20 minutos à secretária — o fluxo de trabalho para quem prefere não usar o telemóvel no local

Nem toda a gente gosta de estar no local com o telemóvel na mão. Um colega nosso — com mais de 50 anos e 25 de experiência como técnico de segurança contra incêndios e do trabalho — aponta as constatações no papel, tira fotografias com o telemóvel, e no terreno é só isto. O relatório monta-se à secretária. Vinte minutos: não os cinco que se conseguem fazendo tudo no local a partir do telemóvel, mas nada de comparável às 4 a 6 horas de Word.

Porquê não o telemóvel

“O telemóvel não é meu amigo. Escrevo devagar naquilo e não consigo assimilar as constatações naquele ecrã.”

Não vamos discutir isso. Num computador, o TUZKEMPRO faz exatamente o que faz num telemóvel — só que com uma escrita confortável (ou ditado), um ecrã maior e uma biblioteca de constatações mais fácil de percorrer.

O fluxo que funciona para ele: chega ao escritório com as fotografias e as notas em papel. Passa as imagens do telemóvel para o computador através do Google Drive, do OneDrive ou de um cabo — dois minutos. Abre o TUZKEMPRO no computador. Nova vistoria; cliente, local, data — já estão na sua lista de clientes, dois cliques. Depois, as constatações.

A biblioteca de constatações trabalha por si

É aqui que a coisa fica interessante. A maioria das constatações — inspeção do extintor em atraso, luz de emergência fundida, depósito de gás sem sinalização, via de evacuação obstruída — já está na biblioteca. Um clique e está no relatório. Junta-se uma fotografia, um toque para o risco, feito.

Dez a quinze constatações → cinco a sete minutos.

Ditado — para tudo o que ainda não está na biblioteca

O que não estiver na biblioteca — um caso completamente novo, um problema invulgar — não o escreve. Usa o ditado integrado do computador e lê a nota para o microfone; o texto aparece no campo de descrição. Uns segundos. (No Windows, é o atalho Win + H — gratuito, integrado. Não somos nós que o acrescentamos; apenas lhe mostramos como usá-lo em conjunto com a biblioteca.)

A constatação acabada de registar é adicionada à biblioteca com um clique. Da próxima vez que surgir algo semelhante, escolhe-a da lista — sem ter de ditar outra vez.

A biblioteca cresce sozinha

É esse o segredo deste fluxo de trabalho. Ao fim das primeiras 5 a 10 vistorias, a biblioteca já é suficientemente rica para que 80% de um novo relatório seja clicar-e-escolher. Os outros 20% dita ou escreve — rapidamente, porque são os casos novos e raros.

Ao fim de três meses, os 20 minutos passam a 12–15. Ao fim de seis, um relatório médio monta-se em menos de 10. Não está a trabalhar mais — é o sistema que trabalha por ele.

O que se abdica

Este não é o fluxo de campo “oficial” do TUZKEMPRO — é uma alternativa, e custa-lhe duas coisas.

A assinatura não se recolhe no local. O cliente tem de devolver uma cópia assinada por email depois, ou assinar presencialmente na visita seguinte. Ainda assim, muito melhor do que um ficheiro Word sem fotografias.

O relatório não fica pronto de imediato. Se o seu cliente espera o PDF dentro de uma hora após a vistoria, isto não serve. Mas se tem de qualquer forma 2 a 3 horas de estrada entre trabalhos, não é problema.

Para quem é

Para quem não gosta de ecrãs pequenos. Para quem já não tem olhos de 20 anos. Para quem “o telemóvel não é seu amigo”. Para quem dita mais depressa do que escreve. Para quem está de qualquer forma a conduzir de volta de uma viagem mais longa — para essa pessoa é ideal. Papel e fotografias no local, 20 minutos à secretária. Nada de Word em casa, nada de impressora, nada de colar imagens uma a uma.

A poupança aqui não é de 4 a 6 horas → 5 minutos, mas de 4 a 6 horas → 20 minutos. Continua a ser 80 a 90% do seu tempo recuperado.