Een inspectierapport op locatie in 5 minuten, vanaf je telefoon

Acht uur 's avonds. De rondgang was vanochtend, het Word-bestand is half af, de foto's staan verspreid over je galerij en de printer is — zoals altijd — net vastgelopen. Klinkt bekend? Een inspectierapport op locatie was van oudsher een avondklus van 4–6 uur. Niet omdat het moeilijk is — omdat het versnipperd is. Het kan in 5 minuten, op locatie, vanaf je telefoon.

Waar het rapport eigenlijk voor dient

Een inspectierapport bewijst drie dingen. Dat de vakman ter plaatse was, het zag en het vastlegde. Dat de bevindingen zijn vastgelegd met een foto, gewogen naar risico en onderbouwd met een referentie. En dat de klant precies weet wat er hersteld moet worden, wanneer en wie het doet. Na een audit, een controle of een schadeclaim telt dit document — niet je geheugen.

Waarom een rondgang van 1 uur uitloopt tot 4–6 uur

Op locatie schrijf je in een notitieboekje, schets je af en toe een tekening, maak je foto's met je telefoon — 30–50 stuks op een middelgrote locatie. Thuis open je de Word-sjabloon en typ je het handschrift over. Dan het meest irritante deel: de foto's er één voor één bij de juiste bevinding plakken. Formaat aanpassen. Bijschrift. Volgorde. Dan risicoscores, deadlines, een actieplan. Printen (nu loopt de printer vast). Laten ondertekenen, scannen, mailen.

Vier tot zes uur per rapport. Voor iemand die twee of drie locaties per week bezoekt, is dat 60–100 uur per maand — administratie in plaats van het eigenlijke werk. Een halve maand werktijd, besteed aan het schuiven met foto's.

Het proces op locatie in zes stappen

TUZKEMPRO verplaatst het hele proces naar de locatie. Telefoon of tablet in de hand, en tegen de tijd dat je de poort van de klant uitloopt, staat de afgeronde PDF al in je inbox.

1. Start de rondgang — kies klant, locatie, datum. Voor een nieuwe klant 30 seconden.
2. Leg een bevinding vast — een beschrijving van één of twee zinnen, een foto vanuit de camera of galerij (meerdere tegelijk). De foto wordt automatisch aan de bevinding gekoppeld.
3. Risico met één tik — op een schaal van vijf niveaus (Geen / Laag / Middel / Hoog / Kritiek). Hernoem het naar je vakgebied: “conformiteit” voor voedselveiligheid, “afwijking” voor een auditor, “schadecategorie” voor een schade-expert.
4. Referentie — waar regelgeving van toepassing is, stelt een ingebouwde AI op basis van je beschrijving de relevante actuele regels voor; met één tik voeg je ze toe. (Vanaf het Solo-abonnement.)
5. Onderteken op locatie — met een vinger op het scherm of een opgeslagen handtekening. Tot 4 deelnemers kunnen ondertekenen bij één rondgang.
6. Afronden — PDF en Word worden automatisch gegenereerd. “Verzenden” opent de e-mail in je eigen programma (Gmail, Outlook, Apple Mail) met het bestand bijgevoegd en het onderwerp ingevuld. Hij gaat vanaf je eigen adres — niet vanaf een anoniem systeemadres — zodat het antwoord bij jou terugkomt.

Geen Word thuis. Geen vastgelopen printer. Geen foto's één voor één plakken.

Wat het moet bevatten om professioneel te zijn

De opmaak is dezelfde als bij de klassieke papieren versie — hij wordt alleen digitaal samengesteld. In de kop staan je naam en bedrijf, je registratienummer, de gegevens van de klant, het adres van de locatie en de datum; in het hoofddeel staan de bevindingen met foto's, risico, referenties en de handtekeningen van de deelnemers. Zelfde document, een fractie van de tijd.