12 lietas, kas jābūt katrā pārbaudes protokolā

Pārbaudes protokols ir juridisks dokuments — klienta pamats rīcībai un atbilstības pierādījums, ja reiz pienāk pārbaude. Protokolu, kas notur savu vietu, no tāda, ko var izjaukt pa daļām, parasti nošķir nevis paši konstatējumi, bet gan tas, kas ap tiem. Lūk, divpadsmit lietas, ko labs protokols nes sev līdzi, lai kāda būtu nozare.

1. Kas veica pārbaudi — un uz kāda pamata

Jūsu vārds, uzņēmums un kvalifikācijas vai reģistrācijas numurs, lai protokolu var izsekot līdz kvalificētai personai. Anonīms konstatējums neko nesver.

2. Klients un objekts

Kas to pasūtīja, kā arī pārbaudītā objekta precīza adrese un identifikācija. Protokols, kas varētu attiekties uz “jebkuru ēku”, neattiecas ne uz vienu.

3. Datums — un tvērums

Kad tas notika un ko tas aptvēra. Norādiet robežas: ko pārbaudījāt un — tikpat svarīgi — ko ne. Tas aizsargā jūs tikpat lielā mērā kā klientu.

4. Skaidrs, konkrēts katra konstatējuma apraksts

Nevis “neatbilst”. “Evakuācijas kāpņu telpā uzglabāts degošs materiāls, kas sašaurina ceļu.” Konstatējums, pēc kura kāds var rīkoties, nezvanot jums, lai jautātu, ko domājāt.

5. Katra konstatējuma fotogrāfija

Reti kad obligāta, taču vienmēr jūsu labākais pierādījums. Tā padara neapstrīdamu, ka tāds bija lietu stāvoklis tur un tobrīd — auditam vai prasībai vēl mēnešus vēlāk.

6. Konsekvents riska vērtējums

Viena skala padara protokolu lasāmu un salīdzināmu un pasaka klientam, ko labot vispirms. Lai kā jūs to sauktu — risks, novirze, atbilstība, bojājuma kategorija —, piemērojiet to katru reizi vienādi.

7. Atsauce, uz kuras balstās konstatējums

Ja piemērojama kāda norma, atsaucieties tieši uz spēkā esošo. Tikai aktuālais regulējums — novecojis punkts grauj visu protokolu.

8. Kas to novērš un līdz kuram laikam

Konstatējums bez atbildīgā un termiņa ir piezīme, nevis rīcība. Klientam, aizverot protokolu, jāzina tieši, kas notiek tālāk.

9. Paraksti — jūsu un dalībnieku

Parakstīts uz vietas — jūsu un ikviena klātesošā (objekta pārstāvja, ražotnes vadītāja) — protokols ir pabeigts un vēlāk grūti apstrīdams.

10. Konsekventa struktūra

Katru reizi tā pati secība — identitāte, tvērums, konstatējumi, rīcības —, lai klients, auditors vai jūs pats pēc trim gadiem to var pārlasīt ar vienu skatienu.

11. Viena vieta, kur tas glabājas un ir atkal atrodams

Sakārtots pēc klienta un objekta, nevis izkaisīts pa mapēm un nosūtīto pastu. Kad kāds pieprasa protokolu no pirms diviem gadiem, tas ir vienas meklēšanas attālumā.

12. Formāts, ko otra puse tiešām var izmantot

Drukāšanai gatavs PDF un ideālā gadījumā arī rediģējama versija — ne visi saņēmēja pusē strādā vienādi.

Kontrolsaraksts, nevis slogs

TUZKEMPRO šos divpadsmit iebūvē pēc noklusējuma: identitāte un tvērums galvenē, konstatējumi ar fotogrāfijām un pārsaucamu riska skalu, atsauces, ko apstiprināt, atbildīgie un termiņi, paraksti uz vietas, viens meklējams arhīvs, PDF un Word ārā pa durvīm. Spriedumu paturat jūs; struktūru patur tā.