Mục lục

1. Đăng ký và đăng nhập
2. Cài đặt — bước đầu tiên và quan trọng nhất
3. Tùy chỉnh theo ngành nghề — nghề khác, cách diễn đạt khác
4. Thêm công ty và địa điểm
5. Nhập hàng loạt (CSV)
6. Thư viện phát hiện — bộ sưu tập mẫu của riêng bạn
7. Bắt đầu và thực hiện kiểm tra tại hiện trường
8. Ghi nhận phát hiện + ảnh + gợi ý căn cứ pháp lý bằng AI
9. Người tham gia, chữ ký tại hiện trường và tệp đính kèm (PDF / hình ảnh)
10. Hoàn tất, xuất PDF/Word, gửi email
11. Phát hiện quá hạn, lịch, nhật ký hoạt động, Thùng rác
12. Chế độ xem văn phòng trên máy tính — bảng điều khiển, thời hạn, thư viện tài liệu, thiết bị
13. Dùng thử miễn phí, các gói và chế độ chỉ đọc
14. Mô-đun đào tạo — đào tạo trực tuyến, bài kiểm tra, chứng nhận có chữ ký

1. Đăng ký và đăng nhập

1.1 Đăng ký

• Truy cập https://tuzkempro.com
• Nhấp vào nút "Đăng ký miễn phí" ở phần đầu trang (góc trên bên phải)
• Nhập địa chỉ email và chọn một mật khẩu mạnh (tối thiểu 8 ký tự, chữ hoa và chữ thường, một chữ số)
• Bạn nhận được bản dùng thử miễn phí 7 ngày — không cần thẻ tín dụng
• Xác nhận địa chỉ email của bạn qua liên kết kích hoạt mà bạn nhận được

1.2 Đăng nhập

• Bạn có thể truy cập ứng dụng tại https://app.tuzkempro.com
• Đăng nhập bằng email + mật khẩu
• SSO: nếu bạn đã đăng nhập trên tuzkempro.com, thì app.tuzkempro.com sẽ tự động đăng nhập cho bạn
• Quên mật khẩu: trên màn hình đăng nhập, sử dụng liên kết "Quên mật khẩu?" → một mật khẩu mới sẽ được gửi đến email của bạn

1.3 Khi đăng nhập lần đầu

• Hướng dẫn làm quen sẽ tự động khởi động — hướng dẫn bạn qua 12 bước
• Bạn có thể xem lại bất cứ lúc nào: nhấp vào biểu tượng ? ở bên phải phần đầu trang

2. Cài đặt

Mở menu Cài đặt qua biểu tượng bánh răng ⚙ ở bên phải phần đầu trang. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất — tại đây bạn ghi lại các thông tin sẽ tự động xuất hiện ở phần đầu báo cáo kiểm tra của bạn.

2.1 Thông tin của riêng bạn (khối Người kiểm tra)

Mẹo: nếu bạn điền vào trường "Tên công ty thực hiện kiểm tra", thông tin này sẽ tự động được thêm vào phần đầu của các lần kiểm tra mới.

2.2 Chữ ký của bạn

• Thẻ chữ ký: ghi lại chữ ký của riêng bạn tại đây
• 3 cách: vẽ bằng ngón tay/chuột, tải lên hình ảnh, hoặc nhập dưới dạng văn bản
• Với tính năng nhóm, mỗi thành viên trong nhóm sử dụng chữ ký RIÊNG của mình (KHÔNG dùng chung ở cấp không gian làm việc)
• Chữ ký đã ghi sẽ tự động xuất hiện trên mọi lần kiểm tra khi hoàn tất

2.3 Logo công ty (tối đa 3 logo khác nhau)

• Thẻ logo công ty — 3 ô, mỗi ô chứa một logo công ty + tên công ty
• Khi bạn hoàn tất một lần kiểm tra, ứng dụng tự động sử dụng logo có tên khớp với trường "Công ty thực hiện kiểm tra"
• Lý tưởng nếu bạn làm việc thay mặt cho nhiều công ty kiểm tra (ví dụ công ty của riêng bạn + nhận thầu phụ dưới danh nghĩa của một công ty khác)

2.4 Người tham gia thường xuyên

• Thẻ người tham gia thường xuyên — những cái tên xuất hiện thường xuyên (ví dụ quản lý hiện trường, ban lãnh đạo)
• Trong một lần kiểm tra, bạn chọn họ chỉ bằng một cú nhấp (không cần nhập lại tên mỗi lần)

3. Tùy chỉnh theo ngành nghề

Từ "Rủi ro" và các cấp độ không giống nhau đối với tất cả mọi người — một số người cần cả 5 cấp độ, số khác chỉ cần 2–3. Ứng dụng cho phép bạn đổi tên từ "Rủi ro" và các cấp độ, đồng thời cũng cho phép bạn thiết lập số cấp độ bạn sử dụng (2/3/4/5).

3.1 Thiết lập

• Cài đặt → cuộn xuống → thẻ "…đổi tên trường và các cấp độ"
• Trường trên cùng: đổi tên từ "Rủi ro" (ví dụ "Mức độ tuân thủ")
• Hộp kiểm bên cạnh mỗi cấp độ: đánh dấu vào NHỮNG cấp độ bạn sử dụng — tắt phần còn lại nếu ít hơn là đủ (ví dụ chỉ 3). Chỉ những cấp độ được bật mới xuất hiện khi ghi nhận một phát hiện.
• Đổi tên (tùy chọn): bạn có thể đặt văn bản riêng cho các cấp độ được bật — biểu tượng màu vẫn giữ nguyên, bạn chỉ ghi đè phần văn bản.

Ví dụ theo ngành nghề — từ "Rủi ro" và nhãn của 5 cấp độ có thể được viết lại tự do. Một vài biến thể điển hình (màu sắc và thứ tự không thay đổi, chỉ có văn bản thay đổi):

Không bắt buộc phải có cả 5 cấp độ — nếu 2–3 cấp là đủ với bạn, hãy tắt phần còn lại (xem ở trên). "Không áp dụng" luôn được giữ sẵn.

3.2 Nơi có hiệu lực

Thay đổi xuất hiện Ở MỌI NƠI cùng một lúc:

• Trong danh sách thả xuống của trình soạn thảo kiểm tra
• Trong báo cáo kiểm tra PDF/Word
• Trong lời nhắc lịch
• Trên màn hình Thư viện phát hiện

3.3 Đổi tên từ "phát hiện"

Từ "phát hiện" cũng không phù hợp với tất cả mọi người — một số người nói "Thiếu sót", "Sai lệch" hoặc "Quan sát". Bạn cũng có thể viết lại từ này ở một nơi duy nhất.

• Cài đặt → Tùy chỉnh theo ngành nghề → trường "Từ dùng cho »phát hiện«"
• Mặc định: "Phát hiện" (nếu bạn để trống, giá trị này được giữ nguyên)
• Nhập từ của riêng bạn (ví dụ "Thiếu sót", "Sai lệch") — nó cập nhật trực tiếp, không cần lưu riêng

Nơi từ đã chọn xuất hiện: trong hộp thoại nhập phát hiện (Mới…, chỉnh sửa, xóa), ở phần đầu của danh sách hạng mục trong lần kiểm tra, trong báo cáo kiểm tra PDF và Word, và trong các chỉ số của bảng điều khiển cùng các nhãn trên thẻ công ty.

Một vài tên ghép/số nhiều (ví dụ tên của bộ sưu tập mẫu "Thư viện phát hiện") vẫn giữ từ "phát hiện" vì dạng biến cách của từ tùy chỉnh của bạn sẽ nghe không tự nhiên trong giao diện. Tuy nhiên, tại những vị trí thiết yếu, hướng tới khách hàng, từ bạn đặt sẽ được hiển thị.

3.4 Khôi phục

• Trên cùng thẻ đó: nút "Khôi phục mặc định" — một cú nhấp đưa các từ mặc định trở lại

4. Thêm công ty và địa điểm

4.1 Từng cái một

• Màn hình chính (danh sách Công ty) → nút + ở góc dưới bên phải
• Bắt buộc: Tên công ty
• Tùy chọn: địa chỉ, người liên hệ, email, điện thoại, mã số thuế
• Nút Lưu

4.2 Thêm một địa điểm cho một công ty

• Mở công ty (chạm vào hàng)
• Nút + ở góc dưới bên phải → địa điểm mới
• Bắt buộc: tên địa điểm
• Tùy chọn: địa chỉ, ghi chú
• Một công ty có thể có bất kỳ số lượng địa điểm nào (ví dụ kho hàng, văn phòng, nhà máy)

4.3 Tìm kiếm

• Trên danh sách Công ty, thanh tìm kiếm ở trên cùng — tìm kiếm tên và địa chỉ công ty cùng một lúc
• Tương tự trên danh sách Địa điểm

5. Nhập hàng loạt (CSV — có thể lưu từ Excel)

Nếu bạn có nhiều công ty, địa điểm hoặc mẫu phát hiện trong một bảng tính (Excel / Google Sheets), bạn có thể tải lên tất cả cùng một lúc — lưu dưới dạng CSV (xem các bước). 200 hàng mất khoảng 1 phút.

5.1 Nơi tìm thấy

• Nút Cài đặt → "Nhập công ty, địa điểm và mẫu phát hiện"

5.2 Từng bước một

1. Nút Tải xuống các tệp CSV mẫu trong hộp hướng dẫn màu xanh → 3 tệp được tải về:

- cegek_sablon.csv — danh sách công ty

- telephelyek_sablon.csv — địa điểm (được liên kết bằng cột Tên công ty)

- hibasablonok_sablon.csv — các mẫu sẽ đưa vào thư viện phát hiện của riêng bạn

1. Điền vào trong Excel / Google Sheets / LibreOffice
2. Lưu ở định dạng CSV (phân tách bằng dấu chấm phẩy)
3. Tải lên — một nút riêng trong mỗi phần (1./2./3.) để chọn tệp CSV
4. Xem trước — xuất hiện tự động: tìm thấy bao nhiêu hàng, có lỗi nào không
5. ⚠ QUAN TRỌNG: bạn phải nhấn riêng nút màu đỏ "BẮT ĐẦU NHẬP" ở DƯỚI CÙNG màn hình — nếu không, chỉ có bản xem trước được hiển thị và việc nhập thực tế sẽ không chạy!
6. Trạng thái thành công: một hộp màu xanh lá hiển thị thông báo ✅ Thành công: N công ty, M địa điểm, K mẫu phát hiện
7. F5 trên màn hình Thư viện phát hiện — mẫu mới xuất hiện

5.3 Chi tiết CSV mẫu phát hiện

Các cột (5 cột):

Đối với một phát hiện mới, giá trị mặc định là "Không áp dụng" — trong trường hợp đó không có cấp độ rủi ro nào được gắn với phát hiện, và nó cũng không xuất hiện trong báo cáo. Nếu cần, bạn chọn một cấp độ từ danh sách thả xuống.

QUAN TRỌNG — bảo vệ dữ liệu: các mẫu phát hiện bạn tải lên sẽ đi vào thư viện phát hiện của RIÊNG bạn (và các thành viên trong nhóm của bạn). Không người dùng Tuzkempro nào khác có thể nhìn thấy chúng. Chúng có sẵn độc lập với bất kỳ công ty nào — bạn có thể đưa chúng vào bất kỳ lần kiểm tra nào, cho bất kỳ công ty nào.

5.4 Tự động tạo công ty

• Hộp kiểm: "Tự động tạo các công ty còn thiếu từ các địa điểm"
• Nếu tệp CSV địa điểm chứa một tên công ty chưa có trong cơ sở dữ liệu, ứng dụng tự động tạo một bản ghi công ty (chỉ tên)

6. Thư viện phát hiện

Thư viện phát hiện là một bộ sưu tập các phát hiện lặp lại — ví dụ một bình chữa cháy quá hạn, một lối thoát hiểm bị chặn, v.v. Trong một lần kiểm tra, bạn có thể thêm các mẫu này vào lần kiểm tra hiện tại chỉ bằng một cú nhấp.

6.1 Nơi tìm thấy

• Nút "Thư viện phát hiện" ở đầu màn hình chính
• Hoặc, trong trình soạn thảo kiểm tra, hộp thoại "Phát hiện mới" → "Chọn mẫu"

6.2 Thêm một mẫu mới

• Trên màn hình Thư viện phát hiện, nút + ở góc dưới bên phải
• Các trường: Tiêu đề (bắt buộc), Mô tả, Danh mục, Căn cứ pháp lý, Rủi ro mặc định
• Sau khi lưu, nó xuất hiện ngay trong danh sách

6.3 Tìm kiếm

• Ở đầu màn hình Thư viện phát hiện, một thanh tìm kiếm — tìm kiếm tiêu đề, mô tả, căn cứ pháp lý và danh mục TẤT CẢ CÙNG MỘT LÚC
• Xóa tìm kiếm bằng biểu tượng ×

6.4 Nhóm

• Các mẫu được nhóm tự động theo Danh mục (hoặc "Khác" nếu danh mục để trống)

6.5 Chỉnh sửa / xóa

• Menu ⋮ ở cuối hàng mẫu → Chỉnh sửa hoặc Xóa
• CAM KẾT QUAN TRỌNG: nếu bạn xóa một mẫu, các phát hiện đã được ghi nhận trong các lần kiểm tra vẫn được giữ lại với toàn bộ nội dung của chúng — mẫu chỉ biến mất khỏi Thư viện phát hiện (hộp thoại phát hiện mới không còn đề xuất nó nữa)

6.6 Tự động ghi nhận

• Khi bạn ghi nhận một phát hiện mới trong quá trình hoàn tất (KHÔNG phải từ mẫu), ứng dụng hỏi bạn có muốn thêm nó vào Thư viện phát hiện hay không — để lần sau nó đã có sẵn ở đó dưới dạng một mẫu

7. Kiểm tra hiện trường

7.1 Bắt đầu

• Công ty → địa điểm → nút + ở góc dưới bên phải → "Kiểm tra mới"
• Hai lựa chọn:

- Lần kiểm tra mới, trống

- Tiếp tục một lần kiểm tra trước đó — bạn chọn từ 5 lần kiểm tra gần nhất, và các phát hiện ĐANG MỞ (chưa được đóng) được chuyển sang lần kiểm tra mới cùng với ảnh và căn cứ pháp lý của chúng

• Bên cạnh "Tiếp tục một lần kiểm tra trước đó" cũng hiển thị số lượng ảnh — giúp dễ nhận ra lần nào đã hoàn chỉnh và lần nào còn trống

7.2 Thông tin phần đầu của lần kiểm tra

• Ngày (mặc định là hôm nay)
• Chủ đề kiểm tra (ví dụ "Kiểm tra an toàn phòng cháy", "Khảo sát an toàn lao động", "Đánh giá HACCP")
• Công ty thực hiện kiểm tra (công ty được đặt trong Cài đặt theo mặc định)

7.3 Lưu

• Sau mỗi thay đổi, ứng dụng tự động lưu lên đám mây (cũng hoạt động ngoại tuyến)
• Biểu tượng đám mây ở phần đầu trang cho biết trạng thái đồng bộ

8. Ghi nhận phát hiện

8.1 Một phát hiện mới — hai cách

(A) Từng cái một (thủ công):

• Trong trình soạn thảo kiểm tra, nút + ở góc dưới bên phải → "Phát hiện mới"
• Tiêu đề (bắt buộc), Mô tả (tùy chọn), Căn cứ pháp lý (tùy chọn), Rủi ro ("Không áp dụng" theo mặc định), Trạng thái (Mới theo mặc định), Hạn chót (tùy chọn)

(B) Từ một mẫu:

• Nút "Chọn mẫu" → hộp thoại bật lên
• Thanh tìm kiếm ở trên cùng
• Có thể chọn nhiều mẫu cùng một lúc bằng hộp kiểm
• Nút "Thêm (N)" đưa chúng vào lần kiểm tra

8.2 Ảnh

• Bất kỳ số lượng ảnh nào cho mỗi phát hiện
• Trên điện thoại: camera trực tiếp hoặc thư viện ảnh
• Trên máy tính: kéo-và-thả hoặc trình chọn tệp
• Ảnh được tự động liên kết với phát hiện và được nhúng vào báo cáo kiểm tra PDF/Word

8.3 Gợi ý căn cứ pháp lý bằng AI ⭐

Nếu bạn không có một căn cứ pháp lý chắc chắn, ứng dụng sử dụng trí tuệ nhân tạo tích hợp để gợi ý 1–3 tham chiếu đến các quy định/luật đang có hiệu lực.

Cách sử dụng:

• Nút màu tím "✨ AI" trong hộp thoại phát hiện (bên cạnh trường Căn cứ pháp lý)
• Nhập tiêu đề và mô tả của phát hiện → một cửa sổ bật lên với 1–3 gợi ý
• Mỗi gợi ý kèm theo một lời giải thích ngắn về những gì quy định đó điều chỉnh
• Đánh dấu vào gợi ý bạn muốn, "Thêm" → nó được đưa vào trường Căn cứ pháp lý

Hạn mức (mỗi tháng):

• Solo: 100 lượt gọi AI
• Team: 300 (dùng chung cho 5 người dùng)
• Pro: 600 (dùng chung cho 10 người dùng)
• Enterprise: tùy chỉnh

Quan trọng: nó chỉ gợi ý các quy định ĐANG CÓ HIỆU LỰC. Nó KHÔNG bao gồm các điều khoản đã bị bãi bỏ. Trong trường hợp nghi ngờ, hãy đối chiếu với cơ sở dữ liệu pháp lý chính thức.

8.4 Các cấp độ rủi ro (thang đo có thể tùy chỉnh)

Các nhãn có thể được viết lại trong menu Tùy chỉnh theo ngành nghề (xem chương 3).

Khi ghi nhận một phát hiện mới, rủi ro mặc định là "Không áp dụng" — nếu phát hiện có một cấp độ rủi ro, bạn chọn nó từ danh sách thả xuống (các cấp độ được bật trong Cài đặt + "Không áp dụng"). Thang đo có thể tùy chỉnh: bạn có thể dùng 2/3/4/5 cấp độ và đổi tên chúng (xem 3. Tùy chỉnh theo ngành nghề). Nếu bạn thêm phát hiện từ một mẫu, rủi ro mặc định của mẫu được đưa vào, nhưng bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào sau đó.

8.5 Trạng thái

• Mới (mặc định cho các phát hiện mới)
• Đang xử lý (đang có hành động)
• Đã đóng (đã giải quyết)
• Còn tồn đọng (chưa giải quyết) (chuyển từ một lần kiểm tra trước đó, vẫn còn tồn tại)

8.6 Hạn chót

• Tùy chọn — nhưng nếu bạn điền vào, phát hiện được thêm vào danh sách Phát hiện quá hạn (xem chương 11) và lời nhắc lịch (xuất .ics)

9. Người tham gia, chữ ký và tệp đính kèm

9.1 Chữ ký của bạn

• Tác giả của báo cáo (người kiểm tra, tức là BẠN) tự động là một người ký
• Chữ ký được ghi trong Cài đặt được đề xuất khi hoàn tất — chèn nó chỉ bằng một cú nhấp

9.2 Người tham gia bổ sung (tối đa 4 người mỗi lần kiểm tra)

• Phần "Người tham gia" trong trình soạn thảo kiểm tra
• Nút + → thêm một người tham gia mới
• Các trường: Tên, Vai trò (ví dụ "quản lý nhà máy"), Email (tùy chọn)
• Danh sách thả xuống người tham gia thường xuyên — đề xuất, chỉ bằng một cú nhấp, các đồng nghiệp được ghi trong Cài đặt

9.3 Chữ ký tại hiện trường

• Một nút "Chữ ký" bên cạnh mỗi người tham gia
• 3 cách:

1. Ngón tay/chuột trực tiếp trên màn hình

2. Tải lên một ảnh (một hình ảnh chữ ký đã tạo sẵn)

3. Để trống — khi đó nó không xuất hiện trong dòng chữ ký trên PDF

9.4 Chữ ký trên PDF

• Chỉ những người tham gia đã KÝ mới xuất hiện
• Nếu chỉ có bạn ký (không có người tham gia) → chỉ dòng chữ ký của bạn có trên PDF
• Bạn có thể thêm người tham gia ngay cả sau khi lần kiểm tra đã được hoàn tất — ví dụ một quản lý nhà máy có thể đến sau một giờ, và vẫn có thể được thêm vào

9.5 Đính kèm tệp vào cuối báo cáo (PDF / hình ảnh / khác)

Bạn có thể đính kèm một báo cáo kiểm tra, một biên bản đo lường hoặc bất kỳ tệp nào khác được xuất từ hệ thống của riêng bạn vào lần kiểm tra — nó được đặt ở CUỐI báo cáo Tuzkempro được tạo, sau một trang phân cách "Tệp đính kèm". Hữu ích cho các chuyên gia thực hiện việc đo lường / kiểm tra chi tiết bằng hệ thống của riêng họ và tạo bản tóm tắt kiểm tra thông qua Tuzkempro:

• Kiểm định viên an toàn điện — PDF đo lường
• Kiểm định viên thang máy — biên bản đo lường của riêng họ
• Kiểm định viên sân chơi (EN 1176) — kiểm tra kết cấu
• Thợ nạo ống khói — biên bản thiết bị của riêng họ
• Bất kỳ chuyên gia nào khác — mẫu công ty riêng, ảnh, chứng chỉ

Nơi tìm thấy

• Trong trình soạn thảo kiểm tra, dưới mục "Nhận xét khác", phía trên phần chữ ký
• Thẻ "Tệp đính kèm (0/10)" → nút màu đỏ "Đính kèm tệp"
• Trình duyệt tệp mở ra → chọn bất kỳ tệp nào

Giới hạn

• Tối đa 10 MB / tệp
• Tối đa 10 tệp / lần kiểm tra
• Có sẵn trên mọi gói (Basic / Solo / Team / Pro)

Cái gì được gộp vào và cái gì chỉ được liệt kê

• PDF + JPG / PNG / WebP → được tự động dựng vào tệp PDF gộp (trên các trang mới)
• DOCX / XLSX / TXT / khác → chỉ xuất hiện trên trang phân cách Tệp đính kèm (tên + kích thước + liên kết tải xuống trên Storage)

Khách hàng của bạn nhận được gì

Một tệp PDF duy nhất chứa:

1. Báo cáo Tuzkempro (phát hiện + chữ ký)
2. Một trang phân cách "TỆP ĐÍNH KÈM" màu đỏ với danh sách các tệp đã đính kèm
3. Nội dung của các tệp PDF / hình ảnh đã đính kèm trên các trang mới

Chữ ký chứng nhận nội dung Tuzkempro; tệp đính kèm xuất hiện như một phụ lục — giống như các phụ lục của một báo cáo chính thức. Bạn tự ký tệp PDF chuyên môn của riêng mình (ví dụ một bản đo lường an toàn điện) trong hệ thống của riêng bạn, và nó xuất hiện ở cuối báo cáo Tuzkempro, được giữ nguyên ở dạng gốc.

10. Hoàn tất

10.1 Đóng

• Nút "Hoàn tất" ở đầu trình soạn thảo kiểm tra
• Hộp thoại xác nhận → "Có, hoàn tất"
• Báo cáo được đóng; nó vẫn có thể được sửa đổi sau này (với một số phiên bản mới — bản gốc được giữ lại, theo dõi phiên bản)

10.2 Tạo PDF / Word

• Được tạo tự động khi đóng
• Có thể tải xuống từ hộp thoại sau khi hoàn tất:

- 📄 PDF — với các dấu rủi ro được mã hóa màu, ảnh và chữ ký

- 📝 Word (.doc) — một phiên bản có thể chỉnh sửa (dựa trên HTML, mở trong Word) nếu bạn muốn tinh chỉnh nó sau đó

- 🔔 Lịch (.ics) — Google/Outlook/Apple Calendar nhập nó và nhắc bạn trước 1 ngày so với hạn chót + vào buổi sáng của ngày hạn chót

10.3 Gửi qua email ✉

• Sau khi hoàn tất, nút ✉ Email trên hàng đầu của lần kiểm tra
• Máy tính: một email với tiêu đề đã được chuẩn bị từ tài khoản email của riêng bạn, kèm theo tệp PDF đính kèm
• Điện thoại (iPhone/Android): chia sẻ gốc (Gmail, Outlook, WhatsApp, v.v.)
• Nội dung thư tự động bao gồm: địa chỉ địa điểm + chủ đề kiểm tra + số báo cáo
• KHÔNG tự động — việc hoàn tất TỰ NÓ không gửi email. Điều này là có chủ đích, vì an toàn — nếu bạn hoàn tất do nhầm lẫn, sẽ không có gì được gửi một cách mù quáng cho những người tham gia

10.4 Sau khi hoàn tất — trông như thế nào

Sau khi hoàn tất, không gian làm việc kiểm tra thay đổi trạng thái (Bản nháp → Đã hoàn tất), và báo cáo được đóng (phiên bản 1.0):

11. Các tính năng khác

11.1 Phát hiện quá hạn — không bao giờ quên nữa

• Thanh màu đỏ ở đầu màn hình chính: "3 phát hiện quá hạn đang chờ giải quyết — Xem ›"
• Chạm vào nó sẽ mở danh sách "Phát hiện quá hạn":

- Số ngày quá hạn nhiều nhất lên đầu

- Nền đỏ nhạt (1–6 ngày) hoặc đỏ đậm (7+ ngày)

- Công ty → Địa điểm, Hạn chót, "Quá hạn N ngày"

• Chạm vào một phát hiện → bạn nhảy thẳng vào trình soạn thảo kiểm tra, nơi bạn có thể đóng hoặc sửa đổi nó
• Nếu không có phát hiện quá hạn nào → thanh màu đỏ không xuất hiện

11.2 Chuyển các phát hiện đang mở sang lần kiểm tra tiếp theo

Khi bắt đầu một lần kiểm tra mới, bạn có thể chọn có chuyển các phát hiện ĐANG MỞ (chưa được đóng) từ lần kiểm tra trước đó hay không — để bạn không phải ghi nhận lại chúng trong lần kiểm tra tiếp theo:

11.2 Lời nhắc lịch

• Một biểu tượng 🔔 bên cạnh mỗi phát hiện có hạn chót
• Tải xuống một tệp .ics → Google/Outlook/Apple Calendar của riêng bạn nhập nó
• Nhắc bạn: trước 1 ngày so với hạn chót + vào buổi sáng của ngày hạn chót

11.3 Nhật ký hoạt động (theo dõi phiên bản)

• Biểu tượng 🕐 trên hàng đầu của lần kiểm tra
• Mọi thay đổi (phát hiện mới, ảnh, chữ ký, hoàn tất) xuất hiện ở đó với dấu thời gian + ai đã thực hiện (trong một nhóm)
• Bạn có thể truy ngược ai đã thay đổi gì

11.4 Thùng rác

• Cài đặt → thẻ "Thùng rác"
• Các mục đã xóa (lần kiểm tra, phát hiện, công ty) đi vào đây; chúng KHÔNG bị xóa ngay lập tức
• Có thể khôi phục trong 30 ngày
• Tự động xóa vĩnh viễn sau 30 ngày (tuân thủ GDPR)

11.5 Chế độ ngoại tuyến

• Ứng dụng hoạt động không cần internet — các thay đổi được lưu trữ cục bộ
• Chúng đồng bộ tự động khi bạn kết nối lại
• Biểu tượng đám mây ở phần đầu trang cho biết trạng thái:

- ☁ Trực tuyến + đồng bộ OK

- ☁⏳ Đang đồng bộ

- ☁✗ Ngoại tuyến (không có kết nối)

11.6 Làm việc nhóm (Team / Pro / Enterprise)

• Cài đặt → thẻ "Nhóm"
• Mời: nhập địa chỉ email của đồng nghiệp → họ nhận được một email với lời mời
• Vai trò:

- Quản trị viên — tất cả quyền

- Người chỉnh sửa — lần kiểm tra, phát hiện, báo cáo

- Người xem — chỉ xem

• Chữ ký riêng cho mỗi thành viên nhóm — mỗi thành viên sử dụng chữ ký của riêng mình

12. Chế độ xem văn phòng trên máy tính (bảng điều khiển)

Trên màn hình lớn hơn (máy tính để bàn, máy tính xách tay) Tuzkempro chuyển sang chế độ xem văn phòng trên máy tính: một thanh bên cố định bên trái từ đó bạn quản lý toàn bộ mức độ tuân thủ của từng khách hàng ở một nơi. Chế độ xem hiện trường trên di động vẫn giữ nguyên — bạn thực hiện các lần kiểm tra ở đó, và có được cái nhìn tổng quan văn phòng ở đây.

Chế độ xem trên máy tính xuất hiện tự động ở độ rộng màn hình khoảng trên 1000 pixel; trên điện thoại bạn có chế độ xem hiện trường quen thuộc.

12.1 Bảng điều khiển

• Chế độ xem khởi đầu: chỉ trong một cái nhìn bạn thấy cái gì đến hạn hoặc quá hạn ở khách hàng nào — mà không cần phải mở bất cứ thứ gì.
• Ở trên cùng, các bộ đếm cảnh báo: nhiệm vụ quá hạn, sắp đến hạn, phát hiện quá hạn, phát hiện đang mở, số lượng khách hàng.
• Bên dưới chúng, các thẻ khách hàng: số lượng địa điểm và lần kiểm tra, ngày của lần kiểm tra gần nhất, màu sắc của thang đo rủi ro (có thể tùy chỉnh), các nhãn quá hạn/sắp đến hạn.
• Chạm vào một thẻ sẽ mở hồ sơ công ty của khách hàng đó.

12.2 Hồ sơ công ty (một khách hàng đang mở)

Chạm vào một khách hàng hiển thị CHỈ dữ liệu của khách hàng đó, chia thành các tab — không có gì bị gộp lại với nhau:

• Báo cáo — các lần kiểm tra của công ty, theo địa điểm.
• Tài liệu — bất kỳ tài liệu nào trong bất kỳ danh mục nào (tích hợp sẵn hoặc tùy chỉnh), với ngày hiệu lực và một tệp đính kèm.
• Thiết bị — bất kỳ thiết bị hoặc máy móc nào với chu kỳ kiểm tra/bảo trì.
• Nhân sự — người lao động và trình độ chuyên môn của họ (khám sức khỏe nghề nghiệp, đào tạo, kỳ thi an toàn phòng cháy); cùng với sổ đăng ký kỳ thi chuyên môn.
• Thời hạn — mọi mục đến hạn và quá hạn từ những mục trên trong một danh sách duy nhất, theo ngày.
• Đào tạo — mô-đun đào tạo tích hợp sẵn (khóa học, bài kiểm tra, người tham gia, chứng nhận); phụ thuộc vào gói — xem 12.9.

Ở phần đầu của hồ sơ công ty, một nút tạo ra PDF Tuân thủ (mà bạn có thể giao cho khách hàng hoặc kiểm toán viên), và từ đây bạn cũng chỉnh sửa thông tin của công ty.

12.3 Thư viện tài liệu và hiệu lực

• Đối với mỗi tài liệu, bạn đặt ngày kết thúc hiệu lực → hệ thống theo dõi nó và cảnh báo trên bảng điều khiển (quá hạn = đỏ, sắp đến hạn = vàng).
• Cũng có thể đính kèm một tệp (chính báo cáo kiểm tra / bảo trì).
• Bạn có thể tạo mẫu của riêng mình (dưới các mục "Thư viện tài liệu" và "Thiết bị" của thanh bên) và áp dụng chúng cho bất kỳ khách hàng nào chỉ bằng một nút — không cần nhập lại.

12.4 Sổ đăng ký thiết bị (chu kỳ kiểm tra)

• Bạn chọn một loại thiết bị (thiết bị nâng, thiết bị y tế, bình chữa cháy… hoặc loại của riêng bạn), nhập ngày đến hạn gần nhất và chu kỳ (tháng) → hệ thống tính toán ngày đến hạn tiếp theo.
• Các lần kiểm tra sắp hết hạn/đến hạn xuất hiện cả trong hồ sơ công ty và trên bảng điều khiển.
• Bạn tự đặt thời gian chu kỳ, theo kiến thức chuyên môn của riêng bạn / yêu cầu áp dụng.

12.5 Danh mục và loại của riêng bạn (tùy chỉnh)

Ở dưới cùng của các danh sách thả xuống danh mục và loại, bạn tìm thấy hai hàng bổ sung để điều chỉnh danh sách theo ngành nghề của riêng bạn — bạn không phải bằng lòng với các danh mục mặc định:

• ➕ Danh mục mới… / ➕ Loại mới… — thêm loại của riêng bạn (ví dụ "Dụng cụ y tế", "Giấy phép vận hành cần trục"), và hệ thống ngay lập tức chọn nó cho mục đã cho.
• ⚙️ Quản lý danh mục / loại… — đổi tên hoặc xóa các mục hiện có ở một nơi.

Nơi tìm thấy: ở các danh mục của Tài liệu và Thiết bị (trong hồ sơ công ty VÀ trong các mẫu "Thư viện tài liệu" / "Thiết bị" của thanh bên), ở các loại trình độ chuyên môn dưới Nhân sự, và ở các loại dưới Cài đặt → "Chứng chỉ của riêng tôi".

Ví dụ bạn có thể thêm:

• Danh mục tài liệu: "Chứng chỉ ISO", "Báo cáo hiệu chuẩn", "Tài liệu thiết bị y tế"
• Danh mục / loại thiết bị: "Thiết bị y tế", "Máy nâng", "Giá kệ kho (hệ thống kệ)"
• Loại trình độ của nhân sự: "Giấy phép vận hành cần trục", "ADR (hàng nguy hiểm)", "Làm việc trên cao", "Sơ cứu"
• Loại chứng chỉ riêng: "Kỳ thi an toàn phòng cháy", "Trình độ an toàn lao động"

• Danh sách dùng chung: một danh mục tùy chỉnh được thêm trên một mẫu cũng xuất hiện trong hồ sơ công ty — cùng một bộ, không phải hai danh sách riêng biệt.
• CAM KẾT QUAN TRỌNG (an toàn dữ liệu): việc xóa chỉ loại bỏ danh mục/loại khỏi danh sách chọn — các tài liệu, thiết bị và trình độ đã được đánh dấu với nó vẫn được giữ lại. Việc đổi tên cũng gắn nhãn lại các mục hiện có, nên mọi thứ vẫn nhất quán xuyên suốt.

12.6 Nhiệm vụ đến hạn

• Mục "Nhiệm vụ đến hạn" của thanh bên là danh sách việc cần làm về tuân thủ xuyên suốt các công ty của bạn: bạn còn nợ gì ở khách hàng nào, được tổng hợp theo công ty.

12.7 Email nhắc nhở (tùy chọn)

• Dưới mục "Lời nhắc" của thanh bên, bạn có thể yêu cầu một email về các thời hạn sắp tới.
• Bạn thiết lập: trước bao nhiêu ngày (30 / 15 / tùy chỉnh), về cái gì (tài liệu / thiết bị) và cho ai (chính bạn hoặc khách hàng).
• Mặc định là TẮT — chúng tôi không bao giờ ép buộc bất kỳ ai.

12.8 Hướng dẫn tham quan và Trợ giúp

• Khi đăng nhập lần đầu, một chuyến tham quan tương tác hướng dẫn bạn qua tất cả các tính năng, mở màn hình liên quan khi tiến hành.
• Bạn có thể khởi động lại bất cứ lúc nào bằng nút Tham quan ở dưới cùng thanh bên; nút Trợ giúp mở hướng dẫn chi tiết này.

12.9 Mô-đun đào tạo (đào tạo và kiểm tra nội bộ)

Trên tab Đào tạo của hồ sơ công ty, bạn cũng có thể thực hiện và ghi chép việc đào tạo nội bộ cho nhân viên của mình — cho bất kỳ lĩnh vực nào (trong các gói Solo/Team/Pro/Enterprise).

• Khóa học (tài liệu học tập): bạn tạo một khóa học (tiêu đề, vị trí công việc, lĩnh vực — có thể tùy chỉnh) và tải tài liệu lên đó: tài liệu, PDF, PPT, hình ảnh hoặc video. Đầu tiên là Bản nháp, sau đó là Đã xuất bản.
• Câu hỏi (bài kiểm tra): bạn xây dựng một ngân hàng câu hỏi — thủ công (bốn đáp án, một đúng) hoặc bằng nhập từ Excel (có mẫu tải xuống). Bạn đặt số câu hỏi đưa vào bài kiểm tra, tỷ lệ phần trăm đạt, và thời gian một lần hoàn thành còn hiệu lực (ví dụ hàng năm, mỗi sáu tháng).
• Người tham gia: bạn thêm những người cần được đào tạo (thủ công hoặc từ Excel: tên, tên mẹ, vị trí công việc, email, địa điểm) — một danh sách riêng biệt với tab Nhân sự của hồ sơ công ty.
• Phân công: bạn đánh dấu người được giao khóa học; nếu họ có địa chỉ email, họ nhận được một liên kết mời.
• Người tham gia hoàn thành: tài liệu → bài kiểm tra (thứ tự ngẫu nhiên, ngưỡng đạt) → chữ ký (được vẽ trên chính thiết bị của họ — bằng ngón tay trên điện thoại/máy tính bảng, bằng chuột trên máy tính; có thể đặt là bắt buộc hoặc bỏ qua theo từng khóa học) → xong. Có sẵn bản xem trước "Thử với vai trò người học".
• Nhật ký hoàn thành: ai đã hoàn thành, khi nào, với kết quả gì, có chữ ký, và khi nào đến hạn tiếp theo — bạn tải xuống PDF Chứng nhận và PDF Nhật ký.
• Lưu trữ: dung lượng lưu trữ đào tạo là một hạn mức chung ở cấp tài khoản (không phải theo từng công ty). Việc hoàn thành đào tạo không ghi đè lên các trình độ trên tab Nhân sự của hồ sơ công ty (sổ đăng ký riêng biệt).

13. Dùng thử miễn phí, các gói

13.1 Dùng thử miễn phí (7 ngày)

• Khi đăng ký, bạn tự động nhận được bản dùng thử miễn phí 7 ngày (các tính năng của gói Solo)
• Không cần thẻ tín dụng
• Bạn có thể dừng bất cứ lúc nào

13.2 Sau khi bản dùng thử kết thúc — chế độ chỉ đọc

Nếu bản dùng thử của bạn kết thúc mà không thanh toán, tài khoản của bạn chuyển sang chế độ chỉ đọc:

Bạn có thể mở và đọc:

• Công ty, địa điểm, lần kiểm tra — tất cả đều xem được
• Các PDF đã hoàn tất trước đó có thể được tải xuống
• Cài đặt có thể đọc được

Không thể (một biểu ngữ màu vàng cảnh báo bạn):

• Tạo một công ty / địa điểm / lần kiểm tra mới
• Chỉnh sửa một lần kiểm tra
• Hoàn tất một báo cáo mới

Tiếp tục: nút "Tiếp tục – chọn một gói" của biểu ngữ nhảy đến trang thanh toán. Sau khi chọn một gói, tài khoản của bạn có thể chỉnh sửa được trở lại NGAY LẬP TỨC (chuyển đổi thời gian thực).

Bảo vệ dữ liệu: toàn bộ dữ liệu của bạn (công ty, địa điểm, lần kiểm tra, báo cáo, ảnh, thư viện phát hiện, chữ ký) vẫn được giữ nguyên vẹn ở trạng thái chỉ đọc. Chúng tôi không bao giờ xóa bất cứ thứ gì vì lỡ hạn thanh toán.

13.3 Các gói và giá cả (phí hàng tháng, euro)

• Lập hóa đơn và thanh toán: Paddle (Merchant of Record) — Paddle phát hành hóa đơn và xử lý VAT theo quốc gia/tình trạng thuế của người mua; đối với các công ty có số VAT của EU, Paddle cũng xử lý cơ chế chuyển thuế (reverse charge)
• Hủy: bất cứ lúc nào, có hiệu lực vào chu kỳ hàng tháng tiếp theo
• Hạn mức lượt gọi AI: làm mới hàng tháng, dùng chung cho tất cả các thành viên của gói (Team/Pro)

13.4 Thay đổi gói

• Thẻ Cài đặt → "Gói"
• Nâng cấp (ví dụ Solo → Team): có hiệu lực ngay lập tức, tính phí theo tỷ lệ
• Hạ cấp (ví dụ Pro → Team): có hiệu lực vào chu kỳ hàng tháng tiếp theo

Xử lý sự cố và các vấn đề thường gặp

"Tôi thấy một tính năng mới trong bản tin, nhưng nó không có trong ứng dụng của tôi"

• Giải pháp: làm mới trang — F5, hoặc xóa toàn bộ bộ nhớ đệm bằng Ctrl+Shift+R (máy tính); trên di động, kéo trang xuống (Safari / Chrome). Do bộ nhớ đệm của trình duyệt, đôi khi cần làm điều này để nhận được phiên bản mới nhất.

"Mẫu phát hiện đã nhập không xuất hiện trong Thư viện phát hiện"

• Giải pháp: kiểm tra xem bạn đã nhấn nút "BẮT ĐẦU NHẬP" ở dưới cùng màn hình chưa. Việc tải lên tệp CSV TỰ NÓ chỉ hiển thị BẢN XEM TRƯỚC!

"Tên công ty của tôi nhỏ trên PDF"

• Nguyên nhân: nếu tên công ty dài hơn 28 ký tự, ứng dụng tự động chuyển sang phông chữ nhỏ hơn (12pt hoặc 10pt) để giữ bố cục phần đầu trang
• Giải pháp: một phiên bản ngắn hơn trong Cài đặt (ví dụ "Smith Engineering" thay vì "Smith Engineering Ltd.")

"Khi gửi email, Outlook mở ra thay vì Gmail"

• Máy tính Windows: Cài đặt → Ứng dụng → Ứng dụng mặc định → đặt Gmail dưới mục "Thư"
• Mac: Mail.app → Cài đặt → Chung → Trình đọc email mặc định

"Người dùng Tuzkempro khác có thể thấy thư viện phát hiện của tôi không?"

• KHÔNG. Thư viện phát hiện của bạn là bộ sưu tập của riêng bạn (và các thành viên trong nhóm của bạn). Không người dùng Tuzkempro nào khác có thể TRUY CẬP nó BAO GIỜ. Các quy tắc của Firestore đảm bảo sự tách biệt ở cấp không gian làm việc.

Liên hệ và hỗ trợ

• Email: info@tuzkempro.hu
• Website: https://tuzkempro.com
• Ứng dụng: https://app.tuzkempro.com
• Quyền riêng tư: https://tuzkempro.com/privacy.html
• Điều khoản: https://tuzkempro.com/terms.html

14. Mô-đun đào tạo (đào tạo trực tuyến)

Với Mô-đun đào tạo, bạn có thể đào tạo người lao động của khách hàng trực tuyến: bạn xây dựng một khóa đào tạo (tài liệu học tập + một bài kiểm tra ngắn), gửi cho họ, họ hoàn thành trên chính điện thoại của họ — không cần ứng dụng và không cần đăng nhập — và hệ thống tạo ra một nhật ký và một chứng nhận có chữ ký về việc đó. Bạn không phải tự tạo tài liệu học tập hay video — bạn tải lên những gì bạn đã có (PDF, hình ảnh, video).

Một mô-đun mới, liên tục được mở rộng. Có sẵn trong chế độ xem trên máy tính (văn phòng), từ gói Solo trở lên.

14.1 Nơi tìm thấy

• Mở hồ sơ công ty của khách hàng → tab "Đào tạo" ở trên cùng (🎓).
• Tại đây bạn tạo các khóa đào tạo và theo dõi việc hoàn thành.

14.2 Tải lên tài liệu học tập

• Đối với một khóa đào tạo, bạn tải lên một PDF, hình ảnh hoặc video — người lao động cũng xem nó trên điện thoại của họ, mà không cần trình đọc hay ứng dụng riêng.
• Từ PowerPoint bạn có thể dễ dàng tạo một PDF: Lưu dưới dạng → PDF.
• Nếu khách hàng có video đào tạo của riêng họ, bạn cũng có thể tải lên video đó — việc phát lại là không giới hạn và miễn phí cho người lao động.

14.3 Câu hỏi và bài kiểm tra

• Ngân hàng câu hỏi: bạn thêm câu hỏi thủ công hoặc nhập chúng từ Excel (với một mẫu tải xuống); các đáp án đúng được giữ trong hệ thống, ẩn đi.
• Hệ thống hỏi mỗi người học một vài câu hỏi ngẫu nhiên từ ngân hàng (số lượng có thể điều chỉnh), nên cùng một bài kiểm tra không xuất hiện hai lần — chống gian lận.
• Bạn đặt ngưỡng đạt (ví dụ 80%).
• Loại đào tạo: Nhân viên mới (một lần) hoặc Định kỳ — với loại sau, bạn chỉ định cách nhau bao nhiêu tháng thì đến hạn lặp lại (ví dụ hàng năm).

14.4 Người tham gia và phân công

• Một khóa đào tạo có danh sách người tham gia riêng (những người lao động của khách hàng cần được đào tạo) — hoàn toàn tách biệt với sổ đăng ký "Nhân sự" của hồ sơ công ty. Bạn nhập họ thủ công hoặc từ Excel (với địa chỉ email).
• Phân công: chỉ bằng một nút bạn chọn ai nhận được nó (thậm chí tất cả cùng một lúc), và hệ thống đề nghị gửi lời mời qua email.

14.5 Người lao động nhìn thấy gì (không cần đăng nhập)

• Người lao động nhận được một liên kết cá nhân qua email — không tài khoản, không ứng dụng.
• Họ đi qua tài liệu học tập, rồi hoàn thành bài kiểm tra trong một bước riêng biệt (tài liệu bị ẩn tại thời điểm đó, nên không thể sao chép lại), và cuối cùng ký bằng ngón tay trên màn hình.
• Nó hoạt động trên cả điện thoại và máy tính.

14.6 Nhật ký, chứng nhận và hạn hiệu lực

• Nhật ký hoàn thành: ai, khi nào, với kết quả gì — một PDF có thể in chỉ bằng một nút (nhật ký đào tạo chính thức).
• Chứng nhận: một PDF cá nhân, với chữ ký của người học và của bạn (người đào tạo) — chữ ký sau được lấy tự động từ chữ ký lưu trong Cài đặt của bạn (giống như trên các báo cáo kiểm tra).
• Hạn hiệu lực của các khóa đào tạo định kỳ xuất hiện trên bảng điều khiển và trong mục "Nhiệm vụ đến hạn" — cho biết việc đào tạo của ai sắp hết hạn.

Chúc bạn thành công với Tuzkempro!

Trong ứng dụng, nút Trợ giúp mở hướng dẫn này bất cứ lúc nào, và nút Tham quan khởi động lại hướng dẫn tương tác.