20 perc az íróasztalnál — a munkamenet annak, aki inkább nem telefonozna a helyszínen

Nem mindenki akar telefonnal a kezében ácsorogni a helyszínen. Egyik kollégánk — 50 felett, 25 éve tűz- és munkavédelmi tanácsadó — papírra jegyzeteli a hibákat, fotózza őket a telefonjával, és terepen ennyi is az egész. A jegyzőkönyv a gépnél áll össze. Húsz perc: nem az az öt, amit akkor kapsz, ha a helyszínen telefonról csinálsz mindent, de köszönőviszonyban sincs a 4–6 óra Worddel.

Miért nem a telefon

„A telefon nem a barátom. Lassan gépelek rajta, és azon a képernyőn nem tudom átlátni a hibákat.”

Ezzel nem vitatkozunk. A TUZKEMPRO a számítógépen pontosan azt tudja, amit a telefonon — csak kényelmes gépeléssel (vagy diktálással), nagyobb képernyővel, és egy hibatárral, amit könnyebb átfutni.

Az ő bevált munkamenete: visszaér az irodába a fotókkal és a papíron lévő jegyzetekkel. A képeket Google Drive-on, OneDrive-on vagy kábelen áthozza a telefonról — két perc. Megnyitja a TUZKEMPRO-t a gépen. Új bejárás; ügyfél, telephely, dátum — már benne van az ügyféllistában, két kattintás. Aztán jönnek a hibák.

A hibatár dolgozik helyetted

Itt válik érdekessé. A hibák többsége — lejárt tűzoltó-készülék ellenőrzés, kiégett irányfény, felirat nélküli gáztároló, eltorlaszolt menekülési út — már benne van a tárban. Egy kattintás, és bekerül a jegyzőkönyvbe. Fotót hozzá, egy koppintás a kockázatra, kész.

Tíz-tizenöt hiba → öt-hét perc.

Diktálás — mindenre, ami még nincs a tárban

Amit nem talál a tárban — vadonatúj eset, szokatlan probléma —, azt nem gépeli be. A számítógép beépített diktálását használja, és bemondja a jegyzetet a mikrofonba; a szöveg a leírás mezőben landol. Néhány másodperc. (Windowson ez a Win + H billentyűparancs — ingyenes, beépített. Mi nem adjuk hozzá; csak megmutatjuk, hogyan használd a tár mellett.)

A frissen rögzített hiba egy kattintással bekerül a tárba. Amikor legközelebb hasonló jön elő, kiválasztja a listából — nem kell újra diktálnia.

A tár magától bővül

Ez ennek a munkamenetnek a titka. Az első 5–10 bejárás után a tár már elég gazdag ahhoz, hogy egy új jegyzőkönyv 80%-a kattints-és-válaszd. A maradék 20%-ot bediktálja vagy begépeli — gyorsan, mert azok az új, ritka esetek.

Három hónap múlva a 20 perc leesik 12–15-re. Hat hónap után egy átlagos jegyzőkönyv 10 perc alatt összeáll. Nem dolgozik többet — a rendszer dolgozik helyette.

Miről mondasz le

Ez nem a TUZKEMPRO „hivatalos” terepi munkamenete — ez egy alternatíva, és két dologba kerül.

Az aláírás nem a helyszínen kerül rá. Az ügyfélnek utólag, e-mailben kell visszaküldenie egy aláírt példányt, vagy legközelebb személyesen aláírnia. Még így is sokkal jobb, mint egy fotó nélküli Word-fájl.

A jegyzőkönyv nem lesz kész azonnal. Ha az ügyfeled a bejárástól számított egy órán belül várja a PDF-et, ez nem fogja hozni. De ha a munkák között úgyis 2–3 órát vezetsz, az nem gond.

Kinek való

Bárkinek, aki nem szereti a kis képernyőt. Akinek a szeme már nem 20 éves. Akinek a telefonja „nem a barátja”. Aki gyorsabban diktál, mint gépel. Aki egy hosszabb út után úgyis hazafelé vezet — neki ideális. Papír és fotók a helyszínen, 20 perc a gépnél. Otthon nincs Word, nincs nyomtató, nincs képek egyenkénti beillesztése.

A megtakarítás itt nem 4–6 óra → 5 perc, hanem 4–6 óra → 20 perc. Ez még mindig az időd 80–90%-a vissza.