Kaip parengti fotodokumentuotą objekto ataskaitą — žingsnis po žingsnio

Apžiūra vertingiausia tada, kai išvadas patvirtina nuotrauka. Dažniausiai nuotrauka nėra teisinis reikalavimas — bet tai geriausias jūsų įrodymas po patikrinimo ar pretenzijos. Štai kaip greitai ir gerai parengti fotodokumentuotą objekto ataskaitą bet kurioje apžiūromis grįstoje srityje.

Kam pridėti nuotrauką — jei jos net nereikalaujama?

Daugelyje vietų taisyklės nereikalauja nuotraukos objekto ataskaitoje. Vis dėlto ją verta padaryti — kad ir dėl savo pačių apsaugos.

Nuotrauka yra įrodymas. Po patikrinimo ar pretenzijos svarbu ne jūsų atmintis, o tai, kas uždokumentuota. Nuotrauka padaro tai neginčijama: tokia buvo padėtis, ten ir tada.

Klientui tai įtikinamiau. Su nufotografuota išvada sunku ginčytis. Šalia „Trūksta dujų uždarymo ženklo; reikia pakeisti" nuotrauka iškart aiškiai parodo problemą.

Ištaisoma greičiau. Iš nuotraukos klientas iškart žino, ką reikia sutvarkyti — jokių nesusipratimų, jokio susirašinėjimo pirmyn atgal.

Ko jums reikia

Tradiciškai: fotoaparatas ar telefonas objekte, paskui nuotraukų parsisiuntimas namie, jų rūšiavimas ir kiekvienos priskyrimas tinkamai išvadai Word dokumente. Būtent šis paskutinis žingsnis lėtas — 80–160 minučių 30–50 nuotraukų, ir čia įsivelia daugiausia klaidų (netinkamas įrašas prie netinkamos nuotraukos).

Skaitmeniškai: telefonas ar planšetė, kur išvadą ir jos nuotrauką užfiksuojate kartu, čia pat — todėl paskui nieko nebereikia derinti.

Žingsnis po žingsnio

1. Pasiruoškite. Įmonę, objektą ir apžiūros tipą užpildykite iš anksto (arba paimkite iš ankstesnės ataskaitos). Tuomet objekte jums telieka galvoti apie išvadas.
2. Užfiksuokite išvadą objekte. Kiekvienai parašykite konkretų vieno ar dviejų sakinių aprašymą. Ne „neatitinka reikalavimų" — bet „bedūmėje laiptinėje laikomos degios medžiagos, siaurinančios evakuacijos kelią".
3. Nuotrauka. Padarykite dvi: bendrą kadrą (kur erdvėje yra problema) ir stambų planą (kas tiksliai negerai). Nuotrauką prie išvados prisekite iškart — nepalikite derinimo vėlesniam laikui.
4. Rizikos vertinimas. Įvertinkite išvadą pagal nuoseklią skalę. TUZKEMPRO naudoja penkis lygius (Nėra / Žema / Vidutinė / Aukšta / Kritinė), o žymas — ir patį žodį „rizika" — galima pervadinti pagal savo sritį: „nukrypimas" auditoriui, „atitiktis" maisto saugai, „žalos kategorija" žalų vertintojui.
5. Nuoroda. Kur taikoma, pridėkite konkretų galiojantį teisės aktą. Remkitės tik galiojančiomis taisyklėmis — būtent tai daro ataskaitą apginamą.
6. Pasirašykite objekte. Jūs ir bet kurie dalyviai (objekto atstovas, gamyklos vadovas) pasirašote ekrane. Ataskaita baigta ir ją sunku užginčyti.
7. Baigtas dokumentas. Vienu bakstelėjimu apžiūros pabaigoje sukuriamas PDF (ir Word) — įmonės antraštė, nuotraukos, rizika, nuoroda, parašai.

Keturios geros defekto nuotraukos taisyklės

Kiekvienai išvadai darykite du kadrus: bendrą vaizdą, kur yra problema, ir aiškų stambų detalės planą. Nesugrūskite kelių trūkumų į vieną nuotrauką — atskirai jie kur kas aiškesni.

Apšvietimas svarbu. Tamsioje techninėje patalpoje naudokite blykstę ar lempą; neatpažįstama nuotrauka nėra įrodymas.

Į kadrą įtraukite ką nors atpažįstamo — ženklą, durų numerį, įrangos etiketę — kad būtų aišku, kur nuotrauka daryta.

Ir ryškumas. Neryškus stambus planas per patikrinimą kenkia labiau nei visai jokios nuotraukos: jis kelia abejonių.

Visos ataskaitos vienoje vietoje — parsisiunčiamos bet kada

Nuotraukų ataskaitų vertė nesibaigia su apžiūra. TUZKEMPRO visas jas saugo centralizuotai, surūšiuotas pagal klientą ir objektą — ne išbarstytas po aplankus ir el. laiškus. Bet kuri ankstesnė ataskaita randama vos paieškojus ir parsisiunčiama (PDF ar Word), kada tik prireikia. Kai paklausia inspektorius arba ko nors ieškote po kelerių metų, tas archyvas labai vertingas.

Klasikinis spąstas: nuotraukų derinimas po to

Lėčiausia ir klaidoms imliausia popieriaus ir Word metodo dalis — 30–50 telefono nuotraukų suporavimas su tinkamu įrašu po apžiūros. Tai 80–160 minučių, ir lengva suklysti. Fiksavimas objekte visai panaikina šį žingsnį — nuotrauka priklauso išvadai nuo pat jos padarymo akimirkos.

5 minutės vietoj 4–6 valandų

Vidutinio dydžio ataskaitos papildomas darbas tradiciškai užima 4–6 valandas. Įvertinę savo laiką €30–60 už valandą, gausite €120–360 sutaupytų kiekvienai ataskaitai. Tam, kas per savaitę atlieka kelias apžiūras, tai per mėnesį susideda į 60–100 valandų administracinio darbo. Su skaitmeniniu, nuotraukomis grįstu darbo procesu papildomas darbas trunka 5 minutes, nes viskas — nuotrauka, rizika, nuoroda, parašas — sukuriama objekte.