20 minuuttia pöydän ääressä — työtapa, jos et halua käyttää puhelinta kohteessa

Kaikki eivät halua seistä kohteessa puhelin kädessä. Eräs kollegamme — yli 50-vuotias, 25 vuotta palo- ja työturvallisuusneuvojana — kirjoittaa havainnot paperille, ottaa kuvat puhelimellaan, ja siinä se maastossa. Raportti syntyy pöydän ääressä. Kaksikymmentä minuuttia: ei ne viisi, jotka saat tekemällä kaiken kohteessa puhelimella, mutta ei mitään sinne päinkään kuin 4–6 tuntia Wordia.

Miksi ei puhelinta

”Puhelin ei ole ystäväni. Kirjoitan sillä hitaasti, enkä hahmota havaintoja tuolta ruudulta.”

Emme väitä vastaan. Tietokoneella TUZKEMPRO tekee täsmälleen saman kuin puhelimessa — vain mukavalla kirjoittamisella (tai sanelulla), isommalla näytöllä ja havaintokirjastolla, jota on helpompi selata.

Työtapa, joka toimii hänelle: hän palaa toimistolle kuvien ja paperimuistiinpanojen kanssa. Hän siirtää kuvat pois puhelimesta Google Driven, OneDriven tai kaapelin kautta — kaksi minuuttia. Avaa TUZKEMPRON tietokoneella. Uusi kierros; asiakas, kohde, päivämäärä — jo hänen asiakaslistallaan, kaksi klikkausta. Sitten havainnot.

Havaintokirjasto tekee työn puolestasi

Tässä kohtaa muuttuu mielenkiintoiseksi. Suurin osa havainnoista — sammuttimen tarkastus myöhässä, poistumisvalo ei toimi, kaasuvarasto merkitsemättä, poistumistie tukossa — on jo kirjastossa. Yksi klikkaus ja se on raportissa. Lisää valokuva, yksi napautus riskille, valmis.

Kymmenestä viiteentoista havaintoa → viidestä seitsemään minuuttia.

Sanelu — kaikelle, mitä kirjastossa ei vielä ole

Sitä, mitä kirjastossa ei ole — aivan uusi tapaus, epätavallinen ongelma — hän ei kirjoita. Hän käyttää tietokoneensa sisäänrakennettua sanelua ja lukee muistiinpanon mikrofoniin; teksti päätyy kuvauskenttään. Muutama sekunti. (Windowsissa se on Win + H -pikanäppäin — ilmainen, sisäänrakennettu. Emme lisää sitä; näytämme vain, miten sitä käytetään kirjaston rinnalla.)

Juuri tallennettu havainto lisätään kirjastoon yhdellä klikkauksella. Seuraavalla kerralla, kun jotain vastaavaa tulee vastaan, hän poimii sen listalta — ei tarvitse sanella uudelleen.

Kirjasto kasvaa itsestään

Siinä on tämän työtavan salaisuus. Ensimmäisten 5–10 kierroksen jälkeen kirjasto on niin rikas, että 80 % uudesta raportista on klikkaa-ja-poimi. Loput 20 % hän sanelee tai kirjoittaa — nopeasti, koska ne ovat uusia, harvinaisia tapauksia.

Kolmen kuukauden jälkeen 20 minuuttia putoaa 12–15:een. Kuuden jälkeen keskimääräinen raportti syntyy alle kymmenessä. Hän ei tee enemmän töitä — järjestelmä tekee työtä hänen puolestaan.

Mistä joudut luopumaan

Tämä ei ole TUZKEMPRON ”virallinen” maastotyötapa — se on vaihtoehto, ja se maksaa sinulle kaksi asiaa.

Allekirjoitusta ei saada kohteessa. Asiakkaan on lähetettävä allekirjoitettu kappale sähköpostitse jälkikäteen tai allekirjoitettava henkilökohtaisesti seuraavalla kerralla. Silti paljon parempi kuin Word-tiedosto ilman valokuvia.

Raportti ei ole heti valmis. Jos asiakkaasi odottaa PDF:ää tunnin sisällä kierroksesta, tämä ei siihen taivu. Mutta jos sinulla on joka tapauksessa 2–3 tunnin ajomatka keikkojen välissä, se ei ole ongelma.

Kenelle tämä sopii

Kenelle tahansa, joka ei pidä pienestä ruudusta. Jonka silmät eivät ole enää 20-vuotiaat. Jonka puhelin ”ei ole hänen ystävänsä”. Joka sanelee nopeammin kuin kirjoittaa. Joka joka tapauksessa ajaa kotiin pidemmältä keikalta — hänelle tämä on ihanteellinen. Paperi ja valokuvat kohteessa, 20 minuuttia pöydän ääressä. Ei Wordia kotona, ei tulostinta, ei kuvien liittämistä yksitellen.

Säästö ei tässä ole 4–6 tuntia → 5 minuuttia, vaan 4–6 tuntia → 20 minuuttia. Se on silti 80–90 % ajastasi takaisin.