Objekto patikros ataskaita per 5 minutes, tiesiai iš telefono

Vakaras, aštuonta valanda. Apžiūra vyko šįryt, Word failas užbaigtas per pusę, nuotraukos išmėtytos po visą galeriją, o spausdintuvas – kaip visada – ką tik užstrigo. Skamba pažįstamai? Objekto patikros ataskaita tradiciškai buvo 4–6 valandas trunkantis vakaro darbas. Ne todėl, kad sunku – todėl, kad viskas išbarstyta. O gali užtrukti 5 minutes, tiesiog objekte, iš telefono.

Kam iš tikrųjų reikalinga ataskaita

Patikros ataskaita įrodo tris dalykus. Kad specialistas ten buvo, matė ir užfiksavo. Kad radiniai užfiksuoti su nuotrauka, įvertinti pagal riziką ir pagrįsti nuoroda į teisės aktą. Ir kad klientas tiksliai žino, ką reikia sutvarkyti, iki kada ir kas tai padarys. Po audito, patikrinimo ar draudimo išmokos reikalavimo svarbus būtent šis dokumentas, o ne jūsų atmintis.

Kodėl 1 valandos apžiūra virsta 4–6 valandomis

Objekte rašote į užrašų knygelę, nubraižote kokią schemą, fotografuojate telefonu – vidutinio dydžio objekte tų nuotraukų 30–50. Grįžtate namo, atsidarote Word šabloną, iš naujo perrašote ranka rašytą tekstą. Tada pati erzinamiausia dalis: nuotraukų dėliojimas po vieną prie tinkamo radinio. Sumažinti. Pridėti antraštę. Perdėlioti. Paskui rizikos vertinimai, terminai, veiksmų planas. Atspausdinti (dabar užstringa spausdintuvas). Pasirašyti, skenuoti, išsiųsti el. paštu.

Keturios–šešios valandos vienai ataskaitai. Tam, kas per savaitę aplanko du ar tris objektus, tai 60–100 valandų per mėnesį – administravimas vietoj tikrojo darbo. Pusė mėnesio darbo laiko, praleisto stumdant nuotraukas.

Šešių žingsnių procesas objekte

TUZKEMPRO viską perkelia į objektą. Telefonas ar planšetė rankose, ir kol išeinate pro kliento vartus, gatava PDF ataskaita jau jūsų pašto dėžutėje.

1. Pradėkite apžiūrą – pasirinkite klientą, objektą, datą. Naujam klientui – 30 sekundžių.
2. Užfiksuokite radinį – vieno ar dviejų sakinių aprašymas, nuotrauka iš kameros ar galerijos (iškart kelios). Vaizdas prie radinio prisegamas automatiškai.
3. Rizika vienu bakstelėjimu – penkių lygių skalėje (Nėra / Maža / Vidutinė / Didelė / Kritinė). Pervadinkite ją pagal savo sritį: „atitiktis“ maisto saugai, „neatitiktis“ auditoriui, „žalos kategorija“ žalų ekspertui.
4. Nuoroda į teisės aktą – kur taikomas reguliavimas, integruotas AI pagal jūsų aprašymą pasiūlo aktualias galiojančias taisykles; vienu bakstelėjimu jos pridedamos. (Nuo Solo plano.)
5. Pasirašykite vietoje – pirštu ekrane arba išsaugotu parašu. Vienoje apžiūroje gali pasirašyti iki 4 dalyvių.
6. Užbaikite – PDF ir Word sukuriami automatiškai. „Siųsti“ atidaro el. laišką jūsų pačių programoje (Gmail, Outlook, Apple Mail) su prisegtu failu ir užpildyta tema. Jis išsiunčiamas iš jūsų adreso, o ne iš pilko sisteminio, tad atsakymas grįžta pas jus.

Jokio Word namuose. Jokio užstrigusio spausdintuvo. Jokio nuotraukų dėliojimo po vieną.

Ką ji turi turėti, kad būtų profesionali

Formatas toks pat kaip klasikinio popierinio varianto – tik surenkamas skaitmeniniu būdu. Antraštėje – jūsų vardas ir įmonė, jūsų pažymėjimo numeris, kliento duomenys, objekto adresas ir data; pagrindinėje dalyje – radiniai su nuotraukomis, rizika, nuorodos į teisės aktus ir dalyvių parašai. Tas pats dokumentas per kelis kartus trumpesnį laiką.