20 minuten aan het bureau — de werkwijze als u liever geen telefoon op locatie gebruikt

Niet iedereen wil op locatie met een telefoon in de hand staan. Een collega van ons — boven de 50, 25 jaar brand- en veiligheidsadviseur — noteert bevindingen op papier, maakt foto's met zijn telefoon, en dat is alles in het veld. Het rapport komt aan het bureau tot stand. Twintig minuten: niet de vijf die u haalt als u alles ter plekke met uw telefoon doet, maar bij lange na geen 4–6 uur in Word.

Waarom niet de telefoon

“De telefoon is mijn vriend niet. Ik typ er langzaam op, en ik kan de bevindingen op dat scherm niet overzien.”

Daar valt niet over te twisten. Op een computer doet TUZKEMPRO precies wat het op een telefoon doet — alleen met comfortabel typen (of dicteren), een groter scherm en een bevindingenbibliotheek die makkelijker te overzien is.

De werkwijze die voor hem werkt: hij komt terug op kantoor met de foto's en de aantekeningen op papier. Hij haalt de foto's van de telefoon via Google Drive, OneDrive of een kabel — twee minuten. Opent TUZKEMPRO op de computer. Nieuwe rondgang; klant, locatie, datum — staan al in zijn klantenlijst, twee klikken. Dan de bevindingen.

De bevindingenbibliotheek doet het werk voor u

Hier wordt het interessant. De meeste bevindingen — keuring brandblusser verlopen, noodverlichting uit, gasopslag niet gemarkeerd, vluchtroute geblokkeerd — staan al in de bibliotheek. Eén klik en het staat in het rapport. Voeg een foto toe, één tik voor het risico, klaar.

Tien tot vijftien bevindingen → vijf tot zeven minuten.

Dictaat — voor alles wat nog niet in de bibliotheek staat

Wat niet in de bibliotheek staat — een gloednieuw geval, een ongebruikelijk probleem — typt hij niet. Hij gebruikt het ingebouwde dictaat van zijn computer en leest de aantekening in de microfoon; de tekst belandt in het omschrijvingsveld. Een paar seconden. (Op Windows is dat de sneltoets Win + H — gratis, ingebouwd. Wij voegen het niet toe; we laten alleen zien hoe u het naast de bibliotheek gebruikt.)

De zojuist vastgelegde bevinding wordt met één klik aan de bibliotheek toegevoegd. De volgende keer dat iets soortgelijks langskomt, kiest hij het uit de lijst — geen opnieuw dicteren.

De bibliotheek groeit vanzelf

Dat is het geheim van deze werkwijze. Na de eerste 5–10 rondgangen is de bibliotheek rijk genoeg dat 80% van een nieuw rapport klik-en-kies is. De overige 20% dicteert of typt hij — snel, want dat zijn de nieuwe, zeldzame gevallen.

Na drie maanden zakken de 20 minuten naar 12–15. Na zes komt een gemiddeld rapport in minder dan 10 minuten tot stand. Hij werkt niet harder — het systeem werkt voor hem.

Wat u inlevert

Dit is niet de “officiële” veldwerkwijze van TUZKEMPRO — het is een alternatief, en het kost u twee dingen.

De handtekening komt er niet op locatie op. De klant moet achteraf een ondertekend exemplaar per e-mail terugsturen, of de volgende keer persoonlijk tekenen. Nog altijd veel beter dan een Word-bestand zonder foto's.

Het rapport is niet meteen klaar. Als uw klant de PDF binnen een uur na de rondgang verwacht, lukt dat hiermee niet. Maar als u toch 2–3 uur tussen opdrachten door rijdt, is dat geen probleem.

Voor wie het is

Iedereen die een klein scherm vervelend vindt. Wiens ogen niet meer 20 zijn. Wiens telefoon “zijn vriend niet is”. Wie sneller dicteert dan typt. Wie toch al van een langere rit naar huis rijdt — voor hen is het ideaal. Papier en foto's op locatie, 20 minuten aan het bureau. Geen Word thuis, geen printer, geen foto's een voor een plakken.

De besparing hier is niet 4–6 uur → 5 minuten, maar 4–6 uur → 20 minuten. Dat is nog steeds 80–90% van uw tijd terug.