Τα 12 στοιχεία που πρέπει να περιέχει κάθε έκθεση επιθεώρησης

Μια έκθεση επιθεώρησης είναι νομικό έγγραφο — η βάση για τις ενέργειες του πελάτη, και η απόδειξη συμμόρφωσης αν έρθει ποτέ κάποιος έλεγχος. Αυτό που ξεχωρίζει μια έκθεση που αντέχει από μια που καταρρίπτεται συνήθως δεν είναι τα ίδια τα ευρήματα, αλλά ό,τι τα περιβάλλει. Ιδού δώδεκα στοιχεία που κουβαλά μια καλή έκθεση, όποια κι αν είναι η ειδικότητα.

1. Ποιος έκανε την επιθεώρηση — και με ποια ιδιότητα

Το όνομά σας, η εταιρεία και ο αριθμός πιστοποίησης ή μητρώου, ώστε η έκθεση να ανάγεται σε πρόσωπο με τα προσόντα. Ένα ανώνυμο εύρημα δεν έχει καμία βαρύτητα.

2. Ο πελάτης και ο χώρος

Ποιος την ανέθεσε, και η ακριβής διεύθυνση και ταυτοποίηση του χώρου που επιθεωρήθηκε. Μια έκθεση που θα μπορούσε να αναφέρεται σε «οποιοδήποτε κτίριο» δεν αναφέρεται σε κανένα.

3. Η ημερομηνία — και το εύρος

Πότε έγινε και τι κάλυψε. Δηλώστε τα όρια: τι επιθεωρήσατε και, εξίσου σημαντικό, τι όχι. Αυτό προστατεύει εσάς όσο και τον πελάτη.

4. Σαφής, συγκεκριμένη περιγραφή κάθε ευρήματος

Όχι «μη συμμορφούμενο». «Εύφλεκτο υλικό αποθηκευμένο στο κλιμακοστάσιο διαφυγής, στενεύοντας τη διαδρομή.» Ένα εύρημα πάνω στο οποίο μπορεί κανείς να ενεργήσει χωρίς να σας πάρει τηλέφωνο για να ρωτήσει τι εννοούσατε.

5. Μια φωτογραφία κάθε ευρήματος

Σπάνια απαιτείται, πάντα το καλύτερό σας αποδεικτικό στοιχείο. Καθιστά αδιαμφισβήτητο ότι αυτή ήταν η κατάσταση των πραγμάτων, εκεί, τότε — για έναν έλεγχο ή μια αξίωση μήνες αργότερα.

6. Μια συνεπής βαθμολόγηση κινδύνου

Μια ενιαία κλίμακα κάνει την έκθεση ευανάγνωστη και συγκρίσιμη, και λέει στον πελάτη τι να διορθώσει πρώτα. Όπως κι αν την ονομάσετε — κίνδυνος, απόκλιση, συμμόρφωση, κατηγορία βλάβης — εφαρμόστε την με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά.

7. Η αναφορά πίσω από το εύρημα

Όπου ισχύει κάποιος κανόνας, παραθέστε τον συγκεκριμένο ισχύοντα. Μόνο τρέχουσα νομοθεσία — μια ξεπερασμένη διάταξη υπονομεύει ολόκληρη την έκθεση.

8. Ποιος το διορθώνει, και μέχρι πότε

Ένα εύρημα χωρίς υπεύθυνο και προθεσμία είναι μια σημείωση, όχι μια ενέργεια. Ο πελάτης πρέπει να κλείνει την έκθεση γνωρίζοντας ακριβώς τι ακολουθεί.

9. Υπογραφές — η δική σας και των συμμετεχόντων

Υπογεγραμμένη επιτόπου, από εσάς και όποιον ήταν παρών (εκπρόσωπος του χώρου, υπεύθυνος εγκατάστασης), η έκθεση είναι ολοκληρωμένη και δύσκολα αμφισβητήσιμη αργότερα.

10. Μια συνεπής δομή

Η ίδια σειρά κάθε φορά — ταυτότητα, εύρος, ευρήματα, ενέργειες — ώστε ένας πελάτης, ένας ελεγκτής, ή εσείς σε τρία χρόνια, να μπορείτε να τη διαβάσετε με μια ματιά.

11. Ένα μέρος όπου βρίσκεται, και ξαναβρίσκεται

Ταξινομημένη ανά πελάτη και χώρο, όχι σκορπισμένη σε φακέλους και απεσταλμένα email. Όταν κάποιος ζητήσει την έκθεση από πριν δύο χρόνια, απέχει μια αναζήτηση.

12. Μια μορφή που η άλλη πλευρά μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιήσει

Ένα PDF έτοιμο για εκτύπωση, και ιδανικά και μια επεξεργάσιμη έκδοση — δεν δουλεύουν όλοι στην άλλη άκρη με τον ίδιο τρόπο.

Μια λίστα ελέγχου, όχι ένα βάρος

Το TUZKEMPRO ενσωματώνει αυτά τα δώδεκα εξ ορισμού: ταυτότητα και εύρος στην κεφαλίδα, ευρήματα με φωτογραφίες και μια μετονομάσιμη κλίμακα κινδύνου, αναφορές που επιβεβαιώνετε, υπεύθυνους και προθεσμίες, επιτόπου υπογραφές, ένα αναζητήσιμο αρχείο, PDF και Word έτοιμα να φύγουν. Εσείς κρατάτε την κρίση· εκείνο κρατά τη δομή.