20 minutter ved skrivebordet — arbejdsgangen, hvis du helst ikke vil bruge telefonen på stedet

Ikke alle har lyst til at stå ude på stedet med en telefon i hånden. En af vores kolleger — over 50, 25 år som brand- og sikkerhedsrådgiver — skriver sine fund ned på papir, tager fotos med telefonen, og så er det det ude i marken. Rapporten bliver samlet ved skrivebordet. Tyve minutter: ikke de fem, du får ved at klare alt på stedet fra telefonen, men langt fra de 4-6 timer i Word.

Hvorfor ikke telefonen

„Telefonen er ikke min ven. Jeg skriver langsomt på den, og jeg kan ikke overskue fundene på den skærm."

Det vil vi ikke skændes om. På en computer gør TUZKEMPRO præcis det samme, som den gør på en telefon — bare med behagelig indtastning (eller diktering), en større skærm og et findings-bibliotek, der er nemmere at skimme.

Den arbejdsgang, der fungerer for ham: han kommer tilbage til kontoret med fotos og papirnoter. Han flytter billederne fra telefonen via Google Drive, OneDrive eller et kabel — to minutter. Åbner TUZKEMPRO på computeren. Ny gennemgang; kunde, sted, dato — allerede i hans kundeliste, to klik. Så fundene.

Findings-biblioteket gør arbejdet for dig

Det er her, det bliver interessant. De fleste fund — ildslukker-eftersyn overskredet, nødbelysning defekt, gaslager umærket, flugtvej spærret — ligger allerede i biblioteket. Et klik, og det er i rapporten. Tilføj et foto, ét tryk for risikoen, færdig.

Ti til femten fund → fem til syv minutter.

Diktering — til alt, der endnu ikke er i biblioteket

Det, der ikke er i biblioteket — et helt nyt tilfælde, et usædvanligt problem — skriver han ikke. Han bruger computerens indbyggede diktering og læser noten ind i mikrofonen; teksten lander i beskrivelsesfeltet. Et par sekunder. (På Windows er det genvejen Win + H — gratis, indbygget. Vi tilføjer den ikke; vi viser dig bare, hvordan du bruger den sammen med biblioteket.)

Det netop registrerede fund tilføjes til biblioteket med ét klik. Næste gang noget lignende dukker op, vælger han det fra listen — ingen diktering igen.

Biblioteket vokser af sig selv

Det er hemmeligheden bag denne arbejdsgang. Efter de første 5-10 gennemgange er biblioteket righoldigt nok til, at 80 % af en ny rapport er klik-og-vælg. De resterende 20 % dikterer eller skriver han — hurtigt, for det er de nye, sjældne tilfælde.

Efter tre måneder falder de 20 minutter til 12-15. Efter seks samles en gennemsnitlig rapport på under 10. Han arbejder ikke mere — systemet arbejder for ham.

Hvad du giver afkald på

Det her er ikke TUZKEMPROs „officielle" arbejdsgang i marken — det er et alternativ, og det koster dig to ting.

Underskriften kommer ikke på ude på stedet. Kunden skal sende en underskrevet kopi tilbage på e-mail bagefter eller underskrive personligt næste gang. Stadig langt bedre end en Word-fil uden fotos.

Rapporten er ikke klar med det samme. Hvis din kunde forventer PDF'en inden for en time efter gennemgangen, kan det ikke lade sig gøre. Men hvis du alligevel har 2-3 timers kørsel mellem opgaverne, er det ingen bekymring.

Hvem den er til

Enhver, der ikke bryder sig om en lille skærm. Hvis øjne ikke er 20 år længere. Hvis telefon „ikke er deres ven". Som dikterer hurtigere, end de skriver. Som alligevel er på vej hjem fra en længere tur — for dem er den ideel. Papir og fotos på stedet, 20 minutter ved skrivebordet. Ingen Word derhjemme, ingen printer, ingen indsætning af billeder ét ad gangen.

Besparelsen her er ikke 4-6 timer → 5 minutter, men 4-6 timer → 20 minutter. Det er stadig 80-90 % af din tid tilbage.