12-те неща, които всеки протокол от проверка трябва да съдържа

Протоколът от проверка е правен документ — основанието на клиента да действа и доказателството за съответствие, ако някога дойде инспекция. Онова, което отличава протокол, който издържа, от такъв, който бива разнищен, обикновено не са самите констатации, а онова, което ги обгражда. Ето дванадесет неща, които добрият протокол носи, независимо от професията.

1. Кой е извършил проверката — и на какво основание

Вашето име, фирма и номер на правоспособност или регистрация, така че протоколът да води обратно към квалифицирано лице. Анонимна констатация няма тежест.

2. Клиентът и обектът

Кой е възложил проверката, както и точният адрес и идентификация на проверения обект. Протокол, който би могъл да се отнася за „която и да е сграда“, не се отнася за никоя.

3. Датата — и обхватът

Кога се е случило и какво е обхванало. Посочете границите: какво сте проверили и, също толкова важно, какво не сте. Това защитава както вас, така и клиента.

4. Ясно, конкретно описание на всяка констатация

Не „не отговаря на изискванията“. „Горим материал, складиран в евакуационното стълбище, стеснява пътя.“ Констатация, по която някой може да действа, без да ви звъни, за да пита какво сте имали предвид.

5. Снимка на всяка констатация

Рядко изисквана, винаги най-доброто ви доказателство. Прави безспорно, че такова е било състоянието на нещата, там, тогава — за одит или иск месеци по-късно.

6. Последователна оценка на риска

Единна скала прави протокола четлив и сравним и подсказва на клиента какво да отстрани първо. Както и да я наричате — риск, отклонение, съответствие, категория щета — прилагайте я по един и същи начин всеки път.

7. Основанието зад констатацията

Където се прилага правило, посочете конкретното действащо. Само актуална нормативна уредба — остаряла разпоредба подкопава целия протокол.

8. Кой отстранява и до кога

Констатация без отговорник и срок е бележка, не действие. Клиентът трябва да затвори протокола, знаейки точно какво следва.

9. Подписи — вашият и на участниците

Подписан на място, от вас и от всеки присъствал (представител на обекта, ръководител на предприятието), протоколът е завършен и труден за оспорване по-късно.

10. Последователна структура

Един и същи ред всеки път — самоличност, обхват, констатации, действия — така че клиент, одитор или самите вие след три години да можете да го прочетете с един поглед.

11. Едно място, където се съхранява и може да бъде намерен отново

Подреден по клиент и обект, а не разпилян из папки и изпратена поща. Когато някой поиска протокола отпреди две години, той е на едно търсене разстояние.

12. Формат, който другата страна наистина може да използва

Готов за печат PDF и в идеалния случай — също и редактируема версия — не всеки от получаващата страна работи по един и същи начин.

Чек-лист, а не тежест

TUZKEMPRO вгражда тези дванадесет по подразбиране: самоличност и обхват в заглавната част, констатации със снимки и преименуема скала на риска, основания, които потвърждавате, отговорници и срокове, подписи на място, един архив с търсене, PDF и Word на изхода. Вие запазвате преценката; той запазва структурата.