20 minut przy biurku — sposób pracy, jeśli wolisz nie używać telefonu w terenie

Nie każdy chce stać na obiekcie, trzymając telefon w ręku. Jeden z naszych kolegów — po pięćdziesiątce, 25 lat jako doradca ds. ochrony przeciwpożarowej i BHP — notuje usterki na papierze, robi zdjęcia telefonem i na tym w terenie kończy. Raport składa przy biurku. Dwadzieścia minut: nie pięć, które masz, robiąc wszystko na miejscu z telefonu, ale nic w porównaniu z 4–6 godzinami w Wordzie.

Dlaczego nie telefon

„Telefon nie jest moim przyjacielem. Piszę na nim wolno i nie ogarniam usterek na tym ekranie.”

Nie będziemy się z tym spierać. Na komputerze TUZKEMPRO robi dokładnie to samo co na telefonie — tyle że z wygodnym pisaniem (albo dyktowaniem), większym ekranem i biblioteką usterek, którą łatwiej przejrzeć.

Sposób pracy, który się u niego sprawdza: wraca do biura ze zdjęciami i notatkami na papierze. Zdjęcia przenosi z telefonu przez Google Drive, OneDrive albo kablem — dwie minuty. Otwiera TUZKEMPRO na komputerze. Nowy obchód; klient, obiekt, data — są już na jego liście klientów, dwa kliknięcia. Potem usterki.

Biblioteka usterek pracuje za ciebie

I tu robi się ciekawie. Większość usterek — przegląd gaśnicy po terminie, niedziałające oświetlenie awaryjne, nieoznakowana składnica gazu, zastawiona droga ewakuacyjna — jest już w bibliotece. Jedno kliknięcie i wpis trafia do raportu. Dodaj zdjęcie, jeden dotyk na ryzyko, gotowe.

Dziesięć do piętnastu usterek → pięć do siedmiu minut.

Dyktowanie — do wszystkiego, czego jeszcze nie ma w bibliotece

Czego nie ma w bibliotece — całkiem nowy przypadek, nietypowy problem — tego nie pisze. Korzysta z wbudowanego w komputer dyktowania i wczytuje notatkę do mikrofonu; tekst ląduje w polu opisu. Kilka sekund. (W Windowsie to skrót Win + H — za darmo, wbudowany. My go nie dodajemy; po prostu pokazujemy, jak używać go obok biblioteki.)

Świeżo zapisaną usterkę dodaje do biblioteki jednym kliknięciem. Następnym razem, gdy pojawi się coś podobnego, wybiera ją z listy — nie dyktuje ponownie.

Biblioteka rośnie sama

To jest sekret tego sposobu pracy. Po pierwszych 5–10 obchodach biblioteka jest na tyle bogata, że 80% nowego raportu to klikanie i wybieranie. Pozostałe 20% dyktuje albo pisze — szybko, bo to są te nowe, rzadkie przypadki.

Po trzech miesiącach te 20 minut spada do 12–15. Po sześciu przeciętny raport składa się w niecałe 10. On nie pracuje więcej — to system pracuje za niego.

Z czego rezygnujesz

To nie jest „oficjalny” terenowy sposób pracy w TUZKEMPRO — to alternatywa, i kosztuje cię dwie rzeczy.

Podpis nie jest składany na obiekcie. Klient musi odesłać podpisany egzemplarz mailem albo podpisać osobiście następnym razem. Wciąż o wiele lepiej niż plik Word bez zdjęć.

Raport nie jest gotowy od razu. Jeśli twój klient oczekuje PDF-a w ciągu godziny od obchodu, to się nie sprawdzi. Ale jeśli i tak masz 2–3 godziny jazdy między zleceniami, to nie jest problem.

Dla kogo to jest

Dla każdego, kto nie lubi małego ekranu. Kogo oczy nie mają już 20 lat. Czyj telefon „nie jest jego przyjacielem”. Kto dyktuje szybciej, niż pisze. Kto i tak wraca do domu z dłuższej trasy — dla niego to idealne rozwiązanie. Papier i zdjęcia na obiekcie, 20 minut przy biurku. Żadnego Worda w domu, żadnej drukarki, żadnego wklejania zdjęć jedno po drugim.

Oszczędność nie wynosi tu 4–6 godzin → 5 minut, ale 4–6 godzin → 20 minut. To wciąż 80–90% czasu z powrotem u ciebie.