An 12 rud ba chóir a bheith i ngach tuarascáil iniúchta

Is doiciméad dlíthiúil í tuarascáil iniúchta — an bonn gnímh don chliant, agus an cruthúnas ar chomhlíonadh má thagann iniúchadh riamh. Is é an rud a scarann tuarascáil a sheasann an fód ó cheann a réabtar as a chéile ná, de ghnáth, ní na torthaí féin ach an méid atá timpeall orthu. Seo dhá rud dhéag a bhíonn i dtuarascáil mhaith, cibé ceird í.

1. Cé a rinne an t-iniúchadh — agus ar cén bonn

D'ainm, do chomhlacht agus d'uimhir dhintiúir nó chláraithe, ionas go rianfar an tuarascáil siar go dtí duine cáilithe. Níl aon mheáchan ag toradh gan ainm leis.

2. An cliant agus an suíomh

Cé a choimisiúnaigh é, agus seoladh cruinn agus aitheantas an tsuímh a ndearnadh iniúchadh air. Tuarascáil a d'fhéadfadh tagairt a dhéanamh do „aon fhoirgneamh" ní thagraíonn sí do cheann ar bith.

3. An dáta — agus an raon

Cathain a tharla sé agus cad a chumhdaigh sé. Luaigh na teorainneacha: cad a rinne tú a iniúchadh, agus rud atá chomh tábhachtach céanna, cad nach ndearna. Cosnaíonn sé sin thú féin oiread agus a chosnaíonn sé an cliant.

4. Cur síos soiléir sonrach ar gach toradh

Ní „neamhchomhlíontach". „Ábhar inadhainte stóráilte i staighre éalaithe, ag cúngú an bhealaigh." Toradh ar féidir le duine gníomhú air gan glaoch ort le fiafraí cad a bhí i gceist agat.

5. Grianghraf de gach toradh

Is annamh a bhíonn sé riachtanach, ach is é d'fhianaise is fearr é i gcónaí. Fágann sé nach féidir a shéanadh gurbh é seo staid na rudaí, ansin, an uair sin — le haghaidh iniúchta nó éilimh míonna ina dhiaidh sin.

6. Rátáil riosca chomhsheasmhach

Fágann scála aonair go bhfuil an tuarascáil inléite agus inchomparáide, agus insíonn sé don chliant cad atá le deisiú ar dtús. Cibé rud a thugann tú air — riosca, diall, comhlíonadh, catagóir damáiste — cuir i bhfeidhm ar an mbealach céanna é gach uile uair.

7. An tagairt taobh thiar den toradh

Nuair a bhaineann riail le rud, luaigh an ceann sonrach atá i bhfeidhm. Rialachán reatha amháin — baineann clásal atá as dáta an bonn den tuarascáil ar fad.

8. Cé a dheisíonn é, agus faoi cén dáta

Is nóta é toradh gan úinéir agus gan sprioc-am, ní gníomh é. Ba chóir go ndúnfadh an cliant an tuarascáil agus a fhios go beacht aige cad a tharlóidh ina dhiaidh sin.

9. Sínithe — do cheannsa agus cinn na rannpháirtithe

Sínithe ar an suíomh, agatsa agus ag cibé duine a bhí ann (ionadaí an tsuímh, bainisteoir an ghléasra), tá an tuarascáil críochnaithe agus deacair a shéanadh níos déanaí.

10. Struchtúr comhsheasmhach

An t-ord céanna gach uile uair — aitheantas, raon, torthaí, gníomhartha — ionas gur féidir le cliant, le hiniúchóir, nó leatsa i gceann trí bliana, é a léamh de spléachadh.

11. Áit amháin ina maireann sí, agus inar féidir í a aimsiú arís

Sórtáilte de réir cliaint agus suímh, ní scaipthe thar fhillteáin agus ríomhphost seolta. Nuair a iarrann duine an tuarascáil ó dhá bhliain ó shin, níl inti ach cuardach amháin.

12. Formáid ar féidir leis an taobh eile í a úsáid i ndáiríre

PDF réidh le priontáil, agus go hidéalach leagan ineagarthóireachta chomh maith — ní oibríonn gach duine ar an taobh glacadóra ar an mbealach céanna.

Seicliosta, ní ualach

Tógann TUZKEMPRO an dá rud déag seo isteach de réir réamhshocraithe: aitheantas agus raon sa cheanntásc, torthaí le grianghraif agus scála riosca is féidir a athainmniú, tagairtí a dhearbhaíonn tú, úinéirí agus sprioc-amanna, sínithe ar an suíomh, cartlann amháin inchuardaithe, PDF agus Word amach an doras. Coinníonn tusa an bhreithiúnas; coinníonn sé an struchtúr.