20 λεπτά στο γραφείο — η ροή εργασίας αν προτιμάτε να μη χρησιμοποιείτε το κινητό στο πεδίο

Δεν θέλουν όλοι να στέκονται στο πεδίο κρατώντας ένα κινητό. Ένας συνάδελφός μας — άνω των 50, με 25 χρόνια ως σύμβουλος πυρασφάλειας και ασφάλειας — σημειώνει τα ευρήματα στο χαρτί, βγάζει φωτογραφίες με το κινητό του, και αυτό είναι όλο στο πεδίο. Η αναφορά συντάσσεται στο γραφείο. Είκοσι λεπτά: όχι τα πέντε που πετυχαίνετε κάνοντας τα πάντα στο πεδίο από το κινητό, αλλά τίποτα σαν τις 4–6 ώρες στο Word.

Γιατί όχι το κινητό

«Το κινητό δεν είναι φίλος μου. Πληκτρολογώ αργά σε αυτό, και δεν μπορώ να συλλάβω τα ευρήματα σε εκείνη την οθόνη.»

Δεν θα διαφωνήσουμε με αυτό. Στον υπολογιστή το TUZKEMPRO κάνει ακριβώς ό,τι κάνει στο κινητό — απλώς με άνετη πληκτρολόγηση (ή υπαγόρευση), μεγαλύτερη οθόνη και μια βιβλιοθήκη ευρημάτων που σαρώνεται πιο εύκολα.

Η ροή που δουλεύει γι' αυτόν: επιστρέφει στο γραφείο με τις φωτογραφίες και τις σημειώσεις στο χαρτί. Μεταφέρει τις εικόνες από το κινητό μέσω Google Drive, OneDrive ή με καλώδιο — δύο λεπτά. Ανοίγει το TUZKEMPRO στον υπολογιστή. Νέα επιθεώρηση· πελάτης, εγκατάσταση, ημερομηνία — ήδη στη λίστα πελατών του, δύο κλικ. Μετά τα ευρήματα.

Η βιβλιοθήκη ευρημάτων κάνει τη δουλειά για εσάς

Εδώ γίνεται ενδιαφέρον. Τα περισσότερα ευρήματα — ληγμένος έλεγχος πυροσβεστήρα, χαλασμένος φωτισμός ασφαλείας, αποθήκη αερίων χωρίς σήμανση, φραγμένη οδός διαφυγής — υπάρχουν ήδη στη βιβλιοθήκη. Ένα κλικ και μπαίνει στην αναφορά. Προσθέτετε μια φωτογραφία, ένα πάτημα για τον κίνδυνο, έτοιμο.

Δέκα έως δεκαπέντε ευρήματα → πέντε έως επτά λεπτά.

Υπαγόρευση — για ό,τι δεν υπάρχει ακόμη στη βιβλιοθήκη

Ό,τι δεν υπάρχει στη βιβλιοθήκη — μια ολοκαίνουργια περίπτωση, ένα ασυνήθιστο πρόβλημα — δεν το πληκτρολογεί. Χρησιμοποιεί την ενσωματωμένη υπαγόρευση του υπολογιστή του και διαβάζει τη σημείωση στο μικρόφωνο· το κείμενο εμφανίζεται στο πεδίο περιγραφής. Λίγα δευτερόλεπτα. (Στα Windows αυτό είναι η συντόμευση Win + H — δωρεάν, ενσωματωμένη. Δεν την προσθέτουμε εμείς· απλώς σας δείχνουμε πώς να τη χρησιμοποιείτε μαζί με τη βιβλιοθήκη.)

Το φρεσκοκαταγεγραμμένο εύρημα προστίθεται στη βιβλιοθήκη με ένα κλικ. Την επόμενη φορά που θα προκύψει κάτι παρόμοιο, το επιλέγει από τη λίστα — χωρίς να το υπαγορεύσει ξανά.

Η βιβλιοθήκη μεγαλώνει από μόνη της

Αυτό είναι το μυστικό αυτής της ροής. Μετά τις πρώτες 5–10 επιθεωρήσεις η βιβλιοθήκη είναι αρκετά πλούσια ώστε το 80% μιας νέας αναφοράς να γίνεται με κλικ-και-επιλογή. Το υπόλοιπο 20% το υπαγορεύει ή το πληκτρολογεί — γρήγορα, γιατί είναι οι νέες, σπάνιες περιπτώσεις.

Μετά από τρεις μήνες τα 20 λεπτά πέφτουν στα 12–15. Μετά από έξι, μια μέση αναφορά συντάσσεται σε λιγότερο από 10. Δεν δουλεύει περισσότερο — το σύστημα δουλεύει γι' αυτόν.

Τι θυσιάζετε

Αυτή δεν είναι η «επίσημη» ροή πεδίου του TUZKEMPRO — είναι μια εναλλακτική, και σας κοστίζει δύο πράγματα.

Η υπογραφή δεν μπαίνει στο πεδίο. Ο πελάτης πρέπει να στείλει πίσω ένα υπογεγραμμένο αντίγραφο με email μετά, ή να υπογράψει αυτοπροσώπως την επόμενη φορά. Και πάλι πολύ καλύτερο από ένα αρχείο Word χωρίς φωτογραφίες.

Η αναφορά δεν είναι έτοιμη αμέσως. Αν ο πελάτης σας περιμένει το PDF μέσα σε μία ώρα από την επιθεώρηση, αυτό δεν θα το πετύχει. Αλλά αν έχετε έτσι κι αλλιώς 2–3 ώρες οδήγηση ανάμεσα στις δουλειές, δεν είναι πρόβλημα.

Για ποιον είναι

Για όποιον δεν συμπαθεί τη μικρή οθόνη. Που τα μάτια του δεν είναι πια 20 χρονών. Που το κινητό «δεν είναι φίλος του». Που υπαγορεύει πιο γρήγορα απ' ό,τι πληκτρολογεί. Που οδηγεί έτσι κι αλλιώς για την επιστροφή από ένα μακρύτερο ταξίδι — γι' αυτόν είναι ιδανικό. Χαρτί και φωτογραφίες στο πεδίο, 20 λεπτά στο γραφείο. Χωρίς Word στο σπίτι, χωρίς εκτυπωτή, χωρίς επικόλληση εικόνων μία προς μία.

Η εξοικονόμηση εδώ δεν είναι 4–6 ώρες → 5 λεπτά, αλλά 4–6 ώρες → 20 λεπτά. Αυτό είναι και πάλι το 80–90% του χρόνου σας πίσω.