A 12 dolog, amit minden ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell

Az ellenőrzési jegyzőkönyv jogi dokumentum — az ügyfél számára ez az intézkedés alapja, és ez a megfelelőség bizonyítéka, ha egyszer hatósági ellenőrzés jön. Nem maguk a megállapítások döntik el, hogy egy jegyzőkönyv megáll-e a lábán vagy szétszedhető, hanem az, ami körülöttük van. Íme tizenkét dolog, amit egy jó jegyzőkönyv tartalmaz, bármelyik szakmában is dolgozik.

1. Ki végezte az ellenőrzést — és milyen alapon

A neve, a cége és a szakmai jogosultsági vagy nyilvántartási száma, hogy a jegyzőkönyv visszavezethető legyen egy szakemberhez. A névtelen megállapításnak nincs súlya.

2. Az ügyfél és a helyszín

Ki rendelte meg, valamint az ellenőrzött helyszín pontos címe és azonosítása. Az a jegyzőkönyv, amelyik „bármelyik épületre” vonatkozhatna, valójában egyikre sem vonatkozik.

3. A dátum — és a terjedelem

Mikor történt, és mire terjedt ki. Húzza meg a határokat: mit ellenőrzött, és — ami ugyanilyen fontos — mit nem. Ez legalább annyira védi Önt, mint az ügyfelet.

4. Minden megállapítás világos, konkrét leírása

Nem „nem megfelelő”. Hanem: „Éghető anyagot tárolnak a menekülési lépcsőházban, ami leszűkíti az útvonalat.” Olyan megállapítás, amely alapján bárki intézkedni tud anélkül, hogy felhívná Önt, hogy mire is gondolt.

5. Minden megállapításról fénykép

Ritkán kötelező, de mindig ez a legjobb bizonyíték. Vitathatatlanná teszi, hogy ez volt a helyzet, ott, akkor — egy hónapokkal későbbi ellenőrzés vagy vitás ügy esetén is.

6. Egységes kockázati besorolás

Egyetlen skála teszi a jegyzőkönyvet olvashatóvá és összehasonlíthatóvá, és megmondja az ügyfélnek, mit javítson először. Bárminek is nevezi — kockázat, eltérés, megfelelőség, kárkategória —, mindig ugyanúgy alkalmazza.

7. A megállapítás mögötti hivatkozás

Ahol szabály vonatkozik rá, hivatkozzon a konkrét, hatályos előírásra. Csak hatályos jogszabályra — egy elavult rendelkezés az egész jegyzőkönyv hitelét aláássa.

8. Ki javítja, és mikorra

Felelős és határidő nélkül a megállapítás csak feljegyzés, nem intézkedés. Az ügyfél úgy tegye le a jegyzőkönyvet, hogy pontosan tudja, mi következik.

9. Aláírások — az Öné és a résztvevőké

Ha a helyszínen aláírja Ön és mindenki, aki jelen volt (helyszíni képviselő, üzemvezető), a jegyzőkönyv lezárt, és később nehéz vitatni.

10. Egységes szerkezet

Mindig ugyanaz a sorrend — azonosítás, terjedelem, megállapítások, intézkedések —, hogy az ügyfél, egy ellenőr, vagy Ön három év múlva egy pillantással el tudja olvasni.

11. Egy hely, ahol megtalálható

Ügyfél és helyszín szerint rendezve, nem mappák és elküldött levelek között szétszórva. Amikor valaki a két évvel ezelőtti jegyzőkönyvet kéri, egy keresésnyire van.

12. Formátum, amelyet a másik fél valóban használni tud

Nyomtatásra kész PDF, és ideális esetben szerkeszthető változat is — a fogadó oldalon nem mindenki ugyanúgy dolgozik.

Ellenőrzőlista, nem teher

A TUZKEMPRO ezt a tizenkettőt alapból beleépíti: azonosítás és terjedelem a fejlécben, megállapítások fényképpel és átnevezhető kockázati skálával, hivatkozások, amelyeket Ön hagy jóvá, felelősök és határidők, helyszíni aláírások, egyetlen kereshető archívum, PDF és Word a végén. A szakmai megítélés az Öné marad; a szerkezetet a program tartja.