20 minut za mizo — postopek, če na terenu raje ne uporabljate telefona

Nihče ne stoji rad na terenu s telefonom v roki. Eden od naših kolegov — čez 50, 25 let svetovalec za požarno varnost in varnost pri delu — ugotovitve zapisuje na papir, fotografije naredi s telefonom, in s tem je na terenu opravljeno. Poročilo sestavi za mizo. Dvajset minut: ne pet, kot bi jih dobili, če vse opravite na terenu s telefonom, a še zdaleč ne 4–6 ur v Wordu.

Zakaj ne telefon

„Telefon mi ni prijatelj. Na njem počasi tipkam in na tistem zaslonu ugotovitev ne morem dobro pregledati."

S tem se ne bomo prepirali. Na računalniku TUZKEMPRO počne natanko to, kar počne na telefonu — le z udobnim tipkanjem (ali narekovanjem), večjim zaslonom in knjižnico ugotovitev, ki jo je lažje pregledati.

Postopek, ki pri njem deluje: v pisarno se vrne s fotografijami in papirnatimi zapiski. Slike prenese s telefona prek Google Drive, OneDrive ali kabla — dve minuti. Na računalniku odpre TUZKEMPRO. Nov pregled; stranka, lokacija, datum — že na njegovem seznamu strank, dva klika. Nato ugotovitve.

Knjižnica ugotovitev opravi delo namesto vas

Tu postane zanimivo. Večina ugotovitev — zamujen pregled gasilnika, pokvarjena zasilna svetilka, neoznačeno skladišče plina, zaprta evakuacijska pot — je že v knjižnici. En klik in je v poročilu. Dodate fotografijo, en dotik za tveganje in gotovo.

Deset do petnajst ugotovitev → pet do sedem minut.

Narekovanje — za vse, česar v knjižnici še ni

Česar v knjižnici ni — povsem nov primer, nenavadna težava — ne tipka. Uporabi vgrajeno narekovanje svojega računalnika in zapisek prebere v mikrofon; besedilo se pojavi v polju za opis. Nekaj sekund. (V sistemu Windows je to bližnjica Win + H — brezplačna, vgrajena. Mi je ne dodajamo; le pokažemo vam, kako jo uporabljati ob knjižnici.)

Sveže zajeto ugotovitev z enim klikom doda v knjižnico. Ko naslednjič naleti na kaj podobnega, jo izbere s seznama — brez ponovnega narekovanja.

Knjižnica raste sama od sebe

V tem je skrivnost tega postopka. Po prvih 5–10 pregledih je knjižnica dovolj bogata, da 80 % novega poročila nastane s klikanjem in izbiranjem. Preostalih 20 % narekuje ali natipka — hitro, saj gre za nove, redke primere.

Po treh mesecih se 20 minut zmanjša na 12–15. Po šestih povprečno poročilo nastane v manj kot 10 minutah. Ne dela več — sistem dela zanj.

Čemu se odpoveste

To ni „uradni" terenski postopek TUZKEMPRO — je alternativa in stane vas dve stvari.

Podpis ni oddan na kraju samem. Stranka mora podpisan izvod pozneje poslati po e-pošti ali podpisati osebno naslednjič. Še vedno veliko bolje kot Word datoteka brez fotografij.

Poročilo ni pripravljeno takoj. Če stranka pričakuje PDF v eni uri po pregledu, to ne bo šlo. Če pa imate med posli tako ali tako 2–3 ure vožnje, to ni težava.

Za koga je

Za vsakogar, ki ne mara majhnega zaslona. Čigar oči niso več pri dvajsetih. Čigar telefon „mu ni prijatelj". Ki hitreje narekuje kot tipka. Ki se tako ali tako z daljše poti vrača domov — zanj je idealno. Papir in fotografije na terenu, 20 minut za mizo. Doma brez Worda, brez tiskalnika, brez lepljenja slik eno za drugo.

Prihranek tu ni 4–6 ur → 5 minut, ampak 4–6 ur → 20 minut. To je še vedno 80–90 % vašega časa nazaj.