12 stvari, ki jih mora vsebovati vsako poročilo o pregledu

Poročilo o pregledu je pravni dokument — podlaga za ukrepanje naročnika in dokazilo o skladnosti, če kdaj pride do inšpekcije. Kar loči poročilo, ki zdrži, od tistega, ki ga raznesejo na kose, običajno niso ugotovitve same, temveč tisto okoli njih. Tukaj je dvanajst stvari, ki jih nosi dobro poročilo, ne glede na stroko.

1. Kdo je opravil pregled — in na kakšni podlagi

Vaše ime, podjetje ter številka pooblastila ali registracije, da poročilo vodi nazaj do usposobljene osebe. Anonimna ugotovitev nima teže.

2. Naročnik in lokacija

Kdo ga je naročil ter natančen naslov in opredelitev pregledane lokacije. Poročilo, ki bi se lahko nanašalo na »katero koli stavbo«, se ne nanaša na nobeno.

3. Datum — in obseg

Kdaj se je zgodil in kaj je zajemal. Navedite meje: kaj ste pregledali in, kar je enako pomembno, česa niste. To ščiti vas prav toliko kot naročnika.

4. Jasen, konkreten opis vsake ugotovitve

Ne »ni skladno«. »Gorljiv material, skladiščen v evakuacijskem stopnišču, ki zožuje pot.« Ugotovitev, po kateri lahko nekdo ukrepa, ne da bi vas poklical in vprašal, kaj ste mislili.

5. Fotografija vsake ugotovitve

Redko obvezna, vedno vaš najboljši dokaz. Naredi neizpodbitno, da je bilo stanje takšno, tam in takrat — za revizijo ali zahtevek več mesecev pozneje.

6. Dosledna ocena tveganja

Enotna lestvica naredi poročilo berljivo in primerljivo ter naročniku pove, kaj naj popravi najprej. Ne glede na to, kako jo imenujete — tveganje, odstopanje, skladnost, kategorija škode — jo vsakič uporabite na enak način.

7. Sklic, na katerem temelji ugotovitev

Kjer velja predpis, navedite konkreten veljaven predpis. Samo veljavna zakonodaja — zastarela določba spodkoplje celotno poročilo.

8. Kdo odpravi in do kdaj

Ugotovitev brez odgovorne osebe in roka je zapis, ne ukrep. Naročnik naj poročilo zapre, vedoč natanko, kaj sledi.

9. Podpisi — vaš in podpisi udeležencev

Podpisano na kraju samem, z vaše strani in s strani vseh prisotnih (predstavnik lokacije, vodja obrata), je poročilo dokončano in ga je pozneje težko izpodbijati.

10. Dosledna struktura

Vsakič enak vrstni red — identiteta, obseg, ugotovitve, ukrepi — da ga naročnik, revizor ali vi čez tri leta preberete na prvi pogled.

11. Eno mesto, kjer je shranjeno in ga je mogoče znova najti

Urejeno po naročniku in lokaciji, ne raztreseno po mapah in poslani pošti. Ko nekdo prosi za poročilo izpred dveh let, je oddaljeno le eno iskanje.

12. Oblika, ki jo druga stran dejansko lahko uporabi

PDF, pripravljen za tisk, in idealno tudi različica za urejanje — vsi na prejemni strani ne delajo enako.

Kontrolni seznam, ne breme

TUZKEMPRO teh dvanajst vgradi privzeto: identiteta in obseg v glavi, ugotovitve s fotografijami in preimenljivo lestvico tveganja, sklici, ki jih potrdite, odgovorne osebe in roki, podpisi na kraju samem, en arhiv z možnostjo iskanja, PDF in Word takoj na izhodu. Presojo obdržite vi; strukturo ohranja program.