Um relatório de inspeção no local em 5 minutos, a partir do telemóvel

Oito da noite. A visita foi esta manhã, o ficheiro Word está a meio, as fotos andam espalhadas pela galeria e a impressora — como sempre — acabou de encravar. Soa-lhe familiar? Um relatório de inspeção no local tem sido, tradicionalmente, um trabalho de 4 a 6 horas à noite. Não por ser difícil — por estar fragmentado. Pode ser 5 minutos, no local, a partir do telemóvel.

Para que serve realmente o relatório

Um relatório de inspeção prova três coisas. Que o especialista esteve lá, viu e documentou. Que as constatações foram registadas com uma foto, ponderadas por risco e sustentadas por uma referência. E que o cliente sabe exatamente o que corrigir, até quando e quem o faz. Depois de uma auditoria, de uma inspeção ou de um sinistro, é este documento que conta — não a sua memória.

Porque é que uma visita de 1 hora se transforma em 4 a 6 horas

No local, escreve num caderno, faz um esboço aqui e ali, tira fotos com o telemóvel — 30 a 50 delas num local de dimensão média. Chega a casa, abre o modelo Word, volta a escrever o que anotou à mão. Depois vem a parte mais irritante: colar as fotos uma a uma junto da constatação certa. Redimensionar. Legendar. Reordenar. Depois as classificações de risco, os prazos, um plano de ação. Imprimir (é agora que a impressora encrava). Obter a assinatura, digitalizar, enviar por email.

Quatro a seis horas por relatório. Para quem visita dois ou três locais por semana, são 60 a 100 horas por mês — trabalho administrativo em vez do trabalho de verdade. Meio mês de tempo útil, gasto a arrumar fotos.

O processo de seis passos, feito no local

O TUZKEMPRO leva tudo para o local. Com o telemóvel ou o tablet na mão, e, quando sai pelo portão do cliente, o PDF terminado já está na sua caixa de entrada.

1. Inicie a visita — escolha o cliente, o local e a data. Para um cliente novo, 30 segundos.
2. Registe uma constatação — uma descrição de uma ou duas frases, uma foto da câmara ou da galeria (várias de uma vez). A imagem anexa-se automaticamente à constatação.
3. Risco com um toque — numa escala de cinco níveis (Nenhum / Baixo / Médio / Alto / Crítico). Renomeie-a para a sua área: «conformidade» na segurança alimentar, «desvio» para um auditor, «categoria de dano» para um perito de sinistros.
4. Referência — onde a regulamentação se aplica, uma IA integrada sugere as regras atuais relevantes a partir da sua descrição; um toque acrescenta-a. (A partir do plano Solo.)
5. Assine no local — com o dedo no ecrã ou uma assinatura guardada. Até 4 participantes podem assinar numa única visita.
6. Finalize — o PDF e o Word são gerados automaticamente. «Enviar» abre o email no seu próprio cliente (Gmail, Outlook, Apple Mail) com o ficheiro anexado e o assunto preenchido. Sai do seu endereço — não de um endereço de sistema anónimo — para que a resposta volte para si.

Sem Word em casa. Sem impressora encravada. Sem colar imagens uma a uma.

O que tem de conter para ser profissional

O formato é o mesmo da clássica versão em papel — apenas se monta de forma digital. O cabeçalho leva o seu nome e empresa, o seu número de credencial, os dados do cliente, a morada do local e a data; o corpo leva as constatações com fotos, o risco, as referências e as assinaturas dos participantes. O mesmo documento, numa fração do tempo.