20 minút za stolom — postup, ak radšej nechcete používať telefón na mieste

Nie každý chce stáť na mieste s telefónom v ruke. Jeden náš kolega — po päťdesiatke, 25 rokov ako požiarny a bezpečnostný poradca — si zistenia zapíše na papier, na telefón odfotí, a to je v teréne všetko. Správa vznikne za stolom. Dvadsať minút: nie tých päť, ktoré máte, keď robíte všetko na mieste z telefónu, ale ani zďaleka nie 4–6 hodín vo Worde.

Prečo nie telefón

„Telefón nie je môj kamarát. Píšem naň pomaly a na tej obrazovke tie zistenia neuchopím.“

S tým sa nebudeme hádať. Na počítači robí TUZKEMPRO presne to, čo na telefóne — len s pohodlným písaním (alebo diktovaním), väčšou obrazovkou a knižnicou zistení, ktorá sa ľahšie prezerá.

Postup, ktorý mu funguje: vráti sa do kancelárie s fotkami a papierovými poznámkami. Obrázky presunie z telefónu cez Google Drive, OneDrive alebo kábel — dve minúty. Otvorí TUZKEMPRO na počítači. Nová obhliadka; klient, objekt, dátum — už v jeho zozname klientov, dve kliknutia. Potom zistenia.

Knižnica zistení robí prácu za vás

Tu to začína byť zaujímavé. Väčšina zistení — kontrola hasiaceho prístroja po termíne, nesvietiace núdzové svetlo, neoznačený sklad plynu, zablokovaná úniková cesta — je už v knižnici. Jedno kliknutie a je to v správe. Pridá fotku, jedným ťuknutím riziko, hotovo.

Desať až pätnásť zistení → päť až sedem minút.

Diktovanie — pre všetko, čo ešte nie je v knižnici

Čo nie je v knižnici — úplne nový prípad, nezvyčajný problém — nepíše. Použije diktovanie zabudované v počítači a poznámku nadiktuje do mikrofónu; text pristane v poli s popisom. Pár sekúnd. (V systéme Windows je to skratka Win + H — zadarmo, zabudované. My ju nepridávame; len vám ukážeme, ako ju používať spolu s knižnicou.)

Čerstvo zachytené zistenie pridá do knižnice jedným kliknutím. Keď nabudúce príde niečo podobné, vyberie to zo zoznamu — nediktuje to znova.

Knižnica rastie sama

To je tajomstvo tohto postupu. Po prvých 5–10 obhliadkach je knižnica dosť bohatá na to, aby 80 % novej správy bolo len klikni-a-vyber. Zvyšných 20 % nadiktuje alebo napíše — rýchlo, lebo to sú tie nové, zriedkavé prípady.

Po troch mesiacoch tých 20 minút klesne na 12–15. Po šiestich vznikne priemerná správa za menej než 10. Nerobí viac — systém pracuje zaňho.

Čoho sa vzdáte

Nie je to „oficiálny“ terénny postup TUZKEMPRO — je to alternatíva a stojí vás dve veci.

Podpis sa nedáva na mieste. Klient musí podpísanú kópiu poslať dodatočne e-mailom, alebo podpísať osobne nabudúce. Stále oveľa lepšie než Word bez fotiek.

Správa nie je hotová okamžite. Ak váš klient očakáva PDF do hodiny od obhliadky, takto to nepôjde. Ale ak aj tak máte medzi zákazkami 2–3 hodiny jazdy, to nevadí.

Pre koho to je

Pre každého, kto neznáša malú obrazovku. Komu oči už nemajú 20 rokov. Komu telefón „nie je kamarát“. Kto diktuje rýchlejšie, než píše. Kto aj tak ide domov z dlhšej cesty — pre toho je to ideálne. Papier a fotky na mieste, 20 minút za stolom. Doma žiadny Word, žiadna tlačiareň, žiadne vkladanie obrázkov jeden po druhom.

Úspora tu nie je 4–6 hodín → 5 minút, ale 4–6 hodín → 20 minút. To je stále 80–90 % vášho času späť.