20 Minuten am Schreibtisch – der Ablauf, wenn Sie vor Ort lieber nicht zum Handy greifen

Nicht jeder möchte vor Ort mit dem Handy in der Hand stehen. Ein Kollege von uns – über 50, seit 25 Jahren als Brandschutz- und Arbeitssicherheitsberater tätig – notiert seine Mängel auf Papier, macht Fotos mit dem Handy, und mehr passiert im Feld nicht. Der Bericht entsteht am Schreibtisch. Zwanzig Minuten: nicht die fünf, die Sie schaffen, wenn Sie vor Ort alles am Handy erledigen, aber weit entfernt von 4–6 Stunden Word.

Warum nicht das Handy

„Das Handy ist nicht mein Freund. Ich tippe langsam darauf, und auf diesem Bildschirm kann ich die Mängel nicht erfassen."

Dagegen sagen wir nichts. Am Computer macht TUZKEMPRO genau das, was es auch am Handy macht – nur mit bequemem Tippen (oder Diktieren), einem größeren Bildschirm und einer Mängelbibliothek, die sich leichter überblicken lässt.

Der Ablauf, der bei ihm funktioniert: Er kommt mit den Fotos und den Papiernotizen ins Büro zurück. Die Bilder holt er per Google Drive, OneDrive oder Kabel vom Handy – zwei Minuten. Er öffnet TUZKEMPRO am Computer. Neue Begehung; Kunde, Standort, Datum – stehen schon in seiner Kundenliste, zwei Klicks. Dann die Mängel.

Die Mängelbibliothek nimmt Ihnen die Arbeit ab

Jetzt wird es interessant. Die meisten Mängel – Feuerlöscherprüfung überfällig, Notleuchte defekt, Gaslager nicht gekennzeichnet, Fluchtweg versperrt – stehen schon in der Bibliothek. Ein Klick, und der Mangel ist im Bericht. Foto dazu, ein Tipp für das Risiko, fertig.

Zehn bis fünfzehn Mängel → fünf bis sieben Minuten.

Diktat – für alles, was noch nicht in der Bibliothek steht

Was nicht in der Bibliothek steht – ein ganz neuer Fall, ein ungewöhnliches Problem – tippt er nicht. Er nutzt das eingebaute Diktat seines Computers und spricht die Notiz ins Mikrofon; der Text landet im Beschreibungsfeld. Ein paar Sekunden. (Unter Windows ist das die Tastenkombination Win + H – kostenlos, bereits integriert. Wir fügen sie nicht hinzu; wir zeigen Ihnen nur, wie Sie sie zusammen mit der Bibliothek einsetzen.)

Den frisch erfassten Mangel fügt er mit einem Klick zur Bibliothek hinzu. Kommt beim nächsten Mal etwas Ähnliches vor, wählt er ihn aus der Liste – kein erneutes Diktieren.

Die Bibliothek wächst von selbst

Das ist das Geheimnis dieses Ablaufs. Nach den ersten 5–10 Begehungen ist die Bibliothek so umfangreich, dass 80 % eines neuen Berichts nur noch Anklicken und Auswählen sind. Die übrigen 20 % diktiert oder tippt er – schnell, denn das sind die neuen, seltenen Fälle.

Nach drei Monaten sinken die 20 Minuten auf 12–15. Nach sechs entsteht ein durchschnittlicher Bericht in unter 10. Er arbeitet nicht mehr – das System arbeitet für ihn.

Worauf Sie verzichten

Das ist nicht der „offizielle" Feld-Ablauf von TUZKEMPRO – es ist eine Alternative, und sie kostet Sie zwei Dinge.

Die Unterschrift kommt nicht vor Ort aufs Papier. Der Kunde muss danach eine unterschriebene Kopie per E-Mail zurückschicken oder beim nächsten Mal persönlich unterschreiben. Immer noch weit besser als eine Word-Datei ohne Fotos.

Der Bericht ist nicht sofort fertig. Wenn Ihr Kunde das PDF innerhalb einer Stunde nach der Begehung erwartet, klappt das damit nicht. Aber wenn Sie zwischen den Aufträgen ohnehin 2–3 Stunden fahren, spielt das keine Rolle.

Für wen es geeignet ist

Für alle, die einen kleinen Bildschirm nicht mögen. Deren Augen keine 20 mehr sind. Deren Handy „nicht ihr Freund ist". Die schneller diktieren, als sie tippen. Die von einer längeren Tour ohnehin nach Hause fahren – für sie ist es ideal. Papier und Fotos vor Ort, 20 Minuten am Schreibtisch. Kein Word zu Hause, kein Drucker, kein Einfügen der Bilder eines nach dem anderen.

Die Ersparnis ist hier nicht 4–6 Stunden → 5 Minuten, sondern 4–6 Stunden → 20 Minuten. Das sind immer noch 80–90 % Ihrer Zeit zurück.