Her denetim raporunda bulunması gereken 12 şey

Bir denetim raporu hukuki bir belgedir — müşterinin harekete geçmesinin dayanağı ve bir gün bir denetim gelirse uygunluğun kanıtıdır. Ayakta kalan bir raporu paramparça edilen bir rapordan ayıran şey genellikle bulguların kendisi değil, onların etrafındakilerdir. İşte iyi bir raporun taşıdığı on iki şey — meslek ne olursa olsun.

1. Denetimi kim yaptı — ve hangi dayanakla

Adınız, firmanız ve yetki belgesi ya da kayıt numaranız; böylece rapor yetkili bir kişiye kadar izlenebilir. İsimsiz bir bulgunun hiçbir ağırlığı yoktur.

2. Müşteri ve saha

Denetimi kimin ısmarladığı ve denetlenen sahanın tam adresi ile kimliği. “Herhangi bir bina” için geçerli olabilecek bir rapor, hiçbiri için geçerli değildir.

3. Tarih — ve kapsam

Ne zaman yapıldığı ve neyi kapsadığı. Sınırları belirtin: neyi denetlediğinizi ve en az onun kadar önemlisi, neyi denetlemediğinizi. Bu, en az müşteri kadar sizi de korur.

4. Her bulgunun açık ve somut bir tanımı

“Uygun değil” değil. “Kaçış merdivenine yanıcı malzeme istiflenmiş, geçiş daralıyor.” Birinin, ne kastettiğinizi sormak için sizi aramadan üzerine işlem yapabileceği bir bulgu.

5. Her bulgunun bir fotoğrafı

Nadiren zorunludur, ama her zaman en iyi kanıtınızdır. Durumun orada, o anda böyle olduğunu tartışmasız hale getirir — aylar sonra bir denetim ya da bir talep için.

6. Tutarlı bir risk derecelendirmesi

Tek bir ölçek raporu okunabilir ve karşılaştırılabilir kılar, ayrıca müşteriye önce neyi düzeltmesi gerektiğini söyler. Ona ne ad verirseniz verin — risk, sapma, uygunluk, hasar kategorisi — her seferinde aynı şekilde uygulayın.

7. Bulgunun dayandığı referans

Bir kural geçerliyse, yürürlükteki ilgili maddeyi belirtin. Yalnızca güncel mevzuat — güncelliğini yitirmiş bir madde raporun tamamını zayıflatır.

8. Kimin, ne zamana kadar düzelteceği

Sorumlusu ve son tarihi olmayan bir bulgu, bir eylem değil bir nottur. Müşteri raporu kapatırken sırada tam olarak neyin olduğunu bilmelidir.

9. İmzalar — sizin ve katılımcıların

Sahada, sizin ve orada bulunan herkesin (saha temsilcisi, tesis müdürü) imzasıyla rapor tamamlanmış olur ve sonradan itiraz etmek zorlaşır.

10. Tutarlı bir yapı

Her seferinde aynı sıra — kimlik, kapsam, bulgular, eylemler — böylece bir müşteri, bir denetçi ya da üç yıl sonra siz, ona bir bakışta göz atabilirsiniz.

11. Tek bir yerde durur ve yeniden bulunabilir

Müşteri ve sahaya göre düzenlenmiş, klasörlere ve gönderilmiş e-postalara dağılmamış. Biri iki yıl önceki raporu istediğinde, tek bir aramayla elinizin altındadır.

12. Karşı tarafın gerçekten kullanabileceği bir biçim

Baskıya hazır bir PDF ve ideal olarak düzenlenebilir bir sürüm de — karşı taraftaki herkes aynı şekilde çalışmıyor.

Bir yük değil, bir kontrol listesi

TUZKEMPRO bu on ikisini varsayılan olarak yerleştirir: başlıkta kimlik ve kapsam, fotoğraflı bulgular ve yeniden adlandırılabilir bir risk ölçeği, onayladığınız referanslar, sorumlular ve son tarihler, sahada imzalar, aranabilir tek bir arşiv, çıkışta PDF ve Word. Yargıyı siz verirsiniz; yapıyı o korur.