12 rzeczy, które powinien zawierać każdy protokół z kontroli

Protokół z kontroli to dokument o mocy prawnej — dla klienta podstawa do działania, a w razie kontroli dowód zgodności z przepisami. O tym, czy protokół się obroni, czy da się go rozłożyć na czynniki pierwsze, decydują zwykle nie same ustalenia, lecz to, co je otacza. Oto dwanaście rzeczy, które niesie dobry protokół — niezależnie od branży.

1. Kto przeprowadził kontrolę — i na jakiej podstawie

Imię i nazwisko, firma oraz numer uprawnień lub wpisu do rejestru, tak aby protokół prowadził do konkretnej wykwalifikowanej osoby. Anonimowe ustalenie nie ma żadnej wagi.

2. Klient i obiekt

Kto zlecił kontrolę oraz dokładny adres i oznaczenie skontrolowanego obiektu. Protokół, który mógłby dotyczyć „dowolnego budynku”, nie dotyczy żadnego.

3. Data — i zakres

Kiedy się odbyła i co obejmowała. Wskaż granice: co skontrolowałeś, a co — co równie ważne — pominąłeś. To chroni Ciebie w takim samym stopniu, co klienta.

4. Jasny, konkretny opis każdego ustalenia

Nie „niezgodne”. „Materiały palne składowane na klatce schodowej stanowiącej drogę ewakuacyjną, zawężające przejście.” Ustalenie, na które ktoś może zareagować, nie dzwoniąc do Ciebie z pytaniem, co miałeś na myśli.

5. Zdjęcie każdego ustalenia

Rzadko wymagane, zawsze najlepszy dowód. Sprawia, że nie do podważenia jest to, że taki właśnie był stan rzeczy — tam i wtedy — przy audycie czy roszczeniu wiele miesięcy później.

6. Spójna ocena ryzyka

Jedna skala sprawia, że protokół jest czytelny i porównywalny, a klientowi mówi, co usunąć w pierwszej kolejności. Nieważne, jak ją nazwiesz — ryzyko, odstępstwo, zgodność, kategoria uszkodzenia — stosuj ją za każdym razem tak samo.

7. Podstawa prawna stojąca za ustaleniem

Tam, gdzie ma zastosowanie przepis, przywołaj ten konkretny, obowiązujący. Wyłącznie aktualne przepisy — nieaktualny zapis podważa cały protokół.

8. Kto usuwa nieprawidłowość i w jakim terminie

Ustalenie bez osoby odpowiedzialnej i terminu to notatka, a nie działanie. Klient powinien zamknąć protokół, wiedząc dokładnie, co dzieje się dalej.

9. Podpisy — Twój i uczestników

Podpisany na miejscu, przez Ciebie i przez każdego, kto był obecny (przedstawiciel obiektu, kierownik zakładu), protokół jest kompletny i trudny do zakwestionowania później.

10. Spójna struktura

Za każdym razem ten sam układ — identyfikacja, zakres, ustalenia, działania — tak aby klient, audytor albo Ty za trzy lata mógł odczytać go od jednego rzutu oka.

11. Jedno miejsce, w którym się znajduje i da się go odnaleźć

Uporządkowany według klienta i obiektu, a nie porozrzucany po folderach i skrzynce wysłanych. Kiedy ktoś poprosi o protokół sprzed dwóch lat, dzieli Cię od niego jedno wyszukiwanie.

12. Format, z którego druga strona faktycznie skorzysta

Gotowy do druku PDF, a najlepiej także wersja edytowalna — nie każdy po stronie odbiorcy pracuje tak samo.

Lista kontrolna, a nie obciążenie

TUZKEMPRO domyślnie wbudowuje te dwanaście elementów: identyfikacja i zakres w nagłówku, ustalenia ze zdjęciami i skalą ryzyka, którą można przemianować, podstawy prawne, które potwierdzasz, osoby odpowiedzialne i terminy, podpisy na miejscu, jedno przeszukiwalne archiwum, PDF i Word gotowe do wysyłki. Ocena zostaje po Twojej stronie; struktura po jego.