20 minuti alla scrivania — il metodo di lavoro se preferisce non usare il telefono in cantiere

Non tutti hanno voglia di stare in cantiere con il telefono in mano. Un nostro collega — oltre 50 anni, 25 di esperienza come consulente antincendio e della sicurezza sul lavoro — annota le rilevazioni su carta, scatta le foto con il telefono, e in cantiere si ferma lì. Il rapporto lo mette insieme alla scrivania. Venti minuti: non i cinque che si ottengono facendo tutto sul posto dal telefono, ma niente a che vedere con le 4–6 ore di Word.

Perché non il telefono

«Il telefono non è mio amico. Ci scrivo lentamente e su quello schermo non riesco a cogliere le rilevazioni.»

Non lo mettiamo in dubbio. Su un computer TUZKEMPRO fa esattamente quello che fa sul telefono — solo con una scrittura comoda (o la dettatura), uno schermo più grande e una libreria delle rilevazioni più facile da scorrere.

Il metodo che funziona per lui: torna in ufficio con le foto e gli appunti su carta. Sposta le immagini dal telefono con Google Drive, OneDrive o un cavo — due minuti. Apre TUZKEMPRO sul computer. Nuovo sopralluogo; cliente, sede, data — già nella sua lista clienti, due clic. Poi le rilevazioni.

La libreria delle rilevazioni lavora al posto suo

È qui che diventa interessante. La maggior parte delle rilevazioni — revisione dell'estintore scaduta, luce di emergenza spenta, deposito gas non etichettato, via di fuga bloccata — sono già nella libreria. Un clic ed è nel rapporto. Aggiunge una foto, un tocco per il rischio, fatto.

Da dieci a quindici rilevazioni → da cinque a sette minuti.

Dettatura — per tutto ciò che non è ancora nella libreria

Ciò che non è nella libreria — un caso del tutto nuovo, un problema insolito — non lo scrive. Usa la dettatura integrata del computer e legge la nota al microfono; il testo finisce nel campo della descrizione. Pochi secondi. (Su Windows è la scorciatoia Win + H — gratuita, integrata. Non la aggiungiamo noi; le mostriamo solo come usarla insieme alla libreria.)

La rilevazione appena registrata viene aggiunta alla libreria con un clic. La volta successiva che si presenta qualcosa di simile, la sceglie dall'elenco — senza doverla dettare di nuovo.

La libreria cresce da sola

È questo il segreto del metodo. Dopo i primi 5–10 sopralluoghi la libreria è abbastanza ricca che l'80% di un nuovo rapporto è un clicca-e-scegli. Il restante 20% lo detta o lo scrive — velocemente, perché sono i casi nuovi e rari.

Dopo tre mesi i 20 minuti scendono a 12–15. Dopo sei, un rapporto medio si mette insieme in meno di 10. Non lavora di più — è il sistema che lavora per lui.

A cosa si rinuncia

Non è il metodo di lavoro «ufficiale» sul campo di TUZKEMPRO — è un'alternativa, e le costa due cose.

La firma non si mette in cantiere. Il cliente deve rimandare una copia firmata via email in seguito, oppure firmare di persona la volta successiva. Comunque molto meglio di un file Word senza foto.

Il rapporto non è pronto subito. Se il suo cliente si aspetta il PDF entro un'ora dal sopralluogo, questo metodo non fa al caso suo. Ma se comunque ha 2–3 ore di guida tra un lavoro e l'altro, non è un problema.

Per chi è

Per chiunque non ami gli schermi piccoli. Per chi non ha più vent'anni negli occhi. Per chi il telefono «non è suo amico». Per chi detta più in fretta di quanto scriva. Per chi comunque torna a casa in auto da una trasferta lunga — per lui è l'ideale. Carta e foto sul posto, 20 minuti alla scrivania. Niente Word a casa, niente stampante, niente foto incollate una per una.

Qui il risparmio non è 4–6 ore → 5 minuti, ma 4–6 ore → 20 minuti. Sono comunque l'80–90% del suo tempo recuperato.