1–2 valandas. Tai nesikeičia. Laikas nueina tam, kas vyksta po jos — namuose, prie kompiuterio. Vidutinės apimties ataskaitai (5–10 pastebėjimų) tai atrodo taip:

• Atverti šabloną, išsaugoti nauju pavadinimu — 5–10 min.
• Įrašyti įmonės duomenis, datą, antraštę — 10–15 min.
• Suvesti pastebėjimus į lentelę — 45–70 min. Tekstas, rizika, terminas — po vieną.
• Įterpti ir sumažinti nuotraukas — 80–160 min. Lėčiausia dalis: 30–50 nuotraukų perkelti iš telefono ir kiekvieną priderinti prie tinkamo pastebėjimo.
• Susirasti nuorodas į teisės aktus — 45–75 min, kopijuojant reikiamas nuostatas pastebėjimas po pastebėjimo.
• Peržiūra, formatavimas, veiksmų planas — 25–45 min.
• Spausdinti, pasirašyti, skenuoti — 15–30 min. Spausdintuvas, kaip visada, dabar užstringa.
• Išsaugoti PDF, parašyti el. laišką, išsiųsti — 5 min.

Keturios–šešios valandos darbo po apžiūros vidutinei ataskaitai. Du ar trys objektai per savaitę — ir tai jau 60–100 valandų administracinio darbo per mėnesį — Word redagavimas vietoje profesinio darbo.

Mobilaus / planšetės darbo eiga

Ta pati apžiūra. Tik viskas sukuriama objekte, o ne po jos. Pastebėjimus fiksuojate eidami: vieno ar dviejų sakinių aprašymas, nuotrauka iškart priskiriama pastebėjimui. Jokio vėlesnio derinimo, nes programa juos suporuoja fiksuojant. Rizikos vertinimas — vienas bakstelėjimas penkių lygių skalėje, kurią galima pervadinti pagal jūsų sritį. Kur taikomi teisės aktai, AI iš jūsų aprašymo pasiūlo aktualias galiojančias normas — vienas bakstelėjimas ir jos jau ataskaitoje. Jokio nuostatų medžioklės. Parašas paimamas pirštu vietoje. Pabaigoje vienu mygtuku sugeneruojama PDF ir Word ir atveriamas el. laiškas jūsų pačių pašto programoje su jau prisegtu priedu. Fiksavimas per apžiūrą užtrunka maždaug tiek pat, kiek užrašų rašymas popieriuje — tiesiog vėliau nieko nebeperrašote. Darbas po apžiūros: 5 minutės.

Kada verta likti prie Word

Mobili programėlė ne visiems apsimoka. Jei per metus atliekate 1–3 apžiūras, mėnesinė prenumerata neatsipirks — Word tikrai geresnis pasirinkimas. Jei dirbate su specialiai sukurtu, iki pikselio suderintu įmonės šablonu ir individualiomis diagramomis, perėjimas yra papildomas darbas, kuris gali neatsipirkti. Kai kuriems specialistams virš 60 metų fiksuoti telefone iš tiesų lėčiau nei įprastame užrašų bloknote — čia įprotis nugali greitį. Ir yra auditų tipų, kur Word formatas tiesiog yra priimta norma; jei veikia — netaisyk.

Kada verta pereiti

Nuo dviejų ar daugiau apžiūrų per savaitę sutaupyto laiko vertė (4–6 valandos vienai ataskaitai) padengia prenumeratą jau pirmą mėnesį. Su daugiau klientų ir pasikartojančiais pastebėjimais vien biblioteka jau yra sutaupymas: 200-ą kartą „gesintuvo patikra pradelsta“ nerašote 200 kartų — įtraukiate vienu paspaudimu. Komandoje (du ar daugiau specialistų vienam portfeliui) bendra darbo erdvė užbaigia klausimą „kuri versija naujausia?“. O kliento pusėje: išsiuntę ataskaitą po dviejų dienų esate lėtasis; perdavę ją vietoje esate profesionalas.

Investicijos grąža skaičiais

Darbas po vienos ataskaitos yra 4–6 valandos. Įvertinkite savo laiką 30–60 €/val. ir tai jau 120–360 € „įšaldyta“ viename dokumente. Palyginus su planu, kuris prasideda nuo 39 €/mėn., matematika suveikia po pirmos ar antros ataskaitos. Viskas po to — atgautas laikas — kelios apžiūros per savaitę reiškia, kad skirtumas matuojamas ištisomis darbo dienomis per mėnesį.