Kako sastaviti izveštaj sa terena potkrepljen fotografijama — korak po korak

Kontrola najviše vredi kada su nalazi potkrepljeni fotografijom. U većini slučajeva fotografija nije zakonska obaveza — ali je vaš najbolji dokaz posle kontrole ili reklamacije. Evo kako brzo i dobro sastaviti izveštaj sa terena potkrepljen fotografijama, u bilo kojoj struci zasnovanoj na inspekciji.

Zašto priložiti fotografiju — ako se ni ne traži?

Na većini mesta propisi ne zahtevaju fotografiju u izveštaju sa terena. Ipak je vredi napraviti — pre svega radi sopstvene zaštite.

Fotografija je dokaz. Posle kontrole ili reklamacije ne računa se vaše sećanje, već ono što je dokumentovano. Slika čini stvar neospornom: ovo je bilo stanje, tu, tada.

Ubedljivija je za klijenta. Fotografisan nalaz teško je osporiti. Pored „Nedostaje oznaka glavnog zatvarača gasa; treba je zameniti“, slika problem čini očiglednim na prvi pogled.

Ispravka je brža. Sa slike klijent odmah zna šta treba dovesti u red — bez nesporazuma, bez dopisivanja tamo-amo.

Šta vam je potrebno

Tradicionalni način: fotoaparat ili telefon na terenu, pa preuzimanje fotografija kod kuće, njihovo sortiranje i uparivanje svake sa odgovarajućim nalazom u Word-u. Taj poslednji korak je onaj spori — 80 do 160 minuta za 30–50 slika, i tu se potkrada najviše grešaka (pogrešna beleška uz pogrešnu sliku).

Digitalno: telefon ili tablet na kojem nalaz i njegovu fotografiju beležite zajedno, u hodu — tako da posle nema ničega za uparivanje.

Korak po korak

1. Priprema. Unapred popunite firmu, lokaciju i vrstu obilaska (ili ih preuzmite iz ranijeg izveštaja). Onda, na terenu, treba da mislite samo o nalazima.
2. Zabeležite nalaz na terenu. Napišite konkretan opis od jedne ili dve rečenice za svaki. Ne „nije u skladu“ — nego „zapaljivi materijal skladišten u bezdimnom stepeništu, sužava evakuacioni put“.
3. Fotografija. Napravite dve: širok kadar (gde se problem nalazi u prostoru) i krupni plan (šta tačno nije u redu). Fotografiju odmah zakačite za nalaz — ne ostavljajte uparivanje za kasnije.
4. Ocena rizika. Ocenite nalaz po doslednoj skali. TUZKEMPRO koristi pet nivoa (Nema / Nizak / Srednji / Visok / Kritičan), a nazivi — i sama reč „rizik“ — mogu se preimenovati za vašu struku: „odstupanje“ za revizora, „usaglašenost“ za bezbednost hrane, „kategorija štete“ za procenitelja.
5. Referenca. Gde je primenljivo, priložite konkretan propis koji je na snazi. Pozivajte se samo na važeće propise — to je ono što izveštaj čini branjivim.
6. Potpis na terenu. Vi, i svi učesnici (predstavnik lokacije, upravnik pogona), potpisujete na ekranu. Izveštaj je gotov i teško ga je osporiti.
7. Gotov dokument. Jedan dodir na kraju obilaska pravi PDF (i Word) — zaglavlje firme, fotografije, rizik, referenca, potpisi.

Četiri pravila dobre fotografije nedostatka

Napravite dva kadra po nalazu: širok pregled toga gde je problem, i oštar krupni plan detalja. Ne trpajte više grešaka u jednu fotografiju — odvojeno su mnogo jasnije.

Osvetljenje je bitno. U mračnoj mašinskoj prostoriji upotrebite blic ili lampu; neprepoznatljiva fotografija nije dokaz.

Stavite u kadar nešto prepoznatljivo — oznaku, broj vrata, natpis na opremi — da bude jasno gde je snimljeno.

I izoštrite. Zamućen krupni plan u kontroli šteti više nego nikakva fotografija: stvara sumnju.

Svi izveštaji na jednom mestu — dostupni za preuzimanje u svakom trenutku

Vrednost foto-izveštaja ne prestaje sa obilaskom. TUZKEMPRO ih čuva sve centralno, razvrstane po klijentu i lokaciji — a ne razbacane po folderima i imejlovima. Svaki raniji izveštaj je na dohvat pretrage i može se preuzeti (PDF ili Word) kad god vam zatreba. Kada inspektor pita, ili nešto proveravate godinama kasnije, ta arhiva mnogo vredi.

Klasična zamka: uparivanje fotografija naknadno

Najsporiji i najskloniji greškama deo metoda sa papirom i Word-om jeste povezivanje 30–50 fotografija sa telefona sa odgovarajućom beleškom posle obilaska. To je 80–160 minuta, i lako se pogreši. Beleženje na terenu potpuno uklanja taj korak — fotografija pripada nalazu od trenutka kada je napravite.

5 minuta umesto 4–6 sati

Naknadni rad na srednje velikom izveštaju tradicionalno traje 4–6 sati. Procenite svoje vreme na €30–60 na sat i to je €120–360 oslobođenih po izveštaju. Za nekoga ko radi nekoliko obilazaka nedeljno, nakupi se 60–100 sati administracije mesečno. Sa digitalnim tokom rada, gde je fotografija na prvom mestu, naknadni rad je 5 minuta, jer se sve — fotografija, rizik, referenca, potpis — pravi na terenu.