Helyszíni szemlejegyzőkönyv 5 perc alatt, a telefonjáról

Este nyolc. A bejárás reggel volt, a Word-fájl félkész, a fotók szétszórva a galériában, a nyomtató pedig — mint mindig — épp most akadt be. Ismerős? A helyszíni szemlejegyzőkönyv hagyományosan 4–6 órás esti meló volt. Nem azért, mert nehéz — hanem mert szét van szórva. Pedig lehet 5 perc is, a helyszínen, a telefonjáról.

Mire való valójában a jegyzőkönyv

A szemlejegyzőkönyv három dolgot bizonyít. Hogy a szakember ott volt, látta, dokumentálta. Hogy a megállapításokat fotó rögzítette, kockázat szerint súlyozták, hivatkozás támasztja alá. És hogy az ügyfél pontosan tudja, mit kell javítani, mikorra, és ki csinálja. Egy audit, egy ellenőrzés vagy egy káresemény után ez a dokumentum számít — nem az emlékezete.

Miért lesz egy 1 órás bejárásból 4–6 óra

A helyszínen jegyzetfüzetbe ír, ide-oda felvázol egy ábrát, fotózik a telefonjával — egy közepes méretű telephelyen 30–50 képet. Hazaér, megnyitja a Word-sablont, újragépeli a kézírást. Aztán a legidegesítőbb rész: a fotókat egyesével beilleszteni a megfelelő megállapításhoz. Átméretez. Feliratoz. Sorba rendez. Aztán a kockázati besorolások, a határidők, egy intézkedési terv. Nyomtat (na, itt akad be a nyomtató). Aláíratja, szkenneli, e-mailezi.

Jegyzőkönyvenként négy-hat óra. Aki heti két-három telephelyet jár be, annak ez havi 60–100 óra — adminisztráció a tényleges munka helyett. Fél havi munkaidő, fotók rendezgetésével.

A hatlépéses helyszíni folyamat

A TUZKEMPRO az egészet kiviszi a helyszínre. Telefon vagy tablet a kézben, és mire kilép az ügyfél kapuján, a kész PDF már a postaládájában van.

1. Indítsa el a bejárást — válasszon ügyfelet, telephelyet, dátumot. Új ügyfélnél 30 másodperc.
2. Rögzítsen egy megállapítást — egy-két mondatos leírás, egy fotó a kamerából vagy a galériából (akár több egyszerre). A kép automatikusan a megállapításhoz csatolódik.
3. Kockázat egy koppintással — ötfokozatú skálán (Nincs / Alacsony / Közepes / Magas / Kritikus). Nevezze át a saját szakmájára: „megfelelőség” az élelmiszer-biztonságban, „eltérés” egy auditornak, „kárkategória” egy kárszakértőnek.
4. Hivatkozás — ahol jogszabály vonatkozik rá, egy beépített AI a leírásából javasolja a vonatkozó hatályos szabályokat; egy koppintás, és bekerül. (A Solo csomagtól felfelé.)
5. Aláírás a helyszínen — ujjal a képernyőn, vagy mentett aláírással. Egy bejáráson akár 4 résztvevő is aláírhat.
6. Véglegesítés — a PDF és a Word automatikusan elkészül. A „Küldés” a saját levelezőjében (Gmail, Outlook, Apple Mail) nyitja meg az e-mailt, csatolt fájllal és kitöltött tárggyal. A saját címéről megy — nem egy szürke rendszercímről —, így a válasz is Önhöz érkezik vissza.

Nincs otthoni Word. Nincs beakadó nyomtató. Nincs egyesével beillesztett kép.

Mit kell tartalmaznia ahhoz, hogy szakszerű legyen

A formátum ugyanaz, mint a klasszikus papíralapú változaté — csak digitálisan áll össze. A fejlécben az Ön neve és cége, a nyilvántartási száma, az ügyfél adatai, a telephely címe és a dátum; a törzsben a megállapítások fotóval, kockázattal, hivatkozásokkal és a résztvevők aláírásaival. Ugyanaz a dokumentum, töredék idő alatt.