20 minut u stolu — postup, pokud raději nechcete na místě používat telefon

Ne každý chce stát na místě s telefonem v ruce. Jeden náš kolega — přes 50 let, 25 let jako požárně a bezpečnostní poradce — si zjištění zapíše na papír, nafotí je telefonem, a tím v terénu končí. Zpráva vznikne u stolu. Dvacet minut: ne těch pět, které získáte, když všechno uděláte na místě z telefonu, ale zdaleka ne 4–6 hodin ve Wordu.

Proč ne telefon

„Telefon není můj kamarád. Píšu na něm pomalu a na té obrazovce ta zjištění nepřečtu."

S tím se nebudeme přít. Na počítači dělá TUZKEMPRO přesně to, co na telefonu — jen s pohodlným psaním (nebo diktováním), větší obrazovkou a knihovnou zjištění, kterou je snazší procházet.

Postup, který mu funguje: vrátí se do kanceláře s fotkami a papírovými poznámkami. Snímky přesune z telefonu přes Google Drive, OneDrive nebo kabel — dvě minuty. Otevře TUZKEMPRO na počítači. Nová obhlídka; klient, místo, datum — už jsou v seznamu klientů, dvě kliknutí. Potom zjištění.

Knihovna zjištění pracuje za vás

Tady to začíná být zajímavé. Většina zjištění — prošlá revize hasicího přístroje, nefunkční nouzové osvětlení, neoznačený sklad plynu, zablokovaná úniková cesta — už je v knihovně. Jedno kliknutí a je to ve zprávě. Přidáte fotku, jedno klepnutí pro míru rizika, hotovo.

Deset až patnáct zjištění → pět až sedm minut.

Diktování — pro cokoli, co ještě v knihovně není

Cokoli, co v knihovně není — úplně nový případ, neobvyklý problém — nepíše. Použije vestavěné diktování svého počítače a poznámku nadiktuje do mikrofonu; text se objeví v poli popisu. Pár sekund. (Ve Windows je to zkratka Win + H — zdarma, vestavěná. My ji nepřidáváme; jen vám ukazujeme, jak ji používat spolu s knihovnou.)

Čerstvě zaznamenané zjištění se jedním kliknutím přidá do knihovny. Až příště narazí na něco podobného, vybere ho ze seznamu — už ho nemusí znovu diktovat.

Knihovna roste sama

V tom je tajemství tohoto postupu. Po prvních 5–10 obhlídkách je knihovna dost bohatá na to, aby 80 % nové zprávy vzniklo jen klikáním a výběrem. Zbylých 20 % nadiktuje nebo napíše — rychle, protože jde o nové, vzácné případy.

Po třech měsících klesne oněch 20 minut na 12–15. Po šesti vznikne průměrná zpráva do 10 minut. Nepracuje víc — pracuje za něj systém.

Čeho se vzdáte

Tohle není „oficiální" terénní postup TUZKEMPRO — je to alternativa a stojí vás dvě věci.

Podpis se nepřipojí na místě. Klient musí podepsanou kopii poslat dodatečně e-mailem, nebo podepsat osobně příště. Pořád mnohem lepší než soubor Word bez fotek.

Zpráva není hotová hned. Pokud váš klient očekává PDF do hodiny od obhlídky, takhle to nepůjde. Ale pokud stejně mezi zakázkami 2–3 hodiny řídíte, není to problém.

Pro koho to je

Pro každého, kdo nemá rád malou obrazovku. Komu už oči neslouží jako ve dvaceti. Komu telefon „není kamarád". Kdo diktuje rychleji, než píše. Kdo se stejně vrací domů z delší cesty — pro toho je to ideální. Papír a fotky na místě, 20 minut u stolu. Doma žádný Word, žádná tiskárna, žádné vkládání fotek jednu po druhé.

Úspora tady není 4–6 hodin → 5 minut, ale 4–6 hodin → 20 minut. To je pořád 80–90 % vašeho času zpět.