Mobiele inspectie-app vs. Word-sjabloon — wat is echt sneller?

De rondgang duurt 1–2 uur. Het rapport 4–6. Of u bij het Word-sjabloon blijft of overstapt naar een mobiele app, komt neer op één heel concrete som. Met echte tijden leest u hier hoeveel sneller het proces wordt — en wanneer overstappen de moeite niet loont.

Het klassieke Word-proces, stap voor stap

De rondgang zelf is 1–2 uur op locatie. Dat verandert niet. De tijd gaat zitten in wat erna komt — thuis, achter de computer. Voor een middelgroot rapport (5–10 bevindingen) ziet dat er zo uit:

• Sjabloon openen, onder een nieuwe naam opslaan — 5–10 min.
• Bedrijfsgegevens, datum en koptekst invullen — 10–15 min.
• De bevindingen in een tabel typen — 45–70 min. Tekst, risico, deadline, één voor één.
• Foto's invoegen en op maat maken — 80–160 min. Het trage deel: 30–50 afbeeldingen van de telefoon halen en elke foto aan de juiste bevinding koppelen.
• Wetsartikelen opzoeken — 45–75 min, de relevante bepalingen bevinding voor bevinding kopiëren.
• Nakijken, opmaken, actieplan — 25–45 min.
• Printen, ondertekenen, scannen — 15–30 min. De printer loopt, zoals altijd, nu vast.
• PDF opslaan, mailen, versturen — 5 min.

Vier tot zes uur nawerk voor een gemiddeld rapport. Twee of drie locaties per week en dat is 60–100 uur administratie per maand — Word-tikwerk in plaats van vakwerk.

De workflow op mobiel / tablet

Dezelfde rondgang. Alleen wordt alles op locatie gemaakt, niet achteraf. U legt bevindingen vast terwijl u loopt: een beschrijving van één of twee zinnen, de foto ter plekke aan de bevinding gekoppeld. Geen later matchen, want de app koppelt ze bij het vastleggen. De risicobeoordeling is één tik op een schaal van vijf niveaus, herbenoembaar voor uw vakgebied. Waar regelgeving van toepassing is, stelt een AI op basis van uw beschrijving de relevante actuele regels voor — één tik en het staat erin. Geen gezoek naar bepalingen. De handtekening zet u met uw vinger op locatie. Aan het eind genereert één knop de PDF en Word en opent hij de e-mail in uw eigen client met de bijlage klaar. Vastleggen tijdens de rondgang kost ongeveer evenveel tijd als aantekeningen op papier maken — u tikt het achteraf alleen niet meer over. Nawerk: 5 minuten.

Wanneer u bij Word blijft

Een mobiele app is niet voor iedereen de moeite waard. Bij 1–3 rondgangen per jaar verdient een maandabonnement zich niet terug — dan is Word echt de betere keuze. Werkt u met een op maat gemaakt, tot op de pixel verzorgd huisstijlsjabloon en eigen diagrammen, dan is overstappen extra werk dat zich misschien niet terugbetaalt. Voor sommige vakmensen boven de 60 is vastleggen op een telefoon eerlijk gezegd trager dan het vertrouwde notitieboekje — hier wint gewoonte het van snelheid. En er zijn keuringstypes waarbij het Word-formaat simpelweg de geaccepteerde norm is; als het werkt, hoeft u het niet te veranderen.

Wanneer u overstapt

Bij twee of meer rondgangen per week overtreft de waarde van de bespaarde tijd (4–6 uur per rapport) het abonnement al in de eerste maand. Met meer klanten en terugkerende bevindingen is alleen de bibliotheek al de besparing: u schrijft de 200e “keuring brandblusser verlopen” niet 200 keer — u haalt hem er met één klik bij. In een team (twee of meer vakmensen op één portefeuille) maakt een gedeelde werkruimte een einde aan de vraag “welke is de laatste versie?”. En aan de klantkant: stuur het rapport twee dagen later en u bent de trage; geef het op locatie over en u bent de professional.

Rendement, in cijfers

Het nawerk aan één rapport is 4–6 uur. Reken uw tijd op €30–60 per uur en dat is €120–360 die per document vastzit. Tegenover een abonnement dat begint bij €39/maand loopt de rekening al na het eerste of tweede rapport in uw voordeel uit. Alles daarna is tijd die u terugkrijgt — meerdere rondgangen per week betekent dat het verschil in hele werkdagen per maand wordt gemeten.