Kā soli pa solim izveidot ar fotoattēliem dokumentētu objekta pārbaudes atskaiti

Pārbaude ir visvērtīgākā tad, kad konstatējumus apstiprina fotoattēls. Vairumā gadījumu foto nav likumā noteikta prasība — taču pēc audita vai pretenzijas tas ir jūsu labākais pierādījums. Lūk, kā ātri un labi salikt ar fotoattēliem dokumentētu objekta atskaiti jebkurā pārbaužu nozarē.

Kāpēc pievienot fotoattēlu — ja tas pat nav obligāts?

Vairumā vietu noteikumi neprasa fotoattēlu objekta atskaitē. To tomēr ir vērts uzņemt — kaut vai pašu aizsardzībai.

Fotoattēls ir pierādījums. Pēc audita vai pretenzijas nozīme ir nevis jūsu atmiņai, bet tam, kas ir dokumentēts. Attēls padara to neapstrīdamu: tāds bija stāvoklis, tur un tobrīd.

Klientam tas ir pārliecinošāk. Ar nofotografētu konstatējumu ir grūti strīdēties. Blakus ierakstam “Trūkst gāzes noslēgšanas zīmes; jānomaina” attēls uzreiz padara problēmu acīmredzamu.

Novēršana ir ātrāka. No attēla klients uzreiz zina, kas jālabo — bez pārpratumiem un liekas sarakstīšanās.

Kas jums nepieciešams

Tradicionālais veids: fotoaparāts vai telefons objektā, pēc tam fotoattēlu lejupielāde mājās, to šķirošana un katra piesaiste pareizajam konstatējumam programmā Word. Tieši šis pēdējais solis ir lēnais — 80 līdz 160 minūtes 30–50 attēliem, un tieši te ielavās vairums kļūdu (nepareizs ieraksts pie nepareizā attēla).

Digitāli: telefons vai planšete, kur konstatējumu un tā fotoattēlu fiksējat kopā, ejot — tāpēc pēc tam nekas nav jāsavieto.

Soli pa solim

1. Sagatavojieties. Uzņēmumu, objektu un apsekojuma veidu aizpildiet jau iepriekš (vai pārņemiet no agrākas atskaites). Tad objektā jums jādomā tikai par konstatējumiem.
2. Fiksējiet konstatējumu objektā. Katram uzrakstiet konkrētu viena vai divu teikumu aprakstu. Nevis “neatbilst” — bet “bezdūmu kāpņu telpā uzglabāts degošs materiāls, sašaurinot evakuācijas ceļu”.
3. Fotoattēls. Uzņemiet divus: plašu kadru (kur telpā atrodas problēma) un tuvplānu (kas tieši nav kārtībā). Fotoattēlu piesaistiet konstatējumam uzreiz — neatstājiet savietošanu uz vēlāku laiku.
4. Riska novērtējums. Novērtējiet konstatējumu pēc vienotas skalas. TUZKEMPRO izmanto piecus līmeņus (Nav / Zems / Vidējs / Augsts / Kritisks), un apzīmējumus — kā arī pašu vārdu “risks” — var pārdēvēt atbilstoši jūsu nozarei: “neatbilstība” auditoram, “atbilstība” pārtikas nekaitīgumam, “bojājuma kategorija” zaudējumu ekspertam.
5. Atsauce. Kur tas attiecas, pievienojiet konkrēto spēkā esošo tiesību normu. Atsaucieties tikai uz aktuālajiem noteikumiem — tieši tas padara atskaiti aizstāvamu.
6. Parakstieties objektā. Jūs un pārējie dalībnieki (objekta pārstāvis, ražotnes vadītājs) parakstāties ekrānā. Atskaite ir pabeigta, un to ir grūti apstrīdēt.
7. Gatavais dokuments. Viens pieskāriens apsekojuma beigās izveido PDF (un Word) — uzņēmuma galvene, fotoattēli, risks, atsauce, paraksti.

Četri laba defekta fotoattēla noteikumi

Uzņemiet divus kadrus katram konstatējumam: plašu pārskatu par to, kur atrodas problēma, un asu detaļas tuvplānu. Nesabāziet vairākus defektus vienā fotoattēlā — atsevišķi tie ir daudz skaidrāki.

Apgaismojumam ir nozīme. Tumšā tehniskajā telpā izmantojiet zibspuldzi vai lampu; neatpazīstams fotoattēls nav pierādījums.

Ielieciet kadrā kaut ko identificējošu — zīmi, durvju numuru, iekārtas marķējumu — lai būtu skaidrs, kur tas uzņemts.

Un fokuss. Izplūdis tuvplāns auditā nodara vairāk kaitējuma nekā foto vispār nebūtu: tas rada šaubas.

Katra atskaite vienuviet — lejupielādējama jebkurā laikā

Fotoatskaišu vērtība nebeidzas ar apsekojumu. TUZKEMPRO glabā tās visas centralizēti, sakārtotas pēc klienta un objekta — nevis izkaisītas pa mapēm un e-pastiem. Jebkura agrāka atskaite ir vienas meklēšanas attālumā un lejupielādējama (PDF vai Word), kad vien tā nepieciešama. Kad inspektors jautā vai jūs kaut ko meklējat pēc gadiem, šis arhīvs ir ļoti daudz vērts.

Klasiskais slazds: fotoattēlu savietošana pēc tam

Lēnākā un kļūdām visvairāk pakļautā papīra-un-Word metodes daļa ir 30–50 telefona fotoattēlu sapārošana ar pareizo ierakstu pēc apsekojuma. Tās ir 80–160 minūtes, un ir viegli kļūdīties. Fiksēšana objektā šo soli likvidē pilnībā — fotoattēls pieder konstatējumam no brīža, kad to uzņemat.

5 minūtes 4–6 stundu vietā

Pēcapstrāde vidēja izmēra atskaitei tradicionāli aizņem 4–6 stundas. Novērtējiet savu laiku €30–60 stundā, un tie ir €120–360, kas atbrīvojas uz katru atskaiti. Tam, kurš veic vairākus apsekojumus nedēļā, mēnesī tas sakrājas 60–100 administratīvā darba stundās. Ar digitālu, uz fotoattēliem balstītu darba plūsmu pēcapstrāde ir 5 minūtes, jo viss — fotoattēls, risks, atsauce, paraksts — tiek izveidots objektā.