Protokół z kontroli obiektu w 5 minut, z telefonu

Ósma wieczorem. Obchód był dziś rano, plik Word jest w połowie gotowy, zdjęcia porozrzucane po całej galerii, a drukarka — jak zwykle — właśnie się zacięła. Brzmi znajomo? Protokół z kontroli obiektu tradycyjnie był wieczorną robotą na 4–6 godzin. Nie dlatego, że jest trudny — dlatego, że jest rozdrobniony. A może zająć 5 minut, na miejscu, z telefonu.

Do czego tak naprawdę służy protokół

Protokół z kontroli dowodzi trzech rzeczy. Że specjalista tam był, zobaczył, udokumentował. Że spostrzeżenia zostały uchwycone zdjęciem, zważone ryzykiem, poparte podstawą prawną. I że klient dokładnie wie, co ma naprawić, do kiedy i kto to robi. Po audycie, kontroli czy roszczeniu liczy się właśnie ten dokument — a nie czyjaś pamięć.

Dlaczego godzinny obchód zamienia się w 4–6 godzin

Na miejscu robi się notatki w notatniku, szkicuje od czasu do czasu jakiś schemat, robi zdjęcia telefonem — 30–50 na średniej wielkości obiekcie. Po powrocie do domu otwiera się szablon Word i przepisuje odręczne notatki. Potem najbardziej irytująca część: wklejanie zdjęć jedno po drugim do właściwego spostrzeżenia. Zmiana rozmiaru. Podpis. Zmiana kolejności. Potem oceny ryzyka, terminy, plan działań. Wydruk (i teraz drukarka się zacina). Zdobycie podpisu, skan, wysyłka e-mailem.

Cztery do sześciu godzin na jeden protokół. Dla kogoś, kto odwiedza dwa–trzy obiekty tygodniowo, to 60–100 godzin miesięcznie — administracja zamiast właściwej pracy. Pół miesiąca czasu pracy zeszło na przekładanie zdjęć.

Sześciokrokowy proces na obiekcie

TUZKEMPRO przenosi całość na obiekt. Telefon albo tablet w ręku, i zanim wychodzi się przez bramę klienta, gotowy PDF jest już w skrzynce.

1. Rozpocznij obchód — wybierz klienta, obiekt, datę. Dla nowego klienta 30 sekund.
2. Zarejestruj spostrzeżenie — opis w jednym–dwóch zdaniach, zdjęcie z aparatu lub galerii (kilka naraz). Obraz podpina się do spostrzeżenia automatycznie.
3. Ryzyko jednym dotknięciem — w pięciostopniowej skali (Brak / Niskie / Średnie / Wysokie / Krytyczne). Zmień nazwę pod swoją branżę: „zgodność” dla bezpieczeństwa żywności, „odchylenie” dla audytora, „kategoria szkody” dla likwidatora szkód.
4. Podstawa prawna — tam, gdzie mają zastosowanie przepisy, wbudowana AI podpowiada odpowiednie aktualne regulacje na podstawie Twojego opisu; jedno dotknięcie i gotowe. (Od planu Solo wzwyż.)
5. Podpis na miejscu — palcem na ekranie albo zapisanym podpisem. Na jednym obchodzie może podpisać się do 4 uczestników.
6. Sfinalizuj — PDF i Word generują się automatycznie. „Wyślij” otwiera wiadomość w Twoim własnym programie pocztowym (Gmail, Outlook, Apple Mail) z załączonym plikiem i wypełnionym tematem. Wychodzi z Twojego adresu — nie z szarego, systemowego — więc odpowiedź wraca do Ciebie.

Żadnego Worda w domu. Żadnego zacięcia drukarki. Żadnego wklejania zdjęć jedno po drugim.

Co musi zawierać, żeby był profesjonalny

Format jest taki sam jak w klasycznej wersji papierowej — po prostu składa się cyfrowo. Nagłówek nosi Twoje imię i nazwę firmy, numer uprawnień, dane klienta, adres obiektu i datę; treść niesie spostrzeżenia ze zdjęciami, ryzyko, podstawy prawne i podpisy uczestników. Ten sam dokument, ułamek czasu.