En tilsynsrapport på 5 minutter, fra din telefon

Klokken otte om aftenen. Gennemgangen var i morges, Word-filen er halvt færdig, billederne ligger spredt ud over dit galleri, og printeren har — som altid — lige sat papir i klemme. Lyder det bekendt? En tilsynsrapport har traditionelt været et aftenarbejde på 4-6 timer. Ikke fordi det er svært — fordi det er splittet op. Det kan tage 5 minutter, på stedet, fra din telefon.

Hvad rapporten egentlig er til for

En tilsynsrapport dokumenterer tre ting. At den sagkyndige var der, så det, dokumenterede det. At fundene blev registreret med et billede, vægtet efter risiko, understøttet af en henvisning. Og at kunden ved præcis, hvad der skal udbedres, hvornår og af hvem. Efter en audit, et tilsyn eller en skadesanmeldelse er det dette dokument, der tæller — ikke din hukommelse.

Hvorfor en gennemgang på 1 time bliver til 4-6 timer

På stedet skriver du i en notesbog, tegner en skitse i ny og næ, tager billeder på din telefon — 30-50 af dem på en mellemstor ejendom. Du kommer hjem, åbner Word-skabelonen, taster håndskriften ind igen. Så det mest irriterende: at sætte billederne ind ét for ét ved siden af det rigtige fund. Ret størrelsen til. Skriv billedtekst. Omarranger. Så risikovurderinger, frister, en handlingsplan. Print (nu sætter printeren papir i klemme). Få det underskrevet, scan, mail.

Fire til seks timer per rapport. For en, der besøger to eller tre ejendomme om ugen, er det 60-100 timer om måneden — administration i stedet for det egentlige arbejde. En halv måneds arbejdstid brugt på at flytte rundt på billeder.

Den seks-trins proces på stedet

TUZKEMPRO flytter det hele ud på stedet. Telefon eller tablet i hånden, og inden du går ud ad kundens port, ligger den færdige PDF allerede i din indbakke.

1. Start gennemgangen — vælg kunde, ejendom, dato. For en ny kunde tager det 30 sekunder.
2. Registrer et fund — en beskrivelse på en eller to sætninger, et billede fra kameraet eller galleriet (flere ad gangen). Billedet knyttes automatisk til fundet.
3. Risiko med ét tryk — på en fem-trins skala (Ingen / Lav / Middel / Høj / Kritisk). Omdøb den til dit fag: “compliance” for fødevaresikkerhed, “afvigelse” for en auditor, “skadeskategori” for en taksator.
4. Henvisning — hvor regulering er relevant, foreslår en indbygget AI de relevante gældende regler ud fra din beskrivelse; ét tryk tilføjer den. (Fra Solo-planen og opefter.)
5. Underskriv på stedet — med en finger på skærmen eller en gemt underskrift. Op til 4 deltagere kan underskrive på en enkelt gennemgang.
6. Afslut — PDF og Word genereres automatisk. “Send” åbner e-mailen i dit eget program (Gmail, Outlook, Apple Mail) med filen vedhæftet og emnefeltet udfyldt. Den sendes fra din adresse — ikke en grå systemadresse — så svaret kommer tilbage til dig.

Ingen Word derhjemme. Ingen papirstop. Ingen billeder, der skal sættes ind ét for ét.

Hvad den skal indeholde for at være professionel

Formatet er det samme som den klassiske papirudgave — det samles bare digitalt. Sidehovedet indeholder dit navn og firma, dit autorisationsnummer, kundens oplysninger, ejendommens adresse og datoen; brødteksten indeholder fundene med billeder, risiko, henvisninger og deltagernes underskrifter. Samme dokument, en brøkdel af tiden.