Jak sestavit fotograficky doložený protokol z obhlídky — krok za krokem

Obhlídka má největší cenu tehdy, když jsou zjištění podložena fotografií. Ve většině případů fotografie není zákonná povinnost — je to však váš nejlepší důkaz po kontrole nebo reklamaci. Zde je návod, jak fotograficky doložený protokol z obhlídky sestavit rychle a dobře, v jakémkoli oboru založeném na obhlídkách.

Proč přikládat fotografii — když ani není povinná?

Na většině míst předpisy fotografii v protokolu z obhlídky nevyžadují. Přesto se vyplatí ji pořídit — v neposlední řadě pro vlastní ochranu.

Fotografie je důkaz. Po kontrole nebo reklamaci nerozhoduje vaše paměť, ale to, co je zdokumentováno. Snímek to činí nezpochybnitelným: takový byl stav, tam a tehdy.

Pro klienta je přesvědčivější. Vyfotografované zjištění se těžko rozporuje. Vedle „Chybí značka uzávěru plynu; je třeba doplnit“ udělá snímek problém na první pohled zřejmým.

Náprava je rychlejší. Ze snímku klient hned ví, co dát do pořádku — žádné nedorozumění, žádné dohadování.

Co potřebujete

Tradiční způsob: fotoaparát nebo telefon na místě, poté doma stažení fotografií, jejich třídění a přiřazení každé ke správnému zjištění ve Wordu. Právě ten poslední krok je zdlouhavý — 80 až 160 minut na 30–50 snímků, a právě tam se vloudí nejvíc chyb (špatná poznámka u špatného snímku).

Digitálně: telefon nebo tablet, kde zjištění i jeho fotografii zachytíte společně, průběžně — takže není nic, co by se muselo dodatečně přiřazovat.

Krok za krokem

1. Příprava. Firmu, objekt a typ obhlídky vyplňte předem (nebo je převezměte z dřívějšího protokolu). Pak na místě musíte myslet už jen na zjištění.
2. Zachyťte zjištění na místě. Ke každému napište konkrétní popis o jedné či dvou větách. Ne „nevyhovuje“ — ale „hořlavý materiál skladovaný v nekuřáckém schodišti zužuje únikovou cestu“.
3. Fotografie. Pořiďte dva snímky: celkový (kde v prostoru se problém nachází) a detailní (co přesně je špatně). Fotografii k zjištění připojte ihned — nenechávejte přiřazování na později.
4. Ohodnocení rizika. Zjištění ohodnoťte na jednotné škále. TUZKEMPRO používá pět úrovní (Žádné / Nízké / Střední / Vysoké / Kritické) a názvy — i samotné slovo „riziko“ — lze přejmenovat podle vašeho oboru: „odchylka“ pro auditora, „shoda“ pro bezpečnost potravin, „kategorie škody“ pro likvidátora pojistných událostí.
5. Odkaz na předpis. Kde to má smysl, připojte konkrétní platný předpis. Odkazujte pouze na aktuální předpisy — právě to protokol činí obhajitelným.
6. Podpis na místě. Vy i případní účastníci (zástupce objektu, vedoucí provozu) podepíšou na obrazovce. Protokol je hotový a těžko zpochybnitelný.
7. Hotový dokument. Jedno klepnutí na konci obhlídky vytvoří PDF (a Word) — hlavička firmy, fotografie, riziko, odkaz na předpis, podpisy.

Čtyři pravidla dobré fotografie závady

Ke každému zjištění pořiďte dva snímky: celkový přehled toho, kde problém je, a ostrý detail. Necpěte několik závad do jedné fotografie — odděleně jsou mnohem přehlednější.

Na osvětlení záleží. V tmavé technické místnosti použijte blesk nebo lampu; nerozpoznatelná fotografie není důkaz.

Do záběru dejte něco identifikujícího — značku, číslo dveří, štítek zařízení — aby bylo jasné, kde byl snímek pořízen.

A zaostřete. Rozmazaný detail napáchá při kontrole víc škody než žádná fotografie: vyvolává pochybnosti.

Všechny protokoly na jednom místě — kdykoli ke stažení

Hodnota fotografických protokolů nekončí obhlídkou. TUZKEMPRO je uchovává všechny centrálně, roztříděné podle klienta a objektu — ne rozházené po složkách a e-mailech. Jakýkoli minulý protokol je na dosah vyhledávání a kdykoli jej potřebujete, lze ho stáhnout (PDF nebo Word). Když se zeptá inspektor nebo něco dohledáváte i po letech, takový archiv má velkou cenu.

Klasická past: přiřazování fotografií dodatečně

Nejzdlouhavější a nejchybovější částí metody s papírem a Wordem je párování 30–50 fotografií z telefonu ke správné poznámce po obhlídce. To je 80–160 minut a snadno se v tom chybuje. Zachycení na místě tento krok zcela odstraňuje — fotografie patří ke zjištění od okamžiku, kdy ji pořídíte.

5 minut místo 4–6 hodin

Dodělávky u středně velkého protokolu tradičně zaberou 4–6 hodin. Oceňte svůj čas na €30–60 za hodinu a to je €120–360 uvolněných na jeden protokol. U někoho, kdo dělá několik obhlídek týdně, se to nasčítá na 60–100 hodin administrativy měsíčně. Při digitálním workflow s fotografií na prvním místě zaberou dodělávky 5 minut, protože všechno — fotografie, riziko, odkaz na předpis, podpis — vzniká na místě.