20 minuta za stolom — postupak ako radije ne biste koristili telefon na terenu

Ne želi svako da stoji na terenu s telefonom u ruci. Jedan naš kolega — ima preko 50 godina, 25 godina radi kao savetnik za zaštitu od požara i bezbednost na radu — zabeleži nalaze na papir, slika telefonom, i to mu je sve na terenu. Izveštaj sklopi za stolom. Dvadeset minuta: ne pet, koliko dobijete kad sve odradite na terenu s telefona, ali daleko od 4–6 sati u Word-u.

Zašto ne telefon

„Telefon mi nije prijatelj. Sporo kucam na njemu, a ni ne mogu da sagledam nalaze na tako malom ekranu.”

Nećemo se sporiti oko toga. Na računaru TUZKEMPRO radi tačno ono što radi i na telefonu — samo uz udobno kucanje (ili diktiranje), veći ekran i biblioteku nalaza koju je lakše pregledati.

Postupak koji njemu odgovara: vrati se u kancelariju s fotografijama i beleškama na papiru. Slike prebaci s telefona preko Google Drive-a, OneDrive-a ili kablom — dva minuta. Otvori TUZKEMPRO na računaru. Nov obilazak; klijent, objekat, datum — već su u njegovom spisku klijenata, dva klika. Zatim nalazi.

Biblioteka nalaza radi umesto vas

Tu postaje zanimljivo. Većina nalaza — istekla provera aparata za gašenje, ugašena panik-lampa, neobeleženo skladište gasa, blokiran evakuacioni put — već je u biblioteci. Jedan klik i to je u izveštaju. Dodaš fotografiju, jedan dodir za rizik, gotovo.

Deset do petnaest nalaza → pet do sedam minuta.

Diktiranje — za sve što još nije u biblioteci

Šta god da nije u biblioteci — potpuno nov slučaj, neobičan problem — on ne kuca. Koristi ugrađeno diktiranje na svom računaru i izgovori belešku u mikrofon; tekst se pojavi u polju za opis. Nekoliko sekundi. (Na Windows-u to je prečica Win + H — besplatno, ugrađeno. Mi to ne dodajemo; samo vam pokažemo kako da to koristite uz biblioteku.)

Tek unesen nalaz dodaje se u biblioteku jednim klikom. Sledeći put kad iskrsne nešto slično, izabere ga sa spiska — bez ponovnog diktiranja.

Biblioteka raste sama od sebe

To je tajna ovog postupka. Nakon prvih 5–10 obilazaka biblioteka je dovoljno bogata da 80% novog izveštaja bude puko biranje klikom. Preostalih 20% izdiktira ili otkuca — brzo, jer su to novi, retki slučajevi.

Posle tri meseca tih 20 minuta padne na 12–15. Posle šest, prosečan izveštaj sklopi se za manje od 10. Ne radi više — sistem radi za njega.

Čega se odričete

Ovo nije „zvanični” terenski postupak TUZKEMPRO-a — to je alternativa, i košta vas dve stvari.

Potpis se ne stavlja na licu mesta. Klijent mora naknadno da vrati potpisan primerak mejlom, ili da potpiše lično sledeći put. I dalje mnogo bolje nego Word fajl bez fotografija.

Izveštaj nije gotov odmah. Ako vaš klijent očekuje PDF u roku od sat vremena od obilaska, ovo to neće moći. Ali ako između poslova ionako imate 2–3 sata vožnje, to nije problem.

Za koga je

Za svakog ko ne voli mali ekran. Čije oči više nemaju 20 godina. Čiji telefon „nije njihov prijatelj”. Ko brže diktira nego što kuca. Ko se ionako vraća kući s dužeg puta — njemu je idealno. Papir i fotografije na terenu, 20 minuta za stolom. Bez Word-a kod kuće, bez štampača, bez lepljenja slika jednu po jednu.

Ušteda ovde nije 4–6 sati → 5 minuta, nego 4–6 sati → 20 minuta. To je i dalje 80–90% vašeg vremena vraćeno.