12 asja, mis peaks olema igas ülevaatuse aruandes

Ülevaatuse aruanne on juriidiline dokument — kliendi tegevuse alus ja vastavuse tõend, kui kunagi kontroll tuleb. See, mis eristab vettpidavat aruannet sellest, mille võib tükkideks lammutada, ei ole tavaliselt mitte leiud ise, vaid see, mis on nende ümber. Siin on kaksteist asja, mida hea aruanne endas kannab, ükskõik millisel erialal.

1. Kes ülevaatuse tegi — ja mis alusel

Teie nimi, ettevõte ja kutsetunnistuse või registreerimisnumber, et aruanne oleks jälgitav pädeva inimeseni. Anonüümne leid ei oma mingit kaalu.

2. Klient ja objekt

Kes selle tellis ning ülevaadatud objekti täpne aadress ja tunnus. Aruanne, mis võiks viidata „ükskõik millisele hoonele", ei viita ühelegi.

3. Kuupäev — ja ulatus

Millal see toimus ja mida see hõlmas. Märkige piirid: mida te üle vaatasite ja — sama tähtis — mida mitte. See kaitseb teid sama palju kui klienti.

4. Iga leiu selge ja konkreetne kirjeldus

Mitte „ei vasta nõuetele". Vaid „Põlevmaterjal ladustatud evakuatsioonitrepikojas, mis kitsendab teekonda." Leid, mille põhjal saab keegi tegutseda, ilma et peaks teile helistama ja küsima, mida te mõtlesite.

5. Iga leiu foto

Harva nõutav, alati teie parim tõend. See teeb vaieldamatuks, et asjade seis oli selline, seal, siis — auditi või kuude pärast esitatud pretensiooni jaoks.

6. Ühtne riskihinnang

Üksainus skaala teeb aruande loetavaks ja võrreldavaks ning ütleb kliendile, mida esimesena parandada. Ükskõik kuidas te seda nimetate — risk, kõrvalekalle, vastavus, kahjukategooria — rakendage seda iga kord ühtemoodi.

7. Leiu taga olev viide

Kui mõni nõue kehtib, viidake konkreetsele kehtivale sättele. Ainult praegu kehtiv regulatsioon — aegunud säte õõnestab kogu aruannet.

8. Kes selle parandab ja mis ajaks

Leid ilma vastutaja ja tähtajata on märkus, mitte tegevus. Klient peaks aruande sulgema, teades täpselt, mis edasi juhtub.

9. Allkirjad — teie ja osalejate omad

Kohapeal allkirjastatuna teie ja kõigi kohalviibinute poolt (objekti esindaja, käitisejuht) on aruanne valmis ja hiljem raskesti vaidlustatav.

10. Ühtne ülesehitus

Iga kord sama järjekord — isik, ulatus, leiud, tegevused — nii et klient, audiitor või teie ise kolme aasta pärast saab seda ühe pilguga lugeda.

11. Üks koht, kus see asub ja on taasleitav

Sorteeritud kliendi ja objekti järgi, mitte laiali kaustades ja saadetud kirjades. Kui keegi küsib kahe aasta tagust aruannet, on see ühe otsingu kaugusel.

12. Formaat, mida teine pool tegelikult kasutada saab

Trükivalmis PDF ja ideaalis ka redigeeritav versioon — mitte kõik vastuvõtvad pooled ei tööta ühtemoodi.

Kontrollnimekiri, mitte koorem

TUZKEMPRO ehitab need kaksteist vaikimisi sisse: isik ja ulatus päises, leiud koos fotode ja ümbernimetatava riskiskaalaga, viited, mille te kinnitate, vastutajad ja tähtajad, kohapealsed allkirjad, üks otsitav arhiiv, PDF ja Word väljundina. Otsustamine jääb teie kätte; ülesehitus jääb tema hooleks.