12 stvari koje bi svaki izveštaj o proveri trebalo da sadrži

Izveštaj o proveri je pravni dokument — osnov za delovanje klijenta i dokaz o usklađenosti ako ikada dođe do inspekcije. Ono što razlikuje izveštaj koji izdrži od onog koji se raspadne obično nisu sami nalazi, već ono što ih okružuje. Evo dvanaest stvari koje dobar izveštaj nosi, bez obzira na struku.

1. Ko je obavio proveru — i na osnovu čega

Vaše ime, firma i broj licence ili registracije, kako bi se izveštaj mogao povezati sa kvalifikovanim licem. Anoniman nalaz nema nikakvu težinu.

2. Klijent i objekat

Ko ga je naručio, kao i tačna adresa i identifikacija pregledanog objekta. Izveštaj koji bi mogao da se odnosi na „bilo koju zgradu” ne odnosi se ni na jednu.

3. Datum — i obim

Kada se dogodila i šta je obuhvatala. Navedite granice: šta ste pregledali i, jednako važno, šta niste. To štiti vas jednako koliko i klijenta.

4. Jasan, konkretan opis svakog nalaza

Ne „nije u skladu”. „Zapaljiv materijal odložen u evakuacionom stepeništu, sužava prolaz.” Nalaz po kome neko može da postupi bez potrebe da vas zove i pita šta ste mislili.

5. Fotografija svakog nalaza

Retko obavezna, uvek vaš najbolji dokaz. Čini neospornim da je takvo bilo stanje, tu, tada — za reviziju ili prigovor mesecima kasnije.

6. Dosledna ocena rizika

Jedinstvena skala čini izveštaj čitljivim i uporedivim i govori klijentu šta prvo treba da otkloni. Kako god da je zovete — rizik, odstupanje, usklađenost, kategorija štete — primenjujte je isto svaki put.

7. Referenca iza nalaza

Tamo gde se primenjuje neki propis, navedite tačno onaj koji je na snazi. Samo važeći propis — zastarela odredba potkopava ceo izveštaj.

8. Ko to otklanja i do kada

Nalaz bez odgovornog lica i roka je zabeleška, a ne radnja. Klijent bi trebalo da zatvori izveštaj znajući tačno šta sledi.

9. Potpisi — vaš i potpisi učesnika

Potpisan na licu mesta, od strane vas i svih prisutnih (predstavnik objekta, direktor pogona), izveštaj je završen i kasnije ga je teško osporiti.

10. Dosledna struktura

Isti redosled svaki put — identitet, obim, nalazi, radnje — tako da klijent, revizor ili vi za tri godine možete da ga pročitate na prvi pogled.

11. Jedno mesto gde stoji i gde se ponovo može pronaći

Sortiran po klijentu i objektu, a ne razbacan po fasciklama i poslatoj pošti. Kada neko zatraži izveštaj od pre dve godine, on je udaljen jednu pretragu.

12. Format koji druga strana zaista može da koristi

PDF spreman za štampu, a idealno i verzija koja se može uređivati — ne radi svako na prijemnoj strani na isti način.

Kontrolna lista, a ne teret

TUZKEMPRO ovih dvanaest podrazumevano ugrađuje: identitet i obim u zaglavlju, nalaze sa fotografijama i skalu rizika koju možete preimenovati, reference koje potvrđujete, odgovorna lica i rokove, potpise na licu mesta, jednu arhivu u kojoj se može pretraživati, PDF i Word na izlazu. Vi zadržavate procenu; on zadržava strukturu.