Poročilo o pregledu objekta v 5 minutah, kar s telefona

Osma ura zvečer. Ogled je bil danes zjutraj, Wordova datoteka je do polovice končana, fotografije so raztresene po galeriji, tiskalnik pa se je – kot vedno – ravnokar zagozdil. Vam zveni znano? Poročilo o pregledu objekta je bilo tradicionalno večerno delo za 4–6 ur. Ne zato, ker bi bilo težko – ampak ker je razdrobljeno. Lahko traja 5 minut, na terenu, kar s telefona.

Čemu poročilo pravzaprav služi

Poročilo o pregledu dokazuje tri stvari. Da je bil strokovnjak tam, da je videl in dokumentiral. Da so ugotovitve zajete s fotografijo, ovrednotene po tveganju in podprte s sklicem. In da naročnik natančno ve, kaj mora odpraviti, do kdaj in kdo to naredi. Po reviziji, inšpekcijskem pregledu ali odškodninskem zahtevku šteje prav ta dokument – ne vaš spomin.

Zakaj se enourni ogled spremeni v 4–6 ur

Na terenu pišete v beležnico, tu in tam skicirate kakšno risbo, s telefonom fotografirate – na srednje velikem objektu 30–50 posnetkov. Pridete domov, odprete Wordovo predlogo, na novo pretipkate zapiske. Nato pride najbolj mučni del: fotografije eno za drugo lepite k pravi ugotovitvi. Spreminjanje velikosti. Napisi. Preurejanje vrstnega reda. Nato ocene tveganja, roki, akcijski načrt. Tiskanje (zdaj se tiskalnik zagozdi). Podpis, skeniranje, e-pošta.

Štiri do šest ur na poročilo. Za nekoga, ki na teden obišče dva ali tri objekte, je to 60–100 ur na mesec – administracija namesto dejanskega dela. Pol meseca delovnega časa, porabljenega za prelaganje fotografij.

Šeststopenjski postopek na terenu

TUZKEMPRO celoten postopek prenese na teren. S telefonom ali tablico v roki – in ko stopite skozi naročnikova vrata, je dokončan PDF že v vašem nabiralniku.

1. Začnite ogled – izberite naročnika, objekt, datum. Za novega naročnika 30 sekund.
2. Zabeležite ugotovitev – opis v enem ali dveh stavkih, fotografija iz kamere ali galerije (več hkrati). Slika se samodejno pripne k ugotovitvi.
3. Tveganje z enim dotikom – na petstopenjski lestvici (Brez / Nizko / Srednje / Visoko / Kritično). Preimenujte jo po svoji stroki: „skladnost“ za varnost živil, „odstopanje“ za revizorja, „kategorija škode“ za cenilca škode.
4. Sklic – kjer velja predpis, vgrajeni AI iz vašega opisa predlaga ustrezne veljavne predpise; z enim dotikom ga dodate. (Od paketa Solo naprej.)
5. Podpis na terenu – s prstom po zaslonu ali s shranjenim podpisom. Pri enem ogledu se lahko podpiše do 4 udeležencev.
6. Zaključite – PDF in Word se ustvarita samodejno. „Pošlji“ odpre e-pošto v vašem lastnem odjemalcu (Gmail, Outlook, Apple Mail) s pripeto datoteko in izpolnjeno zadevo. Odide z vašega naslova – ne z brezosebnega sistemskega – tako da se odgovor vrne k vam.

Brez Worda doma. Brez zagozdenega tiskalnika. Brez lepljenja slik eno za drugo.

Kaj mora vsebovati, da je strokovno

Oblika je enaka kot pri klasični papirnati različici – le da se sestavi digitalno. V glavi so vaše ime in podjetje, številka vašega pooblastila, podatki naročnika, naslov objekta in datum; v jedru so ugotovitve s fotografijami, tveganjem, sklici in podpisi udeležencev. Isti dokument, v delčku časa.