Protokol z místní kontroly za 5 minut, z telefonu

Osm večer. Obhlídka byla dnes ráno, wordový soubor je z poloviny hotový, fotky máte roztroušené po celé galerii a tiskárna — jako vždycky — se právě zasekla. Zní vám to povědomě? Protokol z místní kontroly býval odjakživa práce na 4–6 hodin večer. Ne proto, že by byl složitý — protože je roztříštěný. Může to být 5 minut, přímo na místě, z telefonu.

K čemu protokol vlastně slouží

Protokol z kontroly dokládá tři věci. Že tam odborník byl, viděl to, zdokumentoval. Že jsou zjištění zachycená fotkou, ohodnocená mírou rizika a podložená odkazem na předpis. A že klient přesně ví, co má opravit, do kdy a kdo to udělá. Po auditu, kontrole nebo pojistné události platí právě tenhle dokument — ne vaše paměť.

Proč se z hodinové obhlídky stane 4–6 hodin

Na místě si píšete do bloku, tu a tam načrtnete schéma, telefonem fotíte — na středně velkém objektu 30–50 snímků. Přijdete domů, otevřete wordovou šablonu, přepíšete rukopis. Pak přijde ta nejotravnější část: vkládání fotek jednu po druhé ke správnému zjištění. Zmenšit. Popsat. Přeskládat. Pak míry rizika, termíny, plán opatření. Vytisknout (teď se tiskárna zasekne). Nechat podepsat, naskenovat, odeslat e-mailem.

Čtyři až šest hodin na jeden protokol. Kdo objíždí dva nebo tři objekty týdně, věnuje tomu 60–100 hodin měsíčně — administrativa místo skutečné práce. Půl měsíce pracovní doby stráveného přehazováním fotek.

Šestikrokový postup přímo na místě

TUZKEMPRO přesune celou práci na místo. Telefon nebo tablet v ruce, a než vyjdete z klientovy brány, hotové PDF už máte ve schránce.

1. Spusťte obhlídku — vyberte klienta, objekt, datum. U nového klienta 30 sekund.
2. Zaznamenejte zjištění — jednou nebo dvěma větami popis, fotka z fotoaparátu nebo galerie (i několik najednou). Snímek se ke zjištění připojí automaticky.
3. Riziko jedním klepnutím — na pětistupňové škále (Žádné / Nízké / Střední / Vysoké / Kritické). Přejmenujte si ji podle svého oboru: „shoda“ pro bezpečnost potravin, „odchylka“ pro auditora, „kategorie poškození“ pro likvidátora škod.
4. Odkaz na předpis — kde se uplatní legislativa, vestavěná AI z vašeho popisu navrhne příslušné platné předpisy; jedním klepnutím ho přidáte. (Od plánu Solo výše.)
5. Podpis na místě — prstem na displeji, nebo uloženým podpisem. Na jedné obhlídce se mohou podepsat až 4 účastníci.
6. Dokončete — PDF i Word se vygenerují automaticky. „Odeslat“ otevře e-mail ve vašem vlastním klientovi (Gmail, Outlook, Apple Mail) s přiloženým souborem a vyplněným předmětem. Odejde z vaší adresy — ne z nějaké šedé systémové — takže odpověď se vrátí vám.

Žádný Word doma. Žádná zaseknutá tiskárna. Žádné vkládání fotek jedné po druhé.

Co musí obsahovat, aby byl profesionální

Formát je stejný jako u klasické papírové verze — jen se sestaví digitálně. V hlavičce je vaše jméno a firma, číslo oprávnění, údaje klienta, adresa objektu a datum; v těle jsou zjištění s fotkami, riziko, odkazy na předpisy a podpisy účastníků. Stejný dokument, zlomek času.