机で20分 — 現場でスマホを使いたくない人のためのワークフロー

現場でスマホを片手に立ち続けたい人ばかりではありません。私たちの知り合いにも、50歳を超え、防火・安全アドバイザーとして25年というある同業者がいます。彼は指摘事項を紙に書き留め、写真はスマホで撮る — 現場でやるのはそれだけです。報告書は机の上で仕上げます。かかる時間は20分。現場でスマホですべて済ませたときの5分には及びませんが、Wordで4〜6時間かけるのとは比べものになりません。

なぜスマホを使わないのか

「スマホは自分の味方じゃない。入力は遅いし、あの画面では指摘事項が頭に入ってこない。」

それに異論はありません。パソコンでもTUZKEMPROはスマホとまったく同じことができます — ただし、快適な入力（あるいは音声入力）と、大きな画面、そして見渡しやすい指摘ライブラリが加わります。

彼にとってうまくいくワークフローはこうです。写真と紙のメモを持って事務所に戻る。写真はGoogle Drive、OneDrive、あるいはケーブルでスマホから移す — 2分。パソコンでTUZKEMPROを開く。新しい巡回点検を作成し、顧客・現場・日付を入力 — 顧客リストにすでに登録済みなので、2クリック。そのあと指摘事項へ。

指摘ライブラリが代わりに仕事をしてくれる

ここからが面白いところです。ほとんどの指摘 — 消火器の点検期限切れ、非常灯の球切れ、ガス保管庫の表示なし、避難経路の塞がり — はすでにライブラリに入っています。1クリックで報告書に入る。写真を添えて、リスクをワンタップ、完了です。

指摘10〜15件 → 5〜7分。

音声入力 — まだライブラリにないものに

ライブラリにないもの — まったく新しいケースや珍しい問題 — は、彼は入力しません。パソコンに内蔵の音声入力を使い、メモをマイクに読み上げる。テキストが説明欄に入ります。数秒です。（Windowsなら Win + H のショートカット — 無料で、標準搭載。私たちが用意するものではありませんが、ライブラリと併せてどう使うかをお見せするだけです。）

拾ったばかりの指摘は、1クリックでライブラリに追加されます。次に似たものが出てきたら、リストから選ぶだけ — もう一度読み上げる必要はありません。

ライブラリはひとりでに育つ

これがこのワークフローの秘訣です。最初の5〜10回の巡回点検を終えるころには、ライブラリは十分に充実し、新しい報告書の80%はクリックして選ぶだけになります。残りの20%は音声入力するか入力する — それらは新しく、めったに出ないケースなので、すぐ済みます。

3か月後には、20分が12〜15分に減ります。半年後には、平均的な報告書が10分足らずで仕上がります。彼はより多く働いているわけではありません — システムが彼のために働いているのです。

あきらめるもの

これはTUZKEMPROの「正式な」現場ワークフローではありません — あくまで代替手段であり、2つのものと引き換えになります。

署名は現場では入りません。顧客にはあとから署名済みの控えをメールで送り返してもらうか、次回に対面で署名してもらう必要があります。それでも、写真のないWordファイルよりはずっとましです。

報告書はその場で仕上がりません。巡回点検から1時間以内にPDFを求める顧客には、これでは応えられません。ただ、次の現場まで車で2〜3時間の移動があるなら、そもそも問題になりません。

どんな人に向いているか

小さな画面が苦手な人。目がもう20代のようにはいかない人。スマホが「味方ではない」人。入力より読み上げるほうが速い人。どのみち長距離の現場から車で帰る人 — そういう人には最適です。現場では紙と写真、あとは机で20分。自宅でのWordなし、プリンターなし、写真を1枚ずつ貼り付ける作業もなし。

ここでの節約は「4〜6時間 → 5分」ではなく「4〜6時間 → 20分」です。それでも、あなたの時間の80〜90%が戻ってきます。