12 asiaa, jotka jokaisen tarkastusraportin pitäisi sisältää

Tarkastusraportti on juridinen asiakirja – asiakkaan peruste toimenpiteille ja todiste vaatimustenmukaisuudesta, jos tarkastus joskus tulee. Sen, kestääkö raportti vai revitäänkö se palasiksi, ratkaisevat harvoin itse havainnot, vaan se, mitä niiden ympärillä on. Tässä on kaksitoista asiaa, jotka hyvä raportti kantaa mukanaan, alalla kuin alalla.

1. Kuka teki tarkastuksen – ja millä perusteella

Nimesi, yrityksesi ja pätevyys- tai rekisterinumerosi, jotta raportti jäljittyy pätevään henkilöön. Nimettömällä havainnolla ei ole painoarvoa.

2. Asiakas ja kohde

Kuka tarkastuksen tilasi sekä tarkastetun kohteen tarkka osoite ja yksilöinti. Raportti, joka voisi viitata ”mihin tahansa rakennukseen”, ei viittaa mihinkään.

3. Päivämäärä – ja laajuus

Milloin tarkastus tehtiin ja mitä se kattoi. Ilmoita rajat: mitä tarkastit ja – yhtä tärkeänä – mitä et. Se suojaa sinua yhtä paljon kuin asiakasta.

4. Selkeä, täsmällinen kuvaus jokaisesta havainnosta

Ei ”ei vaatimustenmukainen”. Vaan ”poistumisporrashuoneeseen varastoitua palavaa materiaalia, joka kaventaa kulkureittiä.” Havainto, jonka pohjalta voi toimia soittamatta sinulle kysyäkseen, mitä tarkoitit.

5. Valokuva jokaisesta havainnosta

Harvoin pakollinen, aina paras todisteesi. Se tekee kiistattomaksi, että asiat olivat juuri siinä tilassa, siellä ja silloin – auditointia tai kuukausia myöhempää korvausvaatimusta varten.

6. Yhtenäinen riskiluokitus

Yksi ainoa asteikko tekee raportista luettavan ja vertailukelpoisen sekä kertoo asiakkaalle, mikä korjataan ensin. Kutsuit sitä miksi tahansa – riskiksi, poikkeamaksi, vaatimustenmukaisuudeksi, vaurioluokaksi – sovella sitä joka kerta samalla tavalla.

7. Havainnon taustalla oleva viittaus

Kun jokin sääntö pätee, viittaa juuri siihen voimassa olevaan säännökseen. Vain voimassa olevaan sääntelyyn – vanhentunut pykälä murentaa koko raportin.

8. Kuka korjaa ja mihin mennessä

Havainto ilman vastuuhenkilöä ja määräaikaa on muistiinpano, ei toimenpide. Asiakkaan pitäisi sulkea raportti tietäen tarkalleen, mitä seuraavaksi tapahtuu.

9. Allekirjoitukset – sinun ja osallistujien

Kun raportti on allekirjoitettu paikan päällä sinun ja kaikkien läsnä olleiden toimesta (kohteen edustaja, laitospäällikkö), se on valmis ja vaikea kiistää jälkikäteen.

10. Johdonmukainen rakenne

Sama järjestys joka kerta – tiedot, laajuus, havainnot, toimenpiteet – jotta asiakas, auditoija tai sinä itse kolmen vuoden kuluttua voitte lukea sen yhdellä silmäyksellä.

11. Yksi paikka, jossa se asuu ja josta se löytyy uudelleen

Lajiteltuna asiakkaan ja kohteen mukaan, ei hajallaan kansioissa ja lähetetyissä sähköposteissa. Kun joku pyytää kahden vuoden takaista raporttia, se on haun päässä.

12. Muoto, jota vastaanottaja voi oikeasti käyttää

Tulostusvalmis PDF ja mieluiten myös muokattava versio – kaikki vastaanottavassa päässä eivät työskentele samalla tavalla.

Tarkistuslista, ei taakka

TUZKEMPRO rakentaa nämä kaksitoista sisään oletuksena: tiedot ja laajuus otsikkotietoihin, havainnot valokuvineen ja uudelleennimettävä riskiasteikko, viittaukset jotka vahvistat, vastuuhenkilöt ja määräajat, allekirjoitukset paikan päällä, yksi haettava arkisto, PDF ja Word ulos ovesta. Sinä pidät harkinnan; se pitää rakenteen.